Në shumicën e ekipeve të financës, java nis në të njëjtën mënyrë. Dikush shkarkon ekstraktet bankare, i ruan në një dosje dhe i përputh me dorë pagesat me faturat. Dokumentet vijnë nga kudo — nga një kuti postare e përbashkët, nga banka, nga sistemi ERP, nga serveri i skedarëve — dhe secili prej këtyre sistemeve ka kredencialet e veta të hyrjes.
Zakonisht këto sisteme lidhen një nga një, me nga një skript për secilin. Fjalëkalimet përfundojnë në skedarë konfigurimi, askush nuk e di cili proces varet nga cila llogari, dhe kur skadon një token i bankës, një punë e planifikuar për natën ndalet në heshtje.
Videoja jonë e re udhëzuese tregon si e zgjidh DocReveal këtë me Connection Hub. Zgjat më pak se shtatë minuta, mund ta shikoni në krye të kësaj faqeje dhe ndjek Keldmoor, një distributor fiktiv, nga lidhja e parë deri te përgjigjet në chat. Ja çfarë do të shihni dhe si funksionon.
Një vend për çdo lidhje
Connection Hub është vendi ku DocReveal lidhet me mjetet e tjera tuaja. Hapet nga ikona e spinës në shiritin e sipërm dhe ka katër skeda: lidhjet tuaja, katalogun e shërbimeve, lidhësit e personalizuar dhe aktivitetin.
Çdo lidhje tregon gjendjen e saj, sa kohë është e vlefshme dhe kush e përdor. Kjo e ndryshon mënyrën si punoni: përpara se të prekni një lidhje, e dini cilat flukse dhe cilët agjentë varen prej saj. Dhe për sa kohë që një fluks i aktivizuar përdor një lidhje, DocReveal nuk ju lejon ta fshini.
Lidhja e një shërbimi bëhet në një dritare dialogu
Katalogu i shërbimeve rendit aplikacione, banka dhe lidhës të personalizuar, dhe mund ta filtroni sipas llojit, metodës së hyrjes ose kategorisë. Kur zgjidhni një shërbim, DocReveal ju tregon si hyni, çfarë do t’ju duhet dhe çfarë mund të bëjë shërbimi. Një kuti postare përmes IMAP, për shembull, vjen me katër veprime dhe një shkrehës për emailet e reja.
Pastaj dritarja e lidhjes kërkon pikërisht këto: një emër, serverin dhe të dhënat e hyrjes. Sekretet ruhen të enkriptuara dhe nuk shfaqen më kurrë. Një shërbim e lidhni një herë, dhe që atëherë flukset dhe agjentët tuaj e përdorin atë lidhje.
Banka juaj, vetëm për lexim
Bankat kanë filtrin e tyre në katalog dhe janë të renditura sipas vendit. Lidhja përdor qasjen nga bankimi juaj elektronik: ngjitni tokenin API të lëshuar atje, bashkë me datën deri kur është i vlefshëm. Më pas DocReveal ngarkon llogaritë tuaja — në video, një llogari operative në dollarë dhe një llogari në euro.
Lidhja me bankën vetëm lexon. DocReveal sheh llogaritë, saldot, transaksionet dhe ekstraktet, dhe nuk mund të kryejë asnjë pagesë. Përpara se të skadojë tokeni, DocReveal jua kujton.
Në praktikë: ekstrakti bankar që arkivohet vetë
Kjo është zemra e videos. Në Integration Manager, një fluks me emrin Daily bank statement ekzekutohet sipas një orari, çdo ditë në orën 7:00 UTC, në katër hapa:
- Orari e nis ekzekutimin çdo mëngjes.
- Një hap Date Helper llogarit datën e djeshme.
- Hapi bankar Statement for a period shkarkon ekstraktin e asaj dite për llogarinë operative.
- Hapi Upload document to DocReveal e arkivon në dosjen Bank, me një nëndosje për çdo muaj, dhe i vendos etiketën Bank statement.
Që aty e tutje, çdo ekstrakt përpunohet si çdo dokument tjetër. DocReveal e njeh si ekstrakt bankar, shkruan një përmbledhje të shkurtër me ditën, lëvizjet dhe saldon përfundimtare, e kthen çdo transaksion në të dhëna dhe e shton në grafin e njohurive. Çdo ekzekutim regjistrohet hap pas hapi, deri te skedari që u ngarkua.
Në praktikë: cilat fatura i paguam në të vërtetë?
Meqë ekstraktet tani ndodhen pranë faturave, ekipi mund të pyesë për të dyja njëherësh. Në chat-in RAG, ai pyet se cilat fatura furnitorësh u paguan javën e kaluar dhe cilat janë ende të hapura.
Përgjigjja i përputh rreshtat e ekstraktit me faturat: një faturë e paguar ashtu siç u miratua, një furnitor çek i paguar në euro dhe një pagesë për të cilën DocReveal nuk ka fare faturë. Ajo rendit atë që është ende e hapur, përfshirë tri fatura të kontestuara me pagesë të pezulluar, e lidh çdo pikë me burimin e vet dhe sugjeron hapin e radhës: t’i kërkohet atij furnitori fatura që mungon.
Këto janë të njëjtat fatura të shtatorit që mund t’i njihni nga videot Ask your invoices dhe Agents under control. Këtë herë, atyre u bashkohen vetë edhe ekstraktet bankare.
Në praktikë: agjentë që veprojnë përmes lidhjeve tuaja
Agjentët përdorin të njëjtat lidhje. Kur i caktoni një agjenti mjetet e tij, mund të zgjidhni veprime nga shërbimet e lidhura dhe nga lidhësit tuaj. Në video, Invoice triage agent mund të dërgojë email përmes lidhjes AP outbox dhe të kërkojë një porosi blerjeje në sistemin ERP.
Dërgimi i emailit ndryshon të dhëna, prandaj mjeti shënohet si i ndjeshëm dhe ndjek politikën e grupit të vet — këtu, duhet ta miratojë më parë një njeri. Një kuti postare mund të nisë edhe një agjent: Mailroom agent kontrollon kutinë postare AP mailbox çdo pesë minuta.
Në praktikë: lidhni atë që nuk është në katalog
Kur sistemi që ju nevojitet ka një API HTTPS, por nuk ndodhet në katalog, e përshkruani një herë në Connector Studio. Në video, lidhësi për sistemin ERP importohet nga skedari OpenAPI i këtij sistemi. Përcaktoni adresën e shërbimit — lidhësi mund të thërrasë vetëm atë host — dhe hyrjen, këtu një çelës API në kokën e kërkesës.
Çdo veprim është një thirrje drejt shërbimit. E testoni me lidhjen reale, dhe vetëm një test i suksesshëm e zhbllokon publikimin. Pasi publikohen, veprimet shfaqen në projektuesin e flukseve dhe te mjetet e agjentëve: faturat e miratuara të Keldmoor tani bëhen detyrime ndaj furnitorëve në sistemin ERP përmes lidhësit të ri.
Lidhje që mbeten në gjendje të mirë
Qasja në bankë nuk zgjat përgjithmonë. Përpara se të skadojë një token, lidhja kalon në gjendjen Needs attention dhe Integration Manager shfaq një kujtesë. Rinovimi kërkon tokenin e ri, ndërsa lidhja dhe çdo fluks që e përdor mbeten në vend. Ditari i aktivitetit regjistron kush krijoi, rinovoi ose publikoi çfarë dhe kur — përfshirë edhe paralajmërimet e vetë sistemit për skadimin.
Çfarë të mbani mend
- Lidheni një herë. Një lidhje u shërben të gjitha flukseve dhe agjentëve që kanë nevojë për të, dhe gjithmonë e shihni kush përdor çfarë.
- Mbajeni bankën vetëm për lexim. DocReveal lexon ekstraktet; pagesat mbeten aty ku janë sot.
- Lërini dokumentet të vijnë vetë. Një fluks i planifikuar e kthen çdo mëngjes ekstraktin e djeshëm në një dokument të kërkueshëm.
- Pyesni, pastaj veproni. Chat-i i përputh pagesat me faturat duke treguar burimet, dhe veprimet e ndjeshme të agjentëve mund të presin miratimin e një njeriu.
Keldmoor, bankat e saj dhe sistemi i saj ERP janë të dhëna demonstruese fiktive; ekranet janë nga produkti real.
Lidheni një herë. Përdoreni kudo.