У більшості фінансових відділів тиждень починається однаково. Хтось завантажує банківські виписки, зберігає їх у папці й вручну звіряє платежі з рахунками. Документи надходять звідусіль — зі спільної поштової скриньки, з банку, з ERP, з файлового сервера, — і кожна з цих систем має власний логін.
Зазвичай ці системи підключають скрипт за скриптом. Паролі опиняються в конфігураційних файлах, ніхто не знає, який процес залежить від якого облікового запису, а коли спливає термін дії банківського токена, нічне завдання тихо зупиняється.
Наш новий відеопосібник показує, як DocReveal розв’язує це завдання за допомогою Connection Hub. Ролик триває менш ніж сім хвилин, переглянути його можна вгорі цієї сторінки, і разом із вигаданим дистриб’ютором Keldmoor він проходить шлях від першого підключення до відповідей у чаті. Ось що ви побачите і як це працює.
Єдине місце для всіх підключень
Connection Hub — це місце, де DocReveal підключається до інших ваших інструментів. Він відкривається через значок штекера на верхній панелі й має чотири вкладки: ваші підключення, каталог сервісів, користувацькі конектори та активність.
Кожне підключення показує свій стан, термін дії і те, хто ним користується. Це змінює підхід до роботи: перш ніж щось робити з підключенням, ви знаєте, які потоки й агенти від нього залежать. А поки підключенням користується увімкнений потік, DocReveal не дасть видалити це підключення.
Підключення сервісу — один діалог
У каталозі сервісів зібрано застосунки, банки й користувацькі конектори, і його можна фільтрувати за типом, способом входу або категорією. Оберіть сервіс, і DocReveal покаже, як виконується вхід, що вам знадобиться і що вміє цей сервіс. Наприклад, поштова скринька, підключена через IMAP, має чотири дії та тригер на нові листи.
Потім діалог підключення запитує саме це: ім’я, сервер і дані для входу. Секрети зберігаються в зашифрованому вигляді й більше ніколи не показуються. Ви підключаєте сервіс один раз, і відтоді ваші потоки й агенти користуються цим підключенням.
Ваш банк — лише для читання
Для банків у каталозі є окремий фільтр із розбивкою за країнами. Підключення використовує доступ із вашого інтернет-банкінгу: ви вставляєте виданий там API-токен разом із датою, до якої він дійсний. Потім DocReveal завантажує ваші рахунки — у відео це операційний рахунок у доларах і рахунок у євро.
Підключення до банку лише читає дані. DocReveal бачить рахунки, залишки, транзакції та виписки, але здійснити платіж не може. Перш ніж спливе термін дії токена, DocReveal нагадає вам про це.
На практиці: банківська виписка, яка сама потрапляє в потрібну папку
Це головна частина відео. В Integration Manager потік Daily bank statement запускається за розкладом щодня о 7:00 UTC і проходить чотири кроки:
- Розклад щоранку запускає потік.
- Крок Date Helper обчислює вчорашню дату.
- Банківський крок Statement for a period завантажує виписку операційного рахунку за цей день.
- Крок Upload document to DocReveal зберігає її в папці Bank, де для кожного місяця є окрема підпапка, і призначає їй мітку Bank statement.
Далі кожна виписка обробляється так само, як будь-який інший документ. DocReveal розпізнає в ній банківську виписку, складає коротке зведення із зазначенням дня, руху коштів і вихідного залишку, перетворює кожну транзакцію на дані й додає виписку до графа знань. Кожен запуск покроково записується в журнал — аж до файлу, який він завантажив.
На практиці: які рахунки ми насправді оплатили?
Оскільки виписки тепер лежать поруч із рахунками, команда може запитувати одразу і про ті, і про інші. У RAG-чаті вона запитує, які рахунки постачальників було оплачено минулого тижня, а які досі не оплачено.
Відповідь зіставляє рядки виписки з рахунками: один рахунок оплачено так, як його затвердили, чеському постачальникові заплатили в євро, а для одного платежу в DocReveal взагалі немає рахунку. Вона перелічує, що досі не оплачено, зокрема три спірні рахунки з призупиненою оплатою, додає до кожного пункту посилання на джерело й пропонує наступний крок: запросити в цього постачальника відсутній рахунок.
Це ті самі вересневі рахунки, які ви, можливо, вже знаєте з відео Ask your invoices та Agents under control. Цього разу до них самі долучаються банківські виписки.
На практиці: агенти, які діють через ваші підключення
Агенти користуються тими самими підключеннями. Призначаючи агентові інструменти, ви можете вибрати дії підключених сервісів і ваших власних конекторів. У відео Invoice triage agent може надсилати листи через підключення AP outbox і шукати замовлення на закупівлю в ERP.
Надсилання листів змінює дані, тому цей інструмент позначено як чутливий, і він підпорядковується політиці своєї групи — у цьому разі надсилання спершу має схвалити людина. Запускати агента може й поштова скринька: Mailroom agent перевіряє скриньку AP mailbox кожні п’ять хвилин.
На практиці: підключіть те, чого немає в каталозі
Якщо потрібна вам система має HTTPS API, але її немає в каталозі, ви один раз описуєте її в Connector Studio. У відео конектор для ERP імпортується з файлу OpenAPI цієї ERP-системи. Ви задаєте адресу сервісу — конектор може звертатися лише до цього хоста — і спосіб входу, у нашому випадку API-ключ у заголовку.
Кожна дія — це один виклик сервісу. Ви тестуєте її на реальному підключенні, і публікація стає доступною лише після успішного тесту. Опубліковані дії з’являються в конструкторі потоків і серед інструментів агентів: тепер затверджені рахунки Keldmoor через новий конектор стають кредиторською заборгованістю в ERP.
Підключення, які залишаються в строю
Доступ до банку не вічний. Перш ніж спливе термін дії токена, підключення переходить у стан Needs attention, а Integration Manager показує нагадування. Під час продовження запитується новий токен, а саме підключення й усі потоки, що його використовують, залишаються на місці. Журнал активності фіксує, хто, що і коли створив, продовжив чи опублікував, — включно з власними попередженнями системи про закінчення терміну дії.
Що взяти з собою
- Підключіть один раз. Одне підключення служить усім потокам і агентам, яким воно потрібне, і ви завжди бачите, хто чим користується.
- Обмежте доступ до банку читанням. DocReveal читає виписки, а платежі лишаються там, де й сьогодні.
- Нехай документи надходять самі. Потік за розкладом щоранку перетворює вчорашню виписку на документ, доступний для пошуку.
- Спершу запитайте, потім дійте. Чат зіставляє платежі з рахунками й посилається на джерела, а чутливі дії агентів можуть чекати на схвалення людини.
Keldmoor, його банки та його ERP — вигадані демонстраційні дані, а екрани — це справжній продукт.
Підключіть один раз. Використовуйте всюди.