A legtöbb pénzügyi csapatnál ugyanúgy kezdődik a hét. Valaki letölti a bankszámlakivonatokat, elmenti őket egy mappába, és kézzel párosítja a kifizetéseket a számlákkal. A dokumentumok mindenhonnan érkeznek — egy közös postafiókból, a banktól, az ERP-ből, egy fájlszerverről —, és mindegyik rendszernek saját bejelentkezése van.
Ezeket a rendszereket általában szkriptről szkriptre kötik össze. A jelszavak konfigurációs fájlokban végzik, senki sem tudja, melyik folyamat melyik fióktól függ, és amikor lejár egy banki token, egy éjszakai feladat csendben leáll.
Új videós útmutatónk bemutatja, hogyan kezeli ezt a DocReveal a Connection Hub segítségével. Hét percnél rövidebb, az oldal tetején megnézheti, és a Keldmoor nevű kitalált nagykereskedőt követi az első kapcsolattól egészen a chatben kapott válaszokig. Íme, mit fog látni, és hogyan működik mindez.
Egyetlen hely minden kapcsolatnak
A Connection Hub az a hely, ahol a DocReveal az Ön többi eszközéhez kapcsolódik. A fejlécben lévő villásdugó ikonnal nyitható meg, és négy lapja van: az Ön kapcsolatai, a szolgáltatáskatalógus, az egyéni csatlakozók és a tevékenység.
Minden kapcsolatnál látszik az állapota, hogy meddig érvényes, és hogy ki használja. Ez megváltoztatja a munkavégzés módját: mielőtt hozzányúlna egy kapcsolathoz, tudja, mely folyamatok és ügynökök függnek tőle. Amíg pedig egy bekapcsolt folyamat használ egy kapcsolatot, a DocReveal nem engedi törölni.
Szolgáltatás csatlakoztatása egyetlen párbeszédablakban
A szolgáltatáskatalógus alkalmazásokat, bankokat és egyéni csatlakozókat tartalmaz, és típus, bejelentkezési mód vagy kategória szerint szűrhető. Ha kiválaszt egy szolgáltatást, a DocReveal megmondja, hogyan jelentkezik be, mire lesz szüksége, és mire képes a szolgáltatás. Egy IMAP-postafiók például négy műveletet és egy új e-mailekre induló triggert kínál.
A csatlakoztatási párbeszédablak ezután pontosan ezeket kéri: egy nevet, a szervert és a bejelentkezési adatokat. A titkok titkosítva tárolódnak, és soha többé nem jelennek meg. Egy szolgáltatást egyszer csatlakoztat, a folyamatai és az ügynökei pedig ettől kezdve ezt a kapcsolatot használják.
Az Ön bankja, csak olvasásra
A bankoknak saját szűrőjük van a katalógusban, országok szerint rendezve. A kapcsolat az internetbankjából származó hozzáférést használja: beilleszti az ott kiállított API-tokent, azzal a dátummal együtt, ameddig érvényes. A DocReveal ezután betölti a bankszámláit — a videóban egy dollárban vezetett működési számlát és egy euróban vezetett számlát.
A bankkapcsolat csak olvas. A DocReveal látja a bankszámlákat, az egyenlegeket, a tranzakciókat és a kivonatokat, kifizetést viszont nem tud indítani. A token lejárta előtt a DocReveal emlékezteti Önt.
A gyakorlatban: a bankszámlakivonat, amely magától a helyére kerül
Ez a videó lényege. Az Integration Manager-ben egy Daily bank statement nevű folyamat fut ütemezetten, minden nap 7:00-kor (UTC), négy lépésben:
- Az ütemezés minden reggel elindítja a futást.
- A Date Helper lépés kiszámítja a tegnapi dátumot.
- A Statement for a period nevű banki lépés letölti a működési bankszámla aznapi kivonatát.
- Az Upload document to DocReveal lépés a Bank mappába iktatja, havonta külön almappába, és ellátja a Bank statement címkével.
Innentől minden kivonat ugyanazt a feldolgozást kapja, mint bármely más dokumentum. A DocReveal felismeri, hogy bankszámlakivonatról van szó, rövid összefoglalót ír a napról, a számlamozgásokról és a záróegyenlegről, minden tranzakciót adattá alakít, a kivonatot pedig hozzáadja a tudásgráfhoz. Minden futás lépésről lépésre naplózódik, egészen a feltöltött fájlig.
A gyakorlatban: mely számlákat fizettük ki valójában?
Mivel a kivonatok most már a számlák mellett vannak, a csapat egyszerre kérdezhet mindkettőről. A RAG chatben megkérdezi, mely beszállítói számlákat fizették ki a múlt héten, és melyek nyitottak még.
A válasz összepárosítja a kivonat sorait a számlákkal: egy számlát a jóváhagyásnak megfelelően fizettek ki, egy cseh beszállító euróban kapta meg az összeget, egy kifizetéshez pedig a DocReveal egyáltalán nem rendelkezik számlával. Felsorolja, mi van még nyitva, köztük három visszatartott, vitatott számlát, minden pontot összekapcsol a forrásával, és következő lépésként azt javasolja, hogy kérjék be a hiányzó számlát az érintett beszállítótól.
Ezek ugyanazok a szeptemberi számlák, amelyeket talán már ismer az Ask your invoices és az Agents under control című videókból. Ezúttal a bankszámlakivonatok maguktól kerülnek melléjük.
A gyakorlatban: ügynökök, amelyek az Ön kapcsolatain keresztül cselekszenek
Az ügynökök ugyanazokat a kapcsolatokat használják. Amikor eszközöket ad egy ügynöknek, a csatlakoztatott szolgáltatások és a saját csatlakozói által kínált műveletek közül választhat. A videóban az Invoice triage agent e-mailt tud küldeni az AP outbox kapcsolaton keresztül, és meg tud keresni egy beszerzési megrendelést az ERP-ben.
Az e-mail-küldés adatokat módosít, ezért az eszköz érzékenyként van megjelölve, és a csoportjára vonatkozó szabályzatot követi — itt előbb egy embernek kell jóváhagynia. Egy ügynököt egy postafiók is elindíthat: a Mailroom agent ötpercenként ellenőrzi az AP mailbox postafiókot.
A gyakorlatban: csatlakoztassa azt is, ami nincs a katalógusban
Ha a szükséges rendszernek van HTTPS API-ja, de nem szerepel a katalógusban, egyszer leírja a Connector Studio felületén. A videóban az ERP-csatlakozót az ERP OpenAPI-fájljából importálják. Beállítja a szolgáltatás címét — a csatlakozó csak ezt a kiszolgálót hívhatja — és a bejelentkezést, itt egy fejlécben küldött API-kulcsot.
Minden művelet egyetlen hívás a szolgáltatás felé. A valódi kapcsolattal teszteli, és a közzétételt csak a sikeres teszt oldja fel. Közzététel után a műveletek megjelennek a folyamattervezőben és az ügynökök eszközei között: a Keldmoor jóváhagyott számlái most már az új csatlakozón keresztül szállítói kötelezettségként kerülnek be az ERP-be.
Kapcsolatok, amelyek jó állapotban maradnak
A banki hozzáférés nem tart örökké. Mielőtt egy token lejár, a kapcsolat Needs attention állapotba kerül, az Integration Manager pedig emlékeztetőt jelenít meg. A megújításkor a rendszer az új tokent kéri, a kapcsolat és az azt használó összes folyamat pedig a helyén marad. A tevékenységnapló rögzíti, ki mit hozott létre, újított meg vagy tett közzé, és mikor — beleértve a rendszer saját lejárati figyelmeztetéseit is.
Mit vigyen magával
- Csatlakoztasson egyszer. Egy kapcsolat minden olyan folyamatot és ügynököt kiszolgál, amelynek szüksége van rá, és mindig látja, ki mit használ.
- A bankkapcsolat maradjon csak olvasható. A DocReveal a kivonatokat olvassa; a kifizetések ott maradnak, ahol ma is vannak.
- Hagyja, hogy a dokumentumok maguktól érkezzenek. Egy ütemezett folyamat minden reggel kereshető dokumentummá alakítja a tegnapi kivonatot.
- Kérdezzen, aztán cselekedjen. A chat forrásokkal együtt párosítja a kifizetéseket a számlákkal, az ügynökök érzékeny műveletei pedig várhatnak egy ember jóváhagyására.
A Keldmoor, a bankjai és az ERP-je kitalált demóadat; a képernyők a valódi terméket mutatják.
Egyszer csatlakoztassa. Használja mindenhol.