I de fleste økonomiteam begynner uken på samme måte. Noen laster ned kontoutskriftene, lagrer dem i en mappe og avstemmer betalinger mot fakturaer for hånd. Dokumentene kommer fra alle kanter — en delt postkasse, banken, ERP-systemet, en filserver — og hvert av disse systemene har sin egen pålogging.
Som regel kobles disse systemene sammen ett skript om gangen. Passord havner i konfigurasjonsfiler, ingen vet hvilken prosess som er avhengig av hvilken konto, og når et banktoken utløper, stopper en nattlig jobb i det stille.
Den nye videoveiledningen vår viser hvordan DocReveal løser dette med Connection Hub. Den er under sju minutter lang, dere kan se den øverst på denne siden, og den følger Keldmoor, en fiktiv grossist, fra den første tilkoblingen til svarene i chatten. Her er hva dere får se, og hvordan det fungerer.
Ett sted for alle tilkoblinger
Connection Hub er stedet der DocReveal kobles til de andre verktøyene deres. Det åpnes fra støpselikonet i topplinjen og har fire faner: tilkoblingene deres, tjenestekatalogen, egendefinerte koblinger og aktivitet.
Hver tilkobling viser status, hvor lenge den er gyldig, og hvem som bruker den. Det endrer måten dere jobber på: før dere rører en tilkobling, vet dere hvilke flyter og agenter som er avhengige av den. Og så lenge en aktivert flyt bruker en tilkobling, lar DocReveal dere ikke slette den.
En tjeneste kobles til i én dialogboks
Tjenestekatalogen viser apper, banker og egendefinerte koblinger, og dere kan filtrere den etter type, påloggingsmetode eller kategori. Velg en tjeneste, så forteller DocReveal hvordan dere logger inn, hva dere trenger, og hva tjenesten kan gjøre. En postkasse via IMAP leveres for eksempel med fire handlinger og en utløser for ny e-post.
Tilkoblingsdialogen ber deretter om nettopp dette: et navn, serveren og påloggingen. Hemmeligheter lagres kryptert og vises aldri igjen. Dere kobler til en tjeneste én gang, og fra da av bruker flytene og agentene deres den tilkoblingen.
Banken deres, med kun lesetilgang
Bankene har en egen filterfunksjon i katalogen og er ordnet etter land. Tilkoblingen bruker tilgang fra nettbanken deres: dere limer inn API-tokenet dere har fått utstedt der, sammen med datoen det er gyldig til. Deretter laster DocReveal inn kontoene deres — i videoen en driftskonto i dollar og en konto i euro.
Banktilkoblingen leser bare. DocReveal ser kontoer, saldoer, transaksjoner og kontoutskrifter, og den kan ikke foreta en betaling. Før tokenet utløper, minner DocReveal dere på det.
I praksis: kontoutskriften som arkiverer seg selv
Dette er kjernen i videoen. I Integration Manager kjører flyten Daily bank statement etter en tidsplan, hver dag kl. 7:00 UTC, i fire trinn:
- Tidsplanen starter kjøringen hver morgen.
- Trinnet Date Helper regner ut gårsdagens dato.
- Banktrinnet Statement for a period laster ned driftskontoens kontoutskrift for den dagen.
- Trinnet Upload document to DocReveal arkiverer den i mappen Bank, med én undermappe per måned, og setter på etiketten Bank statement.
Derfra behandles hver kontoutskrift som et hvilket som helst annet dokument. DocReveal gjenkjenner den som en kontoutskrift, skriver et kort sammendrag med dagen, kontobevegelsene og utgående saldo, gjør hver transaksjon om til data og legger den til i kunnskapsgrafen. Hver kjøring loggføres trinn for trinn, helt ned til filen den lastet opp.
I praksis: hvilke fakturaer betalte vi egentlig?
Fordi kontoutskriftene nå ligger side om side med fakturaene, kan økonomiteamet spørre om begge deler på én gang. I RAG-chatten spør teamet hvilke leverandørfakturaer som ble betalt forrige uke, og hvilke som fortsatt står åpne.
Svaret avstemmer linjene i kontoutskriftene mot fakturaene: én faktura er betalt slik den ble godkjent, en tsjekkisk leverandør er betalt i euro, og for én betaling har DocReveal ingen faktura i det hele tatt. Det lister opp hva som fortsatt er åpent, inkludert tre omstridte fakturaer som er satt på vent, knytter hvert punkt til kilden og foreslår neste steg: be den leverandøren om fakturaen som mangler.
Dette er de samme septemberfakturaene som dere kanskje kjenner fra videoene Ask your invoices og Agents under control. Denne gangen får de selskap av kontoutskriftene, som kommer av seg selv.
I praksis: agenter som handler gjennom tilkoblingene deres
Agentene bruker de samme tilkoblingene. Når dere velger verktøy for en agent, kan dere hente handlinger fra tilkoblede tjenester og fra deres egne koblinger. I videoen kan Invoice triage agent sende e-post via tilkoblingen AP outbox og slå opp en innkjøpsordre i ERP-systemet.
Å sende e-post endrer data, så verktøyet er merket som sensitivt og følger retningslinjene for verktøygruppen sin — her må et menneske godkjenne det først. En postkasse kan også starte en agent: Mailroom agent sjekker postkassen AP mailbox hvert femte minutt.
I praksis: koble til det som ikke finnes i katalogen
Når systemet dere trenger, har et HTTPS-API, men ikke finnes i katalogen, beskriver dere det én gang i Connector Studio. I videoen importeres ERP-koblingen fra OpenAPI-filen til ERP-systemet. Dere angir tjenesteadressen — koblingen får bare kalle den verten — og påloggingen, her en API-nøkkel i et hodefelt.
Hver handling er ett kall til tjenesten. Dere tester den med den faktiske tilkoblingen, og bare en vellykket test låser opp publiseringen. Når handlingene er publisert, dukker de opp i flytdesigneren og blant agentverktøyene: fakturaene Keldmoor har godkjent, blir nå registrert som leverandørgjeld i ERP-systemet via den nye koblingen.
Tilkoblinger som holder seg i orden
Banktilgang varer ikke evig. Før et token utløper, går tilkoblingen over i statusen Needs attention, og Integration Manager viser en påminnelse. Ved fornyelse blir dere bedt om det nye tokenet, og både tilkoblingen og alle flyter som bruker den, blir stående som før. Aktivitetsloggen registrerer hvem som opprettet, fornyet eller publiserte hva, og når — inkludert systemets egne varsler om utløp.
Dette kan dere ta med dere
- Koble til én gang. Én tilkobling betjener alle flyter og agenter som trenger den, og dere ser alltid hvem som bruker hva.
- Behold bare lesetilgang til banken. DocReveal leser kontoutskrifter; betalingene skjer der de skjer i dag.
- La dokumentene komme av seg selv. En planlagt flyt gjør gårsdagens kontoutskrift om til et søkbart dokument hver morgen.
- Spør først, handle etterpå. Chatten avstemmer betalinger mot fakturaer med kildehenvisninger, og sensitive agenthandlinger kan vente på godkjenning fra et menneske.
Keldmoor, selskapets banker og ERP-systemet er fiktive demodata; skjermbildene er fra det ekte produktet.
Koble til én gang. Bruk overalt.