I de fleste økonomiteams starter ugen på samme måde. Nogen downloader kontoudtogene, gemmer dem i en mappe og afstemmer betalinger mod fakturaer i hånden. Dokumenterne kommer alle vegne fra — en fælles postkasse, banken, ERP-systemet, en filserver — og hvert af systemerne har sit eget login.
Som regel bliver systemerne forbundet ét script ad gangen. Adgangskoder ender i konfigurationsfiler, ingen ved, hvilken proces der afhænger af hvilken konto, og når et banktoken udløber, stopper et natligt job i al stilhed.
Vores nye videoguide viser, hvordan DocReveal håndterer det med Connection Hub. Den varer under syv minutter, I kan se den øverst på denne side, og den følger Keldmoor, en fiktiv grossist, fra den første forbindelse til svarene i chatten. Her er, hvad I får at se, og hvordan det fungerer.
Ét sted til alle forbindelser
Connection Hub er der, hvor DocReveal forbinder sig med jeres andre værktøjer. Den åbnes fra stikikonet i topbjælken og har fire faner: jeres forbindelser, tjenestekataloget, egne connectorer og aktivitet.
Hver forbindelse viser sin status, hvor længe den er gyldig, og hvem der bruger den. Det ændrer måden, I arbejder på: før I rører ved en forbindelse, ved I, hvilke flows og agenter der afhænger af den. Og så længe et aktiveret flow bruger en forbindelse, lader DocReveal jer ikke slette den.
En tjeneste forbindes i én dialog
Tjenestekataloget viser apps, banker og egne connectorer, og I kan filtrere det efter type, loginmetode eller kategori. Vælg en tjeneste, og DocReveal fortæller jer, hvordan I logger ind, hvad I får brug for, og hvad tjenesten kan. En postkasse via IMAP kommer for eksempel med fire handlinger og en trigger for nye e-mails.
Forbindelsesdialogen beder derefter om netop det: et navn, serveren og loginoplysningerne. Hemmeligheder gemmes krypteret og vises aldrig igen. I forbinder en tjeneste én gang, og fra da af bruger jeres flows og agenter den forbindelse.
Jeres bank, kun med læseadgang
Banker har deres eget filter i kataloget, ordnet efter land. Forbindelsen bruger en adgang fra jeres netbank: I indsætter det API-token, der er udstedt dér, sammen med den dato, det er gyldigt til. DocReveal indlæser derefter jeres konti — i videoen en driftskonto i dollar og en konto i euro.
Forbindelsen til banken læser kun. DocReveal ser konti, saldi, transaktioner og kontoudtog og kan ikke foretage en betaling. Før tokenet udløber, minder DocReveal jer om det.
I praksis: kontoudtoget, der arkiverer sig selv
Det er kernen i videoen. I Integration Manager kører et flow ved navn Daily bank statement efter en tidsplan, hver dag kl. 7:00 UTC, i fire trin:
- Tidsplanen starter kørslen hver morgen.
- Trinnet Date Helper beregner gårsdagens dato.
- Banktrinnet Statement for a period downloader driftskontoens kontoudtog for den pågældende dag.
- Trinnet Upload document to DocReveal arkiverer det i mappen Bank, med én undermappe pr. måned og etiketten Bank statement.
Derfra behandles hvert kontoudtog som ethvert andet dokument. DocReveal genkender det som et kontoudtog, skriver et kort resumé med dagen, posteringerne og slutsaldoen, gør hver transaktion til data og føjer det til vidensgrafen. Hver kørsel logges trin for trin, helt ned til den fil, der blev uploadet.
I praksis: hvilke fakturaer har vi egentlig betalt?
Fordi kontoudtogene nu ligger ved siden af fakturaerne, kan teamet spørge til begge dele på én gang. I RAG-chatten spørger det, hvilke leverandørfakturaer der blev betalt i sidste uge, og hvilke der stadig er åbne.
Svaret matcher linjer i kontoudtogene med fakturaer: én faktura betalt som godkendt, en tjekkisk leverandør betalt i euro og én betaling, som DocReveal slet ikke har nogen faktura til. Det oplister, hvad der stadig er åbent, herunder tre omtvistede fakturaer, der er sat i bero, knytter hvert punkt til sin kilde og foreslår næste skridt: at bede den pågældende leverandør om den manglende faktura.
Det er de samme fakturaer fra september, som I måske kender fra videoerne Ask your invoices og Agents under control. Denne gang kommer kontoudtogene til af sig selv.
I praksis: agenter, der handler gennem jeres forbindelser
Agenter bruger de samme forbindelser. Når I giver en agent dens værktøjer, kan I vælge handlinger fra forbundne tjenester og fra jeres egne connectorer. I videoen kan Invoice triage agent sende e-mails via forbindelsen AP outbox og slå en indkøbsordre op i ERP-systemet.
At sende e-mails ændrer data, så værktøjet er markeret som følsomt og følger sin gruppes politik — her skal et menneske godkende det først. En postkasse kan også starte en agent: Mailroom agent tjekker postkassen AP mailbox hvert femte minut.
I praksis: forbind det, der ikke står i kataloget
Når det system, I har brug for, har et HTTPS-API, men ikke står i kataloget, beskriver I det én gang i Connector Studio. I videoen importeres ERP-connectoren fra ERP-systemets OpenAPI-fil. I angiver tjenestens adresse — connectoren må kun kalde den host — og login, her en API-nøgle i en header.
Hver handling er ét kald til tjenesten. I tester den med den rigtige forbindelse, og kun en vellykket test låser op for udgivelse. Når handlingerne er udgivet, vises de i flowdesigneren og i agenternes værktøjer: de godkendte fakturaer fra Keldmoor bliver nu til kreditorposter i ERP-systemet via den nye connector.
Forbindelser, der forbliver sunde
Bankadgang varer ikke evigt. Inden et token udløber, skifter forbindelsen til status Needs attention, og Integration Manager viser en påmindelse. Ved fornyelse bliver I bedt om det nye token, og både forbindelsen og hvert flow, der bruger den, forbliver på plads. Aktivitetsloggen registrerer, hvem der oprettede, fornyede eller udgav hvad og hvornår — inklusive systemets egne advarsler om udløb.
Det skal I tage med
- Forbind én gang. Én forbindelse betjener hvert flow og hver agent, der har brug for den, og I kan altid se, hvem der bruger hvad.
- Hold forbindelsen til banken skrivebeskyttet. DocReveal læser kontoudtog; betalingerne bliver, hvor de er i dag.
- Lad dokumenterne komme af sig selv. Et planlagt flow gør hver morgen gårsdagens kontoudtog til et søgbart dokument.
- Spørg først, og handl så. Chatten matcher betalinger til fakturaer med kildehenvisninger, og følsomme agenthandlinger kan vente på godkendelse fra et menneske.
Keldmoor, dens banker og dens ERP-system er fiktive demodata; skærmbillederne viser det rigtige produkt.
Forbind én gang. Brug overalt.