In de meeste financiële teams begint de week op dezelfde manier. Iemand downloadt de bankafschriften, slaat ze op in een map en stemt betalingen met de hand af op facturen. De documenten komen overal vandaan — een gedeelde mailbox, de bank, het ERP, een bestandsserver — en elk van die systemen heeft eigen inloggegevens.
Meestal worden die systemen script voor script gekoppeld. Wachtwoorden belanden in configuratiebestanden, niemand weet welk proces van welk account afhangt, en als een banktoken verloopt, valt een nachtelijke taak ongemerkt stil.
Onze nieuwe videohandleiding laat zien hoe DocReveal dit aanpakt met de Connection Hub. De video duurt minder dan zeven minuten, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij volgt Keldmoor, een fictieve groothandel, van de eerste verbinding tot de antwoorden in de chat. Hieronder leest u wat u te zien krijgt en hoe het werkt.
Eén plek voor elke verbinding
De Connection Hub is de plek waar DocReveal verbinding maakt met uw andere tools. U opent hem via het stekkerpictogram in de kopbalk, en hij heeft vier tabbladen: uw verbindingen, de dienstencatalogus, eigen connectors en activiteit.
Elke verbinding toont haar status, hoe lang ze geldig is en wie haar gebruikt. Dat verandert de manier waarop u werkt: voordat u aan een verbinding komt, weet u welke flows en agents ervan afhangen. En zolang een ingeschakelde flow een verbinding gebruikt, staat DocReveal niet toe dat u die verwijdert.
Een dienst koppelen in één dialoogvenster
De dienstencatalogus toont apps, banken en eigen connectors, en u kunt hem filteren op type, aanmeldmethode of categorie. Kies een dienst en DocReveal vertelt u hoe u zich aanmeldt, wat u nodig hebt en wat de dienst kan. Een mailbox via IMAP brengt bijvoorbeeld vier acties en een trigger voor nieuwe e-mail mee.
Het dialoogvenster om te koppelen vraagt daarna precies dat: een naam, de server en de inloggegevens. Geheimen worden versleuteld opgeslagen en nooit meer getoond. U koppelt een dienst één keer, en vanaf dat moment gebruiken uw flows en agents die verbinding.
Uw bank, alleen met leestoegang
Banken hebben een eigen filter in de catalogus, ingedeeld per land. De verbinding gebruikt toegang via uw internetbankieren: u plakt het API-token dat daar is uitgegeven, samen met de datum tot wanneer het geldig is. DocReveal laadt daarna uw rekeningen — in de video een operationele rekening in dollar en een rekening in euro.
De verbinding met de bank leest alleen. DocReveal ziet rekeningen, saldi, transacties en afschriften, en kan geen betaling uitvoeren. Voordat het token verloopt, herinnert DocReveal u eraan.
In de praktijk: het bankafschrift dat zichzelf archiveert
Dit is de kern van de video. In Integration Manager draait een flow met de naam Daily bank statement volgens schema, elke dag om 7:00 UTC, in vier stappen:
- Het schema start elke ochtend de run.
- De stap Date Helper berekent de datum van gisteren.
- De bankstap Statement for a period downloadt het afschrift van die dag voor de operationele rekening.
- De stap Upload document to DocReveal slaat het op in de map Bank, met één submap per maand en het label Bank statement.
Vanaf dat punt wordt elk afschrift verwerkt zoals elk ander document. DocReveal herkent het als bankafschrift, schrijft een korte samenvatting met de dag, de mutaties en het eindsaldo, zet elke transactie om in data en voegt het toe aan de kennisgraaf. Elke run wordt stap voor stap vastgelegd, tot en met het geüploade bestand.
In de praktijk: welke facturen hebben we echt betaald?
Omdat de afschriften nu naast de facturen staan, kan het team over beide tegelijk vragen stellen. In de RAG-chat vraagt het welke leveranciersfacturen vorige week zijn betaald en welke nog openstaan.
Het antwoord koppelt afschriftregels aan facturen: één factuur betaald zoals goedgekeurd, een Tsjechische leverancier betaald in euro, en één betaling waarvoor DocReveal helemaal geen factuur heeft. Het somt op wat nog openstaat, inclusief drie betwiste facturen die worden aangehouden, verwijst bij elk punt naar de bron en stelt de volgende stap voor: die leverancier om de ontbrekende factuur vragen.
Het zijn dezelfde facturen uit september die u misschien kent uit de video’s Ask your invoices en Agents under control. Deze keer komen de bankafschriften er vanzelf bij.
In de praktijk: agents die via uw verbindingen handelen
Agents gebruiken dezelfde verbindingen. Wanneer u een agent zijn tools geeft, kunt u acties kiezen uit verbonden diensten en uit uw eigen connectors. In de video kan de Invoice triage agent e-mail versturen via de verbinding AP outbox en een inkooporder opzoeken in het ERP.
E-mail versturen verandert data, dus de tool is als gevoelig gemarkeerd en volgt het beleid van zijn groep — hier moet eerst een mens hem goedkeuren. Een mailbox kan ook een agent starten: de Mailroom agent controleert de AP mailbox elke vijf minuten.
In de praktijk: koppelen wat niet in de catalogus staat
Heeft het systeem dat u nodig hebt een HTTPS-API, maar staat het niet in de catalogus, dan beschrijft u het één keer in Connector Studio. In de video wordt de ERP-connector geïmporteerd uit het OpenAPI-bestand van het ERP. U stelt het adres van de dienst in — de connector mag alleen die host aanroepen — en de aanmelding, hier een API-sleutel in een header.
Elke actie is één aanroep van de dienst. U test die met de echte verbinding, en pas een geslaagde test maakt publiceren mogelijk. Eenmaal gepubliceerd verschijnen de acties in de flowdesigner en in de tools van agents: de goedgekeurde facturen van Keldmoor worden via de nieuwe connector nu crediteurenposten in het ERP.
Verbindingen die gezond blijven
Banktoegang blijft niet eeuwig geldig. Voordat een token verloopt, krijgt de verbinding de status Needs attention en toont Integration Manager een herinnering. Bij het vernieuwen wordt om het nieuwe token gevraagd, en de verbinding en elke flow die haar gebruikt, blijven op hun plek. Het activiteitenlogboek legt vast wie wat heeft aangemaakt, vernieuwd of gepubliceerd, en wanneer — inclusief de eigen verloopwaarschuwingen van het systeem.
Wat u kunt meenemen
- Koppel één keer. Eén verbinding bedient elke flow en elke agent die haar nodig heeft, en u ziet altijd wie wat gebruikt.
- Houd de verbinding met de bank alleen-lezen. DocReveal leest afschriften; betalingen blijven waar ze nu zijn.
- Laat documenten vanzelf binnenkomen. Een geplande flow maakt van het afschrift van gisteren elke ochtend een doorzoekbaar document.
- Vraag eerst, handel dan. De chat koppelt betalingen aan facturen met bronverwijzingen, en gevoelige acties van agents kunnen wachten op goedkeuring door een mens.
Keldmoor, zijn banken en zijn ERP zijn fictieve demodata; de schermen zijn het echte product.
Eén keer koppelen. Overal gebruiken.