Στις περισσότερες οικονομικές ομάδες, η εβδομάδα ξεκινά με τον ίδιο τρόπο. Κάποιος κατεβάζει τα αντίγραφα κίνησης των λογαριασμών, τα αποθηκεύει σε έναν φάκελο και αντιστοιχίζει με το χέρι τις πληρωμές με τα τιμολόγια. Τα έγγραφα έρχονται από παντού — από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, την τράπεζα, το ERP, έναν διακομιστή αρχείων — και καθένα από αυτά τα συστήματα έχει τα δικά του στοιχεία σύνδεσης.
Συνήθως αυτά τα συστήματα συνδέονται ένα-ένα, με ξεχωριστό κομμάτι κώδικα για το καθένα. Οι κωδικοί πρόσβασης καταλήγουν σε αρχεία ρυθμίσεων, κανείς δεν ξέρει ποια διαδικασία εξαρτάται από ποιον λογαριασμό, και όταν λήγει ένα token της τράπεζας, μια νυχτερινή εργασία σταματά αθόρυβα.
Το νέο μας εκπαιδευτικό βίντεο δείχνει πώς το DocReveal αντιμετωπίζει αυτό το ζήτημα με το Connection Hub. Διαρκεί λιγότερο από επτά λεπτά, μπορείτε να το δείτε στο πάνω μέρος αυτής της σελίδας και ακολουθεί την Keldmoor, μια πλασματική εταιρεία διανομής, από την πρώτη σύνδεση μέχρι τις απαντήσεις στο chat. Να τι θα δείτε και πώς λειτουργεί.
Ένα σημείο για κάθε σύνδεση
Το Connection Hub είναι το σημείο όπου το DocReveal συνδέεται με τα υπόλοιπα εργαλεία σας. Ανοίγει από το εικονίδιο με το βύσμα στην κεφαλίδα και έχει τέσσερις καρτέλες: τις συνδέσεις σας, τον κατάλογο υπηρεσιών, τους προσαρμοσμένους συνδέσμους και τη δραστηριότητα.
Κάθε σύνδεση δείχνει την κατάστασή της, για πόσο ισχύει και ποιος τη χρησιμοποιεί. Αυτό αλλάζει τον τρόπο που δουλεύετε: πριν αγγίξετε μια σύνδεση, ξέρετε ποιες ροές και ποιοι πράκτορες εξαρτώνται από αυτήν. Και όσο μια ενεργοποιημένη ροή χρησιμοποιεί μια σύνδεση, το DocReveal δεν σας επιτρέπει να τη διαγράψετε.
Η σύνδεση μιας υπηρεσίας γίνεται σε ένα παράθυρο διαλόγου
Ο κατάλογος υπηρεσιών περιλαμβάνει εφαρμογές, τράπεζες και προσαρμοσμένους συνδέσμους, και μπορείτε να τον φιλτράρετε ανά τύπο, μέθοδο ταυτοποίησης ή κατηγορία. Όταν επιλέγετε μια υπηρεσία, το DocReveal εξηγεί πώς γίνεται η ταυτοποίηση, τι θα χρειαστείτε και τι μπορεί να κάνει η υπηρεσία. Ένα γραμματοκιβώτιο μέσω IMAP, για παράδειγμα, συνοδεύεται από τέσσερις ενέργειες και έναν ενεργοποιητή για νέα email.
Στη συνέχεια, το παράθυρο σύνδεσης ζητά ακριβώς αυτά: ένα όνομα, τον διακομιστή και τα στοιχεία ταυτοποίησης. Τα μυστικά αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα και δεν εμφανίζονται ποτέ ξανά. Συνδέετε μια υπηρεσία μία φορά, και από εκεί και πέρα οι ροές και οι πράκτορές σας χρησιμοποιούν αυτή τη σύνδεση.
Η τράπεζά σας, μόνο για ανάγνωση
Οι τράπεζες έχουν δικό τους φίλτρο στον κατάλογο, οργανωμένο ανά χώρα. Η σύνδεση χρησιμοποιεί πρόσβαση από την ηλεκτρονική τραπεζική σας: επικολλάτε το token API που εκδόθηκε εκεί, μαζί με την ημερομηνία μέχρι την οποία ισχύει. Στη συνέχεια, το DocReveal φορτώνει τους λογαριασμούς σας — στο βίντεο, έναν λειτουργικό λογαριασμό σε δολάρια και έναν λογαριασμό σε ευρώ.
Η σύνδεση με την τράπεζα μόνο διαβάζει. Το DocReveal βλέπει λογαριασμούς, υπόλοιπα, συναλλαγές και αντίγραφα κίνησης, και δεν μπορεί να εκτελέσει πληρωμή. Πριν λήξει το token, το DocReveal σας το υπενθυμίζει.
Στην πράξη: το αντίγραφο κίνησης που αρχειοθετείται μόνο του
Αυτή είναι η καρδιά του βίντεο. Στο Integration Manager, μια ροή με το όνομα Daily bank statement εκτελείται βάσει χρονοπρογραμματισμού, κάθε μέρα στις 7:00 UTC, σε τέσσερα βήματα:
- Ο χρονοπρογραμματισμός ξεκινά την εκτέλεση κάθε πρωί.
- Ένα βήμα Date Helper υπολογίζει τη χθεσινή ημερομηνία.
- Το τραπεζικό βήμα Statement for a period κατεβάζει το αντίγραφο κίνησης εκείνης της ημέρας για τον λειτουργικό λογαριασμό.
- Το βήμα Upload document to DocReveal το αρχειοθετεί στον φάκελο Bank, με έναν υποφάκελο ανά μήνα, και του δίνει την ετικέτα Bank statement.
Από εκεί και πέρα, κάθε αντίγραφο κίνησης υποβάλλεται σε επεξεργασία όπως κάθε άλλο έγγραφο. Το DocReveal το αναγνωρίζει ως αντίγραφο κίνησης λογαριασμού, γράφει μια σύντομη σύνοψη με την ημέρα, τις κινήσεις και το τελικό υπόλοιπο, μετατρέπει κάθε συναλλαγή σε δεδομένα και το προσθέτει στον γράφο γνώσης. Κάθε εκτέλεση καταγράφεται βήμα προς βήμα, μέχρι και το αρχείο που μεταφόρτωσε.
Στην πράξη: ποια τιμολόγια πληρώσαμε στην πραγματικότητα;
Επειδή τα αντίγραφα κίνησης βρίσκονται πλέον δίπλα στα τιμολόγια, η ομάδα μπορεί να ρωτήσει και για τα δύο ταυτόχρονα. Στο RAG chat ρωτά ποια τιμολόγια προμηθευτών πληρώθηκαν την προηγούμενη εβδομάδα και ποια παραμένουν ανοιχτά.
Η απάντηση αντιστοιχίζει τις γραμμές του αντιγράφου κίνησης με τα τιμολόγια: ένα τιμολόγιο πληρώθηκε όπως εγκρίθηκε, ένας Τσέχος προμηθευτής πληρώθηκε σε ευρώ, και για μία πληρωμή το DocReveal δεν διαθέτει κανένα τιμολόγιο. Παραθέτει τι παραμένει ανοιχτό, μεταξύ άλλων και τρία αμφισβητούμενα τιμολόγια που έχουν τεθεί σε αναμονή, συνδέει κάθε σημείο με την πηγή του και προτείνει το επόμενο βήμα: να ζητηθεί από τον συγκεκριμένο προμηθευτή το τιμολόγιο που λείπει.
Είναι τα ίδια τιμολόγια Σεπτεμβρίου που ίσως γνωρίζετε από τα βίντεο Ask your invoices και Agents under control. Αυτή τη φορά, προστίθενται σε αυτά και τα αντίγραφα κίνησης, από μόνα τους.
Στην πράξη: πράκτορες που ενεργούν μέσα από τις συνδέσεις σας
Οι πράκτορες χρησιμοποιούν τις ίδιες συνδέσεις. Όταν ορίζετε τα εργαλεία ενός πράκτορα, μπορείτε να επιλέξετε ενέργειες από συνδεδεμένες υπηρεσίες και από τους δικούς σας συνδέσμους. Στο βίντεο, ο Invoice triage agent μπορεί να στέλνει email μέσω της σύνδεσης AP outbox και να αναζητά μια εντολή αγοράς στο ERP.
Η αποστολή email αλλάζει δεδομένα, οπότε το εργαλείο επισημαίνεται ως ευαίσθητο και ακολουθεί την πολιτική της ομάδας του — εδώ, πρέπει πρώτα να εγκρίνει την αποστολή ένας άνθρωπος. Ένα γραμματοκιβώτιο μπορεί επίσης να ξεκινήσει έναν πράκτορα: ο Mailroom agent ελέγχει το γραμματοκιβώτιο AP mailbox κάθε πέντε λεπτά.
Στην πράξη: συνδέστε ό,τι δεν υπάρχει στον κατάλογο
Όταν το σύστημα που χρειάζεστε διαθέτει HTTPS API αλλά δεν υπάρχει στον κατάλογο, το περιγράφετε μία φορά στο Connector Studio. Στο βίντεο, ο σύνδεσμος για το ERP εισάγεται από το αρχείο OpenAPI του ERP. Ορίζετε τη διεύθυνση της υπηρεσίας — ο σύνδεσμος επιτρέπεται να καλεί μόνο αυτόν τον διακομιστή — και την ταυτοποίηση, εδώ ένα κλειδί API σε μια κεφαλίδα.
Κάθε ενέργεια είναι μία κλήση προς την υπηρεσία. Τη δοκιμάζετε με την πραγματική σύνδεση, και μόνο μια επιτυχημένη δοκιμή ξεκλειδώνει τη δημοσίευση. Μόλις δημοσιευτούν, οι ενέργειες εμφανίζονται στον σχεδιαστή ροών και στα εργαλεία των πρακτόρων: τα εγκεκριμένα τιμολόγια της Keldmoor γίνονται πλέον υποχρεώσεις προς προμηθευτές στο ERP μέσω του νέου συνδέσμου.
Συνδέσεις που παραμένουν σε καλή κατάσταση
Η πρόσβαση στην τράπεζα δεν διαρκεί για πάντα. Πριν λήξει ένα token, η σύνδεση περνά στην κατάσταση Needs attention και το Integration Manager εμφανίζει μια υπενθύμιση. Η ανανέωση ζητά το νέο token, ενώ η σύνδεση και κάθε ροή που τη χρησιμοποιεί παραμένουν στη θέση τους. Το αρχείο δραστηριότητας καταγράφει ποιος δημιούργησε, ανανέωσε ή δημοσίευσε τι και πότε — μαζί με τις προειδοποιήσεις λήξης του ίδιου του συστήματος.
Τι να κρατήσετε
- Συνδέστε μία φορά. Μία σύνδεση εξυπηρετεί κάθε ροή και κάθε πράκτορα που τη χρειάζεται, και βλέπετε πάντα ποιος χρησιμοποιεί τι.
- Κρατήστε την τράπεζα μόνο για ανάγνωση. Το DocReveal διαβάζει αντίγραφα κίνησης· οι πληρωμές γίνονται εκεί όπου γίνονται και σήμερα.
- Αφήστε τα έγγραφα να έρχονται μόνα τους. Μια προγραμματισμένη ροή μετατρέπει κάθε πρωί το χθεσινό αντίγραφο κίνησης σε έγγραφο με δυνατότητα αναζήτησης.
- Ρωτήστε και μετά ενεργήστε. Το chat αντιστοιχίζει πληρωμές με τιμολόγια παραθέτοντας τις πηγές, και οι ευαίσθητες ενέργειες των πρακτόρων μπορούν να περιμένουν την έγκριση ενός ανθρώπου.
Η Keldmoor, οι τράπεζές της και το ERP της είναι πλασματικά δεδομένα επίδειξης· οι οθόνες είναι από το πραγματικό προϊόν.
Συνδέστε μία φορά. Χρησιμοποιήστε παντού.