En la mayoría de los equipos financieros, la semana empieza igual. Alguien descarga los extractos bancarios, los guarda en una carpeta y concilia a mano los pagos con las facturas. Los documentos llegan de todas partes — un buzón compartido, el banco, el ERP, un servidor de archivos — y cada uno de esos sistemas tiene sus propias credenciales.
Normalmente, estos sistemas se conectan script a script. Las contraseñas acaban en archivos de configuración, nadie sabe qué proceso depende de qué cuenta y, cuando caduca un token del banco, una tarea nocturna se detiene en silencio.
Nuestra nueva guía en vídeo muestra cómo lo gestiona DocReveal con el Connection Hub. Dura menos de siete minutos, puede verla al principio de esta página y sigue a Keldmoor, un distribuidor ficticio, desde la primera conexión hasta las respuestas en el chat. Esto es lo que verá y cómo funciona.
Un único lugar para todas las conexiones
El Connection Hub es donde DocReveal se conecta con sus demás herramientas. Se abre desde el icono del enchufe en la cabecera y tiene cuatro pestañas: sus conexiones, el catálogo de servicios, los conectores personalizados y la actividad.
Cada conexión muestra su estado, hasta cuándo es válida y quién la usa. Eso cambia la forma de trabajar: antes de tocar una conexión, ya sabe qué flujos y qué agentes dependen de ella. Y mientras un flujo activado use una conexión, DocReveal no le permite eliminarla.
Un solo cuadro de diálogo para conectar un servicio
El catálogo de servicios reúne aplicaciones, bancos y conectores personalizados, y puede filtrarlo por tipo, método de inicio de sesión o categoría. Elija un servicio y DocReveal le indica cómo se inicia sesión, qué va a necesitar y qué puede hacer el servicio. Un buzón IMAP, por ejemplo, incluye cuatro acciones y un disparador para los correos nuevos.
Después, el cuadro de diálogo de conexión pide exactamente eso: un nombre, el servidor y los datos de inicio de sesión. Los secretos se guardan cifrados y nunca vuelven a mostrarse. Conecta un servicio una vez y, a partir de ahí, sus flujos y sus agentes usan esa conexión.
Su banco, en modo de solo lectura
Los bancos tienen su propio filtro en el catálogo, organizado por países. La conexión utiliza el acceso de su banca online: pega el token API emitido allí, junto con la fecha hasta la que es válido. Después, DocReveal carga sus cuentas — en el vídeo, una cuenta operativa en dólares y una cuenta en euros.
La conexión bancaria solo lee. DocReveal ve cuentas, saldos, transacciones y extractos, y no puede realizar ningún pago. Antes de que caduque el token, DocReveal se lo recuerda.
Caso práctico: el extracto bancario que se archiva solo
Este es el corazón del vídeo. En Integration Manager, un flujo llamado Daily bank statement se ejecuta de forma programada, todos los días a las 7:00 UTC, en cuatro pasos:
- La programación inicia la ejecución cada mañana.
- Un paso Date Helper calcula la fecha de ayer.
- El paso bancario, Statement for a period, descarga el extracto de ese día de la cuenta operativa.
- El paso Upload document to DocReveal lo archiva en una carpeta Bank, con una subcarpeta para cada mes, y le asigna la etiqueta Bank statement.
A partir de ahí, cada extracto se procesa como cualquier otro documento. DocReveal lo reconoce como extracto bancario, redacta un breve resumen con el día, los movimientos y el saldo final, convierte cada transacción en datos y lo añade al grafo de conocimiento. Cada ejecución queda registrada paso a paso, hasta el archivo que ha subido.
Caso práctico: ¿qué facturas hemos pagado realmente?
Como los extractos están ahora junto a las facturas, el equipo puede preguntar por ambos a la vez. En el chat RAG, pregunta qué facturas de proveedores se pagaron la semana pasada y cuáles siguen pendientes.
La respuesta concilia las líneas del extracto con las facturas: una factura pagada tal como se aprobó, un proveedor checo pagado en euros y un pago para el que DocReveal no tiene ninguna factura. Enumera lo que sigue pendiente, incluidas tres facturas en disputa que están retenidas, vincula cada punto con su fuente y sugiere el siguiente paso: pedir a ese proveedor la factura que falta.
Son las mismas facturas de septiembre que quizá ya conozca por Ask your invoices y Agents under control. Esta vez, los extractos bancarios se suman a ellas por sí solos.
Caso práctico: agentes que actúan a través de sus conexiones
Los agentes usan las mismas conexiones. Cuando asigna sus herramientas a un agente, puede elegir acciones de los servicios conectados y de sus propios conectores. En el vídeo, el Invoice triage agent puede enviar correos electrónicos a través de la conexión AP outbox y consultar un pedido de compra en el ERP.
Enviar correos modifica datos, así que la herramienta está marcada como sensible y sigue la política de su grupo — aquí, una persona tiene que aprobar primero el envío. Un buzón también puede poner en marcha un agente: el Mailroom agent revisa el buzón AP mailbox cada cinco minutos.
Caso práctico: conectar lo que no está en el catálogo
Cuando el sistema que necesita tiene una API HTTPS pero no está en el catálogo, lo describe una sola vez en Connector Studio. En el vídeo, el conector del ERP se importa desde el archivo OpenAPI del ERP. Usted define la dirección del servicio — el conector solo puede llamar a ese host — y el inicio de sesión, aquí una clave API en una cabecera.
Cada acción es una llamada al servicio. Se prueba con la conexión real, y solo una prueba superada desbloquea la publicación. Una vez publicadas, las acciones aparecen en el diseñador de flujos y en las herramientas de los agentes: las facturas aprobadas de Keldmoor se convierten ahora en cuentas a pagar en el ERP a través del nuevo conector.
Conexiones que se mantienen en buen estado
El acceso bancario no dura para siempre. Antes de que caduque un token, la conexión pasa al estado Needs attention e Integration Manager muestra un recordatorio. La renovación pide el nuevo token, y la conexión y todos los flujos que la usan siguen en su sitio. El registro de actividad recoge quién creó, renovó o publicó qué, y cuándo — incluidos los avisos de caducidad del propio sistema.
Qué conviene recordar
- Conecte una vez. Una sola conexión sirve a todos los flujos y agentes que la necesitan, y siempre ve quién usa qué.
- Mantenga el banco en modo de solo lectura. DocReveal lee los extractos; los pagos siguen donde están hoy.
- Deje que los documentos lleguen solos. Un flujo programado convierte cada mañana el extracto del día anterior en un documento en el que se puede buscar.
- Pregunte y después actúe. El chat concilia pagos y facturas con sus fuentes, y las acciones sensibles de los agentes pueden esperar a la aprobación de una persona.
Keldmoor, sus bancos y su ERP son datos de demostración ficticios; las pantallas son del producto real.
Conecte una vez. Úselo en todas partes.