In den meisten Finanzteams beginnt die Woche nach demselben Muster. Jemand lädt die Kontoauszüge herunter, legt sie in einem Ordner ab und gleicht Zahlungen von Hand mit den Rechnungen ab. Die Dokumente kommen von überall her — aus einem gemeinsamen Postfach, von der Bank, aus dem ERP, von einem Dateiserver — und jedes dieser Systeme hat seine eigene Anmeldung.
Meist werden diese Systeme Skript für Skript angebunden. Passwörter landen in Konfigurationsdateien, niemand weiß, welcher Prozess von welchem Konto abhängt, und wenn ein Bank-Token abläuft, bleibt ein nächtlicher Job unbemerkt stehen.
Unsere neue Videoanleitung zeigt, wie DocReveal das mit dem Connection Hub regelt. Das Video dauert weniger als sieben Minuten, Sie können es oben auf dieser Seite ansehen, und es begleitet Keldmoor, einen fiktiven Großhändler, von der ersten Verbindung bis zu den Antworten im Chat. Hier erfahren Sie, was Sie sehen werden und wie das Ganze funktioniert.
Ein Ort für alle Verbindungen
Der Connection Hub ist der Ort, an dem sich DocReveal mit Ihren anderen Tools verbindet. Er öffnet sich über das Steckersymbol in der Kopfzeile und hat vier Registerkarten: Ihre Verbindungen, Dienstkatalog, eigene Konnektoren und Aktivität.
Jede Verbindung zeigt ihren Status, wie lange sie gültig ist und wer sie nutzt. Das verändert Ihre Arbeitsweise: Bevor Sie eine Verbindung anfassen, wissen Sie, welche Flows und Agenten von ihr abhängen. Und solange ein aktivierter Flow eine Verbindung nutzt, lässt DocReveal das Löschen nicht zu.
Einen Dienst verbinden Sie in einem einzigen Dialog
Der Dienstkatalog listet Apps, Banken und eigene Konnektoren auf, und Sie können ihn nach Typ, Anmeldemethode oder Kategorie filtern. Wählen Sie einen Dienst, und DocReveal zeigt Ihnen, wie Sie sich anmelden, was Sie benötigen und was der Dienst kann. Ein Postfach über IMAP bringt zum Beispiel vier Aktionen und einen Auslöser für neue E-Mails mit.
Der Verbindungsdialog fragt dann genau das ab: einen Namen, den Server und die Anmeldedaten. Geheime Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Sie verbinden einen Dienst einmal, und Ihre Flows und Agenten nutzen diese Verbindung von da an.
Ihre Bank, nur mit Lesezugriff
Banken haben im Katalog einen eigenen Filter, nach Ländern geordnet. Die Verbindung nutzt einen Zugang aus Ihrem Online-Banking: Sie fügen das dort ausgestellte API-Token ein, zusammen mit dem Datum, bis zu dem es gültig ist. DocReveal lädt dann Ihre Konten — im Video ein Betriebskonto in Dollar und ein Konto in Euro.
Die Verbindung zur Bank liest nur. DocReveal sieht Konten, Salden, Transaktionen und Kontoauszüge und kann keine Zahlung ausführen. Bevor das Token abläuft, erinnert DocReveal Sie daran.
In der Praxis: der Kontoauszug, der sich selbst ablegt
Das ist das Herzstück des Videos. Im Integration Manager läuft ein Flow namens Daily bank statement nach Zeitplan, jeden Tag um 7:00 UTC, in vier Schritten:
- Der Zeitplan startet den Lauf jeden Morgen.
- Der Schritt Date Helper ermittelt das gestrige Datum.
- Der Bankschritt Statement for a period lädt den Kontoauszug dieses Tages für das Betriebskonto herunter.
- Der Schritt Upload document to DocReveal legt ihn im Ordner Bank ab, mit einem Unterordner pro Monat und dem Label Bank statement.
Von da an wird jeder Kontoauszug wie jedes andere Dokument verarbeitet. DocReveal erkennt ihn als Kontoauszug, schreibt eine kurze Zusammenfassung mit dem Tag, den Kontobewegungen und dem Endsaldo, macht aus jeder Transaktion Daten und fügt ihn dem Wissensgraphen hinzu. Jeder Lauf wird Schritt für Schritt protokolliert, bis hin zur hochgeladenen Datei.
In der Praxis: Welche Rechnungen haben wir tatsächlich bezahlt?
Weil die Kontoauszüge jetzt neben den Rechnungen liegen, kann das Team zu beidem zugleich Fragen stellen. Im RAG-Chat fragt es, welche Lieferantenrechnungen letzte Woche bezahlt wurden und welche noch offen sind.
Die Antwort gleicht die Zeilen der Kontoauszüge mit den Rechnungen ab: eine Rechnung, die wie freigegeben bezahlt wurde, ein tschechischer Lieferant, der in Euro bezahlt wurde, und eine Zahlung, für die DocReveal überhaupt keine Rechnung hat. Außerdem listet sie auf, was noch offen ist, darunter drei strittige Rechnungen, die zurückgehalten werden, verknüpft jeden Punkt mit seiner Quelle und schlägt den nächsten Schritt vor: den betreffenden Lieferanten um die fehlende Rechnung zu bitten.
Es sind dieselben Septemberrechnungen, die Sie vielleicht schon aus den Videos Ask your invoices und Agents under control kennen. Diesmal kommen die Kontoauszüge von selbst hinzu.
In der Praxis: Agenten, die über Ihre Verbindungen handeln
Agenten nutzen dieselben Verbindungen. Wenn Sie einem Agenten seine Werkzeuge zuweisen, können Sie Aktionen aus verbundenen Diensten und aus Ihren eigenen Konnektoren auswählen. Im Video kann der Invoice triage agent E-Mails über die Verbindung AP outbox senden und eine Bestellung im ERP nachschlagen.
Eine E-Mail zu senden verändert Daten, deshalb ist das Werkzeug als sensibel gekennzeichnet und folgt der Richtlinie seiner Gruppe — hier muss ein Mensch es zuerst freigeben. Ein Postfach kann auch einen Agenten starten: Der Mailroom agent prüft das Postfach AP mailbox alle fünf Minuten.
In der Praxis: anbinden, was nicht im Katalog steht
Wenn das benötigte System eine HTTPS-API hat, aber nicht im Katalog steht, beschreiben Sie es einmal in Connector Studio. Im Video wird der ERP-Konnektor aus der OpenAPI-Datei des ERP-Systems importiert. Sie legen die Adresse des Dienstes fest — der Konnektor darf nur diesen Host aufrufen — und die Anmeldung, hier per API-Schlüssel in einem Header.
Jede Aktion ist ein Aufruf des Dienstes. Getestet wird mit der echten Verbindung, und erst ein erfolgreicher Test schaltet die Veröffentlichung frei. Nach der Veröffentlichung erscheinen die Aktionen im Flow-Designer und in den Werkzeugen der Agenten: Die freigegebenen Rechnungen von Keldmoor werden jetzt über den neuen Konnektor zu Verbindlichkeiten im ERP.
Verbindungen, die intakt bleiben
Bankzugänge gelten nicht ewig. Bevor ein Token abläuft, wechselt die Verbindung in den Status Needs attention, und der Integration Manager zeigt eine Erinnerung an. Beim Erneuern wird das neue Token abgefragt, und die Verbindung sowie jeder Flow, der sie nutzt, bleiben bestehen. Das Aktivitätsprotokoll hält fest, wer was wann erstellt, erneuert oder veröffentlicht hat — einschließlich der eigenen Ablaufwarnungen des Systems.
Was Sie mitnehmen können
- Verbinden Sie jeden Dienst einmal. Eine Verbindung dient jedem Flow und jedem Agenten, der sie braucht, und Sie sehen immer, wer was nutzt.
- Binden Sie die Bank nur lesend an. DocReveal liest Kontoauszüge; Zahlungen bleiben dort, wo sie heute sind.
- Lassen Sie Dokumente von selbst ankommen. Ein zeitgesteuerter Flow macht jeden Morgen aus dem Kontoauszug vom Vortag ein durchsuchbares Dokument.
- Fragen Sie zuerst, und handeln Sie dann. Der Chat ordnet Zahlungen mit Quellenangaben den Rechnungen zu, und sensible Aktionen von Agenten können auf die Freigabe durch einen Menschen warten.
Keldmoor, seine Banken und sein ERP sind fiktive Demodaten; die Bildschirme zeigen das echte Produkt.
Einmal verbinden. Überall nutzen.