U većini finansijskih timova nedelja počinje isto. Neko preuzme bankovne izvode, sačuva ih u fascikli i ručno uparuje plaćanja sa fakturama. Dokumenti stižu sa svih strana — iz deljenog poštanskog sandučeta, iz banke, iz ERP sistema, sa servera za fajlove — a svaki od tih sistema ima sopstvene pristupne podatke.
Obično se ti sistemi povezuju skriptu po skriptu. Lozinke završavaju u konfiguracionim fajlovima, niko ne zna koji proces zavisi od kog naloga, a kada bankovni token istekne, noćni zadatak se tiho zaustavi.
Naš novi video vodič pokazuje kako DocReveal to rešava pomoću Connection Hub-a. Traje manje od sedam minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a prati izmišljenog distributera Keldmoor od prve konekcije do odgovora u četu. Evo šta ćete videti i kako to funkcioniše.
Jedno mesto za sve konekcije
Connection Hub je mesto gde se DocReveal povezuje sa vašim ostalim alatima. Otvara se preko ikone utikača u zaglavlju i ima četiri kartice: vaše konekcije, katalog servisa, prilagođene konektore i aktivnost.
Svaka konekcija prikazuje svoje stanje, koliko dugo važi i ko je koristi. To menja način rada: pre nego što dirnete neku konekciju, znate koji tokovi i agenti zavise od nje. A dok konekciju koristi aktivan tok, DocReveal ne dozvoljava da je obrišete.
Servis povezujete u jednom dijalogu
Katalog servisa navodi aplikacije, banke i prilagođene konektore, a možete da ga filtrirate po tipu, načinu prijave ili kategoriji. Izaberite servis i DocReveal će vam reći kako se prijavljujete, šta će vam biti potrebno i šta servis može da uradi. Poštansko sanduče povezano preko protokola IMAP, na primer, dolazi sa četiri akcije i okidačem za novu e-poštu.
Dijalog za povezivanje zatim traži upravo to: naziv, adresu servera i podatke za prijavu. Tajni podaci se čuvaju šifrovano i nikada se više ne prikazuju. Servis povežete jednom, a vaši tokovi i agenti od tada koriste tu konekciju.
Vaša banka, samo za čitanje
Banke u katalogu pronalazite pomoću posebnog filtera, organizovanog po zemljama. Konekcija koristi pristup iz vašeg elektronskog bankarstva: nalepite API token koji je tamo izdat, zajedno sa datumom do kog važi. DocReveal zatim učitava vaše račune — u videu, operativni račun u dolarima i račun u evrima.
Konekcija sa bankom samo čita. DocReveal vidi račune, stanja, transakcije i izvode i ne može da izvrši nijedno plaćanje. Pre nego što token istekne, DocReveal vas na to podseća.
U praksi: bankovni izvod koji se sam arhivira
Ovo je srž videa. U Integration Manager-u tok pod nazivom Daily bank statement izvršava se po rasporedu, svakog dana u 7:00 UTC, u četiri koraka:
- Raspored svakog jutra pokreće izvršavanje.
- Korak Date Helper izračunava jučerašnji datum.
- Bankovni korak, Statement for a period, preuzima izvod operativnog računa za taj dan.
- Korak Upload document to DocReveal ga smešta u fasciklu Bank, u kojoj svaki mesec ima sopstvenu fasciklu, i dodeljuje mu oznaku Bank statement.
Od tog trenutka svaki izvod se obrađuje kao i svaki drugi dokument. DocReveal ga prepoznaje kao bankovni izvod, piše kratak rezime sa danom, prometom i završnim stanjem, svaku transakciju pretvara u podatke i dodaje ga u graf znanja. Svako izvršavanje se beleži korak po korak, sve do otpremljenog fajla.
U praksi: koje smo fakture zapravo platili?
Pošto se izvodi sada nalaze pored faktura, tim može da pita o jednima i drugima odjednom. U RAG četu pita koje su fakture dobavljača plaćene prošle nedelje, a koje su još otvorene.
Odgovor uparuje stavke izvoda sa fakturama: jedna faktura plaćena je onako kako je odobrena, češki dobavljač plaćen je u evrima, a za jedno plaćanje DocReveal nema nikakvu fakturu. Navodi šta je još otvoreno, uključujući tri sporne fakture na čekanju, svaku tačku povezuje sa njenim izvorom i predlaže sledeći korak: da se od tog dobavljača zatraži faktura koja nedostaje.
To su iste septembarske fakture koje možda znate iz videa Ask your invoices i Agents under control. Ovog puta im se bankovni izvodi pridružuju sami.
U praksi: agenti koji deluju preko vaših konekcija
Agenti koriste iste konekcije. Kada agentu dodeljujete alate, možete da birate akcije iz povezanih servisa i iz sopstvenih konektora. U videu Invoice triage agent može da šalje e-poštu preko konekcije AP outbox i da potraži narudžbenicu u ERP sistemu.
Slanje e-pošte menja podatke, pa je alat označen kao osetljiv i prati politiku svoje grupe — ovde ga najpre mora odobriti čovek. Poštansko sanduče može i da pokrene agenta: Mailroom agent na svakih pet minuta proverava sanduče AP mailbox.
U praksi: povežite ono čega nema u katalogu
Kada sistem koji vam treba ima HTTPS API, ali ga nema u katalogu, jednom ga opišete u alatu Connector Studio. U videu se konektor za ERP uvozi iz OpenAPI fajla ERP sistema. Podešavate adresu servisa — konektor sme da poziva samo taj host — i način prijave, ovde API ključ u zaglavlju.
Svaka akcija je jedan poziv servisu. Testirate je sa stvarnom konekcijom i tek uspešan test otključava objavljivanje. Objavljene akcije se pojavljuju u uređivaču tokova i među alatima agenata: odobrene fakture kompanije Keldmoor sada preko novog konektora postaju obaveze prema dobavljačima u ERP sistemu.
Konekcije koje ostaju ispravne
Pristup banci ne traje večno. Pre nego što token istekne, konekcija prelazi u stanje Needs attention, a Integration Manager prikazuje podsetnik. Pri obnovi se traži novi token, a konekcija i svi tokovi koji je koriste ostaju na svom mestu. Dnevnik aktivnosti beleži ko je šta napravio, obnovio ili objavio i kada — uključujući i upozorenja o isteku koja šalje sam sistem.
Šta zapamtiti
- Povežite jednom. Jedna konekcija služi svakom toku i agentu kome je potrebna, a uvek vidite ko šta koristi.
- Neka banka ostane samo za čitanje. DocReveal čita izvode; plaćanja ostaju tamo gde su i danas.
- Neka dokumenti stižu sami. Tok koji se pokreće po rasporedu svakog jutra pretvara jučerašnji izvod u dokument koji može da se pretražuje.
- Pitajte, pa delujte. Čet uparuje plaćanja sa fakturama uz navođenje izvora, a osetljive radnje agenata mogu da sačekaju odobrenje čoveka.
Keldmoor, njegove banke i njegov ERP su izmišljeni demo podaci; ekrani prikazuju pravi proizvod.
Povežite jednom. Koristite svuda.