Useimmissa taloustiimeissä viikko alkaa samalla tavalla. Joku lataa tiliotteet, tallentaa ne kansioon ja täsmäyttää maksut laskuihin käsin. Dokumentteja tulee joka suunnasta — jaetusta postilaatikosta, pankista, ERP-järjestelmästä, tiedostopalvelimelta — ja jokaisella näistä järjestelmistä on omat kirjautumistunnuksensa.
Yleensä nämä järjestelmät kytketään toisiinsa skripti kerrallaan. Salasanat päätyvät asetustiedostoihin, kukaan ei tiedä, mikä prosessi riippuu mistäkin tilistä, ja kun pankin token vanhenee, yöllinen ajo pysähtyy huomaamatta.
Uusi video-oppaamme näyttää, miten DocReveal ratkaisee tämän Connection Hubin avulla. Video kestää alle seitsemän minuuttia, voitte katsoa sen tämän sivun yläosasta, ja siinä seurataan, miten kuvitteellinen tukkuliike Keldmoor etenee ensimmäisestä yhteydestä vastauksiin chatissa. Seuraavassa kerromme, mitä näette ja miten se toimii.
Yksi paikka kaikille yhteyksille
Connection Hub on paikka, jossa DocReveal kytkeytyy muihin työkaluihinne. Se avataan yläpalkin pistokekuvakkeesta, ja siinä on neljä välilehteä: omat yhteytenne, palveluluettelo, mukautetut liittimet ja toimintaloki.
Jokaisesta yhteydestä näkyy sen tila, voimassaoloaika ja se, kuka sitä käyttää. Tämä muuttaa tapaanne työskennellä: ennen kuin koskette yhteyteen, tiedätte, mitkä virrat ja agentit ovat siitä riippuvaisia. Ja niin kauan kuin aktiivinen virta käyttää yhteyttä, DocReveal ei salli sen poistamista.
Palvelu yhdistetään yhdessä valintaikkunassa
Palveluluettelossa on sovelluksia, pankkeja ja mukautettuja liittimiä, ja sitä voi suodattaa tyypin, kirjautumistavan tai luokan mukaan. Kun valitsette palvelun, DocReveal kertoo, miten kirjaudutte, mitä tarvitsette ja mihin palvelu pystyy. Esimerkiksi IMAP-postilaatikon mukana tulee neljä toimintoa ja liipaisin uusille sähköpostiviesteille.
Yhdistämisen valintaikkuna pyytää sitten juuri nämä: nimen, palvelimen ja kirjautumistiedot. Salaisuudet tallennetaan salattuina, eikä niitä näytetä koskaan uudelleen. Yhdistätte palvelun kerran, ja siitä lähtien virtanne ja agenttinne käyttävät tätä yhteyttä.
Pankkinne vain luku -tilassa
Pankeilla on luettelossa oma suodattimensa, ja ne on järjestetty maittain. Yhteys perustuu verkkopankkinne kautta saatavaan pääsyyn: liitätte siellä myönnetyn API-tokenin sekä päivämäärän, johon asti se on voimassa. Sen jälkeen DocReveal lataa tilinne — videossa dollarimääräisen käyttötilin ja euromääräisen tilin.
Pankkiyhteys vain lukee. DocReveal näkee tilit, saldot, tilitapahtumat ja tiliotteet, eikä se voi suorittaa maksua. Ennen kuin token vanhenee, DocReveal muistuttaa teitä.
Käytännössä: tiliote, joka arkistoituu itsestään
Tämä on videon ydin. Integration Managerissa virta nimeltä Daily bank statement ajetaan ajastettuna joka päivä klo 7:00 UTC neljässä vaiheessa:
- Ajastus käynnistää ajon joka aamu.
- Date Helper -vaihe laskee eilisen päivämäärän.
- Pankkivaihe Statement for a period lataa kyseisen päivän tiliotteen käyttötililtä.
- Upload document to DocReveal -vaihe arkistoi sen Bank-kansioon, jossa jokaisella kuukaudella on oma alikansionsa, ja lisää siihen tunnisteen Bank statement.
Siitä eteenpäin jokainen tiliote käsitellään kuten mikä tahansa muu dokumentti. DocReveal tunnistaa sen tiliotteeksi, kirjoittaa lyhyen yhteenvedon, jossa ovat päivä, tilin liikkeet ja loppusaldo, muuntaa jokaisen tapahtuman dataksi ja lisää sen tietograafiin. Jokainen ajo kirjataan vaihe vaiheelta, aina ladattuun tiedostoon saakka.
Käytännössä: mitkä laskut oikeasti maksoimme?
Koska tiliotteet ovat nyt laskujen rinnalla, tiimi voi kysyä molemmista kerralla. RAG-chatissa se kysyy, mitkä ostolaskut maksettiin viime viikolla ja mitkä ovat yhä avoinna.
Vastaus kohdistaa tiliotteen rivit laskuihin: yksi lasku on maksettu hyväksytyn mukaisesti, tšekkiläiselle toimittajalle on maksettu euroina, ja yhdelle maksulle ei ole DocRevealissa lainkaan laskua. Vastaus luettelee, mikä on yhä avoinna, mukaan lukien kolme kiistanalaista laskua, joiden maksu on pysäytetty, linkittää jokaisen kohdan lähteeseensä ja ehdottaa seuraavaksi askeleeksi, että kyseiseltä toimittajalta pyydetään puuttuva lasku.
Nämä ovat samoja syyskuun laskuja, jotka saatatte tuntea videoista Ask your invoices ja Agents under control. Tällä kertaa tiliotteet tulevat niiden rinnalle itsestään.
Käytännössä: agentit, jotka toimivat yhteyksienne kautta
Agentit käyttävät samoja yhteyksiä. Kun valitsette agentille työkaluja, voitte poimia toimintoja yhdistetyistä palveluista ja omista liittimistänne. Videossa Invoice triage agent voi lähettää sähköpostia AP outbox -yhteyden kautta ja hakea ostotilauksen ERP-järjestelmästä.
Sähköpostin lähettäminen muuttaa tietoja, joten työkalu on merkitty arkaluontoiseksi ja noudattaa työkaluryhmänsä käytäntöä — tässä tapauksessa ihmisen on ensin hyväksyttävä se. Postilaatikko voi myös käynnistää agentin: Mailroom agent tarkistaa AP mailbox -postilaatikon viiden minuutin välein.
Käytännössä: yhdistäkää se, mitä luettelossa ei ole
Kun tarvitsemallanne järjestelmällä on HTTPS-API, mutta sitä ei ole luettelossa, kuvaatte sen kerran Connector Studio -työkalussa. Videossa ERP-liitin tuodaan ERP-järjestelmän OpenAPI-tiedostosta. Määritätte palvelun osoitteen — liitin saa kutsua vain kyseistä palvelinta — ja kirjautumisen, tässä tapauksessa otsakkeessa välitettävän API-avaimen.
Jokainen toiminto on yksi kutsu palveluun. Testaatte sen todellisella yhteydellä, ja vasta onnistunut testi tekee julkaisemisen mahdolliseksi. Julkaisun jälkeen toiminnot näkyvät virtaeditorissa ja agenttien työkaluissa: Keldmoor saa nyt hyväksytyt laskunsa uuden liittimen kautta ERP-järjestelmään ostoveloiksi.
Yhteydet, jotka pysyvät kunnossa
Pääsy pankkiin ei kestä ikuisesti. Ennen kuin token vanhenee, yhteys siirtyy tilaan Needs attention ja Integration Manager näyttää muistutuksen. Uusimisen yhteydessä pyydetään uusi token, ja yhteys sekä kaikki sitä käyttävät virrat pysyvät ennallaan. Toimintaloki kirjaa, kuka loi, uusi tai julkaisi mitäkin ja milloin — myös järjestelmän omat varoitukset vanhenemisesta.
Mitä tästä kannattaa muistaa
- Yhdistäkää kerran. Yksi yhteys palvelee jokaista virtaa ja agenttia, joka sitä tarvitsee, ja näette aina, kuka käyttää mitäkin.
- Pitäkää pankki vain luku -tilassa. DocReveal lukee tiliotteita; maksut hoidetaan edelleen siellä, missä nytkin.
- Antakaa dokumenttien saapua itsestään. Ajastettu virta tekee eilisestä tiliotteesta joka aamu haettavan dokumentin.
- Kysykää ensin, toimikaa sitten. Chat kohdistaa maksut laskuihin lähteineen, ja agenttien arkaluontoiset toimet voivat odottaa ihmisen hyväksyntää.
Keldmoor, sen pankit ja ERP-järjestelmä ovat kuvitteellista demodataa; näkymät ovat oikeasta tuotteesta.
Yhdistä kerran. Käytä kaikkialla.