Nella maggior parte dei team finanziari, la settimana inizia allo stesso modo. Qualcuno scarica gli estratti conto, li salva in una cartella e riconcilia a mano i pagamenti con le fatture. I documenti arrivano da ogni parte — una casella di posta condivisa, la banca, l’ERP, un file server — e ognuno di questi sistemi ha le proprie credenziali di accesso.
Di solito questi sistemi vengono collegati uno script alla volta. Le password finiscono nei file di configurazione, nessuno sa quale processo dipenda da quale account e, quando un token della banca scade, un’elaborazione notturna si interrompe in silenzio.
La nostra nuova videoguida mostra come DocReveal affronta il problema con il Connection Hub. Dura meno di sette minuti, potete guardarla in cima a questa pagina e segue Keldmoor, un distributore fittizio, dalla prima connessione fino alle risposte in chat. Ecco cosa vedrete e come funziona.
Un unico posto per tutte le connessioni
Il Connection Hub è il punto in cui DocReveal si collega ai vostri altri strumenti. Si apre dall’icona a forma di spina nell’intestazione e ha quattro schede: le vostre connessioni, il catalogo dei servizi, i connettori personalizzati e l’attività.
Ogni connessione mostra il suo stato, fino a quando è valida e chi la usa. Questo cambia il modo di lavorare: prima di toccare una connessione, sapete già quali flussi e quali agenti ne dipendono. E finché un flusso abilitato usa una connessione, DocReveal non vi permette di eliminarla.
Una sola finestra di dialogo per collegare un servizio
Il catalogo dei servizi elenca applicazioni, banche e connettori personalizzati, e potete filtrarlo per tipo, metodo di accesso o categoria. Scegliete un servizio e DocReveal vi indica come si accede, cosa vi servirà e cosa sa fare il servizio. Una casella di posta IMAP, per esempio, include quattro azioni e un trigger per le nuove e-mail.
La finestra di connessione chiede poi esattamente questo: un nome, il server e i dati di accesso. I segreti vengono conservati cifrati e non vengono mai più mostrati. Collegate un servizio una volta e da quel momento i vostri flussi e i vostri agenti usano quella connessione.
La vostra banca, in sola lettura
Le banche hanno un proprio filtro nel catalogo, organizzato per paese. La connessione usa l’accesso del vostro internet banking: incollate il token API emesso lì, insieme alla data fino alla quale è valido. DocReveal carica poi i vostri conti — nel video, un conto operativo in dollari e un conto in euro.
La connessione bancaria si limita a leggere. DocReveal vede conti, saldi, transazioni ed estratti conto, e non può effettuare pagamenti. Prima che il token scada, DocReveal ve lo ricorda.
Caso pratico: l’estratto conto che si archivia da solo
È il cuore del video. In Integration Manager, un flusso chiamato Daily bank statement viene eseguito in modo pianificato, ogni giorno alle 7:00 UTC, in quattro passi:
- La pianificazione avvia l’esecuzione ogni mattina.
- Un passo Date Helper calcola la data di ieri.
- Il passo bancario, Statement for a period, scarica l’estratto conto di quel giorno per il conto operativo.
- Il passo Upload document to DocReveal lo archivia in una cartella Bank, con una sottocartella per ogni mese, e gli assegna l’etichetta Bank statement.
Da lì, ogni estratto conto viene elaborato come qualsiasi altro documento. DocReveal lo riconosce come estratto conto, scrive un breve riepilogo con il giorno, i movimenti e il saldo finale, trasforma ogni transazione in dati e lo aggiunge al knowledge graph. Ogni esecuzione viene registrata passo per passo, fino al file caricato.
Caso pratico: quali fatture abbiamo pagato davvero?
Poiché ora gli estratti conto stanno accanto alle fatture, il team può fare domande su entrambi contemporaneamente. Nella chat RAG chiede quali fatture dei fornitori sono state pagate la settimana scorsa e quali sono ancora aperte.
La risposta abbina le righe dell’estratto conto alle fatture: una fattura pagata così come era stata approvata, un fornitore ceco pagato in euro e un pagamento per il quale DocReveal non ha alcuna fattura. Elenca ciò che è ancora aperto, comprese tre fatture contestate in sospeso, collega ogni punto alla sua fonte e suggerisce il passo successivo: chiedere a quel fornitore la fattura mancante.
Sono le stesse fatture di settembre che forse conoscete già da Ask your invoices e Agents under control. Questa volta gli estratti conto le affiancano da soli.
Caso pratico: agenti che agiscono tramite le vostre connessioni
Gli agenti usano le stesse connessioni. Quando assegnate a un agente i suoi strumenti, potete scegliere azioni dai servizi collegati e dai vostri connettori. Nel video, l’Invoice triage agent può inviare e-mail tramite la connessione AP outbox e consultare un ordine di acquisto nell’ERP.
Inviare e-mail modifica dei dati, quindi lo strumento è contrassegnato come sensibile e segue la policy del suo gruppo — qui una persona deve prima approvare l’invio. Anche una casella di posta può avviare un agente: il Mailroom agent controlla la casella AP mailbox ogni cinque minuti.
Caso pratico: collegare ciò che non è nel catalogo
Quando il sistema che vi serve ha un’API HTTPS ma non è nel catalogo, lo descrivete una sola volta in Connector Studio. Nel video, il connettore dell’ERP viene importato dal file OpenAPI dell’ERP. Impostate l’indirizzo del servizio — il connettore può chiamare solo quell’host — e l’accesso, qui una chiave API in un’intestazione.
Ogni azione è una chiamata al servizio. La testate con la connessione reale, e solo un test riuscito sblocca la pubblicazione. Una volta pubblicate, le azioni compaiono nell’editor dei flussi e negli strumenti degli agenti: le fatture approvate di Keldmoor diventano ora partite da pagare nell’ERP tramite il nuovo connettore.
Connessioni che restano in buona salute
L’accesso bancario non dura per sempre. Prima che un token scada, la connessione passa allo stato Needs attention e Integration Manager mostra un promemoria. Il rinnovo chiede il nuovo token, e la connessione e tutti i flussi che la usano restano al loro posto. Il log delle attività registra chi ha creato, rinnovato o pubblicato cosa, e quando — compresi gli avvisi di scadenza generati dal sistema stesso.
Cosa portarsi a casa
- Collegate una volta. Una sola connessione serve tutti i flussi e gli agenti che ne hanno bisogno, e vedete sempre chi usa cosa.
- Tenete la banca in sola lettura. DocReveal legge gli estratti conto; i pagamenti restano dove sono oggi.
- Lasciate che i documenti arrivino da soli. Un flusso pianificato trasforma ogni mattina l’estratto conto del giorno prima in un documento ricercabile.
- Chiedete, poi agite. La chat abbina pagamenti e fatture citando le fonti, e le azioni sensibili degli agenti possono attendere l’approvazione di una persona.
Keldmoor, le sue banche e il suo ERP sono dati dimostrativi fittizi; le schermate sono quelle del prodotto reale.
Collega una volta. Usa ovunque.