Na maioria das equipas financeiras, a semana começa da mesma maneira. Alguém descarrega os extratos bancários, guarda-os numa pasta e cruza à mão os pagamentos com as faturas. Os documentos chegam de todo o lado — de uma caixa de correio partilhada, do banco, do ERP, de um servidor de ficheiros — e cada um desses sistemas tem as suas próprias credenciais de acesso.
Normalmente, estes sistemas são ligados com scripts, um de cada vez. As palavras-passe acabam em ficheiros de configuração, ninguém sabe que processo depende de que conta e, quando um token bancário expira, uma tarefa noturna deixa de correr sem dar sinal.
O nosso novo guia em vídeo mostra como o DocReveal resolve isto com o Connection Hub. Dura menos de sete minutos, pode vê-lo no topo desta página e acompanha a Keldmoor, uma distribuidora fictícia, desde a primeira ligação até às respostas no chat. Eis o que vai ver e como funciona.
Um só lugar para todas as ligações
O Connection Hub é o sítio onde o DocReveal se liga às suas outras ferramentas. Abre-se a partir do ícone da ficha elétrica no cabeçalho e tem quatro separadores: as suas ligações, o catálogo de serviços, os conectores personalizados e a atividade.
Cada ligação mostra o seu estado, até quando é válida e quem a usa. Isso muda a forma como trabalha: antes de mexer numa ligação, sabe que fluxos e agentes dependem dela. E, enquanto um fluxo ativo usar uma ligação, o DocReveal não permite que a elimine.
Ligar um serviço faz-se numa só caixa de diálogo
O catálogo de serviços reúne aplicações, bancos e conectores personalizados, e pode filtrá-lo por tipo, método de início de sessão ou categoria. Escolha um serviço e o DocReveal indica-lhe como se inicia sessão, de que vai precisar e o que o serviço consegue fazer. Uma caixa de correio via IMAP, por exemplo, vem com quatro ações e um gatilho para novos e-mails.
A caixa de diálogo de ligação pede depois exatamente isso: um nome, o servidor e os dados de início de sessão. Os segredos são guardados cifrados e nunca voltam a ser mostrados. Liga um serviço uma vez e, a partir daí, os seus fluxos e agentes passam a usar essa ligação.
O seu banco, em modo só de leitura
Os bancos têm um filtro próprio no catálogo, organizado por país. A ligação recorre a um acesso da sua banca online: cola o token API aí emitido, juntamente com a data até à qual é válido. Depois, o DocReveal carrega as suas contas — no vídeo, uma conta operacional em dólares e uma conta em euros.
A ligação ao banco só lê. O DocReveal vê contas, saldos, transações e extratos, e não pode efetuar pagamentos. Antes de o token expirar, o DocReveal lembra-o disso.
Na prática: o extrato bancário que se arquiva sozinho
Este é o coração do vídeo. No Integration Manager, um fluxo chamado Daily bank statement corre segundo um agendamento, todos os dias às 7:00 UTC, em quatro passos:
- O agendamento inicia a execução todas as manhãs.
- Um passo Date Helper calcula a data de ontem.
- O passo bancário, Statement for a period, descarrega o extrato desse dia da conta operacional.
- O passo Upload document to DocReveal arquiva-o na pasta Bank, com uma subpasta para cada mês, e atribui-lhe a etiqueta Bank statement.
Daí em diante, cada extrato é processado como qualquer outro documento. O DocReveal reconhece-o como extrato bancário, escreve um breve resumo com o dia, os movimentos e o saldo final, transforma cada transação em dados e acrescenta-o ao grafo de conhecimento. Cada execução fica registada passo a passo, até ao ficheiro carregado.
Na prática: que faturas pagámos, afinal?
Como os extratos estão agora ao lado das faturas, a equipa pode perguntar sobre ambos ao mesmo tempo. No chat RAG, pergunta que faturas de fornecedores foram pagas na semana passada e quais continuam em aberto.
A resposta cruza as linhas do extrato com as faturas: uma fatura paga tal como foi aprovada, um fornecedor checo pago em euros e um pagamento para o qual o DocReveal não tem fatura nenhuma. Lista o que continua em aberto, incluindo três faturas contestadas que estão em espera, associa cada ponto à respetiva fonte e sugere o passo seguinte: pedir a esse fornecedor a fatura em falta.
São as mesmas faturas de setembro que talvez já conheça de Ask your invoices e Agents under control. Desta vez, os extratos bancários juntam-se a elas sozinhos.
Na prática: agentes que atuam através das suas ligações
Os agentes usam as mesmas ligações. Quando atribui ferramentas a um agente, pode escolher ações dos serviços ligados e dos seus próprios conectores. No vídeo, o Invoice triage agent pode enviar e-mails através da ligação AP outbox e consultar uma nota de encomenda no ERP.
Enviar e-mails altera dados, por isso a ferramenta está assinalada como sensível e segue a política do respetivo grupo — aqui, uma pessoa tem de a aprovar primeiro. Uma caixa de correio também pode iniciar um agente: o Mailroom agent verifica a caixa de correio AP mailbox de cinco em cinco minutos.
Na prática: ligar o que não está no catálogo
Quando o sistema de que precisa tem uma API HTTPS, mas não está no catálogo, descreve-o uma vez no Connector Studio. No vídeo, o conector do ERP é importado a partir do ficheiro OpenAPI do ERP. Define o endereço do serviço — o conector só pode chamar esse host — e o método de início de sessão, neste caso uma chave API num cabeçalho.
Cada ação corresponde a uma chamada ao serviço. Testa-a com a ligação real, e só um teste bem-sucedido desbloqueia a publicação. Depois de publicadas, as ações aparecem no editor de fluxos e nas ferramentas dos agentes: as faturas aprovadas da Keldmoor tornam-se agora contas a pagar no ERP através do novo conector.
Ligações que se mantêm em bom estado
O acesso ao banco não dura para sempre. Antes de um token expirar, a ligação passa para o estado Needs attention e o Integration Manager mostra um lembrete. A renovação pede o novo token, e a ligação e todos os fluxos que a usam ficam tal como estão. O registo de atividade guarda quem criou, renovou ou publicou o quê, e quando — incluindo os avisos de expiração do próprio sistema.
O que reter
- Conecte uma vez. Uma ligação serve todos os fluxos e agentes que precisam dela, e vê sempre quem usa o quê.
- Mantenha o banco em modo só de leitura. O DocReveal lê os extratos; os pagamentos ficam onde estão hoje.
- Deixe que os documentos cheguem sozinhos. Um fluxo agendado transforma todas as manhãs o extrato de ontem num documento pesquisável.
- Pergunte e depois aja. O chat cruza pagamentos com faturas, com indicação das fontes, e as ações sensíveis dos agentes podem esperar pela aprovação de uma pessoa.
A Keldmoor, os seus bancos e o seu ERP são dados de demonstração fictícios; os ecrãs são do produto real.
Conecte uma vez. Use em todo lugar.