В повечето финансови екипи седмицата започва по един и същи начин. Някой изтегля банковите извлечения, записва ги в папка и ръчно съпоставя плащанията с фактурите. Документите идват отвсякъде — от споделена пощенска кутия, от банката, от ERP системата, от файлов сървър — и всяка от тези системи има собствен вход.
Обикновено тези системи се свързват скрипт по скрипт. Паролите се озовават в конфигурационни файлове, никой не знае кой процес зависи от кой акаунт, а когато банков токен изтече, нощна задача тихомълком спира.
Новото ни видеоръководство показва как DocReveal решава този проблем с помощта на Connection Hub. Клипът трае по-малко от седем минути, можете да го гледате в горната част на тази страница и проследява измисления дистрибутор Keldmoor от първата връзка до отговорите в чата. Ето какво ще видите и как работи това.
Едно място за всички връзки
Connection Hub е мястото, където DocReveal се свързва с другите ви инструменти. Отваря се от иконата с щепсел в горната лента и има четири раздела: вашите връзки, каталог с услуги, персонализирани конектори и активност.
Всяка връзка показва състоянието си, докога е валидна и кой я използва. Това променя начина, по който работите: преди да пипнете дадена връзка, знаете кои потоци и агенти зависят от нея. А докато връзката се използва от включен поток, DocReveal не ви позволява да я изтриете.
Свързване на услуга с един диалогов прозорец
Каталогът с услуги съдържа приложения, банки и персонализирани конектори и може да се филтрира по тип, начин на вход или категория. Изберете услуга и DocReveal ви показва как се влиза, какво ще ви трябва и какво може услугата. Например, пощенска кутия през IMAP идва с четири действия и тригер за нови имейли.
След това диалоговият прозорец за свързване иска точно това: име, сървър и данни за вход. Тайните се съхраняват шифровани и никога повече не се показват. Свързвате услугата веднъж и оттам нататък потоците и агентите ви използват тази връзка.
Вашата банка — само за четене
Банките имат собствен филтър в каталога, подреден по държави. Връзката използва достъп от вашето интернет банкиране: поставяте издадения там API токен заедно с датата, до която е валиден. След това DocReveal зарежда сметките ви — във видеото това са оперативна сметка в долари и сметка в евро.
Връзката с банката само чете. DocReveal вижда сметки, салда, трансакции и извлечения, но не може да извърши плащане. Преди токенът да изтече, DocReveal ви напомня.
На практика: банковото извлечение, което се подрежда само
Това е сърцевината на видеото. В Integration Manager потокът Daily bank statement се стартира по график всеки ден в 7:00 UTC и минава през четири стъпки:
- Графикът стартира изпълнението всяка сутрин.
- Стъпката Date Helper изчислява вчерашната дата.
- Банковата стъпка Statement for a period изтегля извлечението за този ден по оперативната сметка.
- Стъпката Upload document to DocReveal го записва в папка Bank, с отделна подпапка за всеки месец, и му поставя етикет Bank statement.
Оттам нататък всяко извлечение се обработва като всеки друг документ. DocReveal го разпознава като банково извлечение, изготвя кратко резюме с деня, движенията и крайното салдо, превръща всяка трансакция в данни и добавя извлечението към графа на знанията. Всяко изпълнение се записва в журнала стъпка по стъпка — чак до файла, който е качило.
На практика: кои фактури всъщност сме платили?
Тъй като извлеченията вече стоят до фактурите, екипът може да пита и за двете едновременно. В RAG чата той пита кои фактури на доставчици са платени миналата седмица и кои все още са неплатени.
Отговорът съпоставя редовете от извлечението с фактурите: една фактура е платена така, както е одобрена, на чешки доставчик е платено в евро, а за едно плащане в DocReveal изобщо няма фактура. Той изброява какво още е неплатено, включително три спорни фактури със спряно плащане, свързва всяка точка с източника ѝ и предлага следващата стъпка: да се поиска от този доставчик липсващата фактура.
Това са същите септемврийски фактури, които може би познавате от видеата Ask your invoices и Agents under control. Този път банковите извлечения се присъединяват към тях сами.
На практика: агенти, които действат чрез вашите връзки
Агентите използват същите връзки. Когато задавате инструментите на даден агент, можете да избирате действия от свързаните услуги и от собствените си конектори. Във видеото Invoice triage agent може да изпраща имейли през връзката AP outbox и да търси поръчка за покупка в ERP системата.
Изпращането на имейл променя данни, затова инструментът е отбелязан като чувствителен и следва политиката на своята група — в случая изпращането трябва първо да бъде одобрено от човек. Пощенска кутия също може да стартира агент: Mailroom agent проверява пощенската кутия AP mailbox на всеки пет минути.
На практика: свържете това, което го няма в каталога
Когато системата, която ви трябва, има HTTPS API, но я няма в каталога, описвате я веднъж в Connector Studio. Във видеото конекторът за ERP е импортиран от OpenAPI файла на самата ERP система. Задавате адреса на услугата — конекторът може да се обръща само към този хост — и начина на вход, в случая API ключ в заглавката на заявката.
Всяко действие е едно извикване към услугата. Тествате го с реалната връзка и само успешен тест отключва публикуването. След публикуване действията се появяват в редактора на потоци и в инструментите на агентите: одобрените фактури на Keldmoor вече стават задължения към доставчици в ERP системата чрез новия конектор.
Връзки, които остават в изправност
Банковият достъп не трае вечно. Преди токенът да изтече, връзката преминава в състояние Needs attention, а Integration Manager показва напомняне. Подновяването изисква новия токен, а връзката и всеки поток, който я използва, остават на мястото си. Журналът на активността записва кой какво е създал, подновил или публикувал и кога — включително собствените предупреждения на системата за изтичане на срока.
Какво да запомните
- Свържете веднъж. Една връзка обслужва всеки поток и агент, който има нужда от нея, и винаги виждате кой какво използва.
- Нека достъпът до банката бъде само за четене. DocReveal чете извлеченията; плащанията остават там, където са и днес.
- Оставете документите да пристигат сами. Поток по график всяка сутрин превръща вчерашното извлечение в документ, в който може да се търси.
- Първо питайте, после действайте. Чатът съпоставя плащанията с фактурите, като посочва източниците, а чувствителните действия на агентите могат да чакат одобрение от човек.
Keldmoor, банките му и ERP системата му са измислени демонстрационни данни, а екраните са от реалния продукт.
Свържете веднъж. Използвайте навсякъде.