U većini financijskih timova tjedan počinje jednako. Netko preuzme bankovne izvode, spremi ih u mapu i ručno sparuje plaćanja s računima. Dokumenti stižu odasvud — iz dijeljenog poštanskog sandučića, iz banke, iz ERP sustava, s poslužitelja datoteka — a svaki od tih sustava ima vlastite pristupne podatke.
Obično se ti sustavi povezuju skriptu po skriptu. Lozinke završavaju u konfiguracijskim datotekama, nitko ne zna koji proces ovisi o kojem korisničkom računu, a kad bankovni token istekne, noćni zadatak tiho stane.
Naš novi video vodič pokazuje kako DocReveal to rješava pomoću Connection Huba. Traje manje od sedam minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a prati izmišljenog distributera Keldmoor od prve veze do odgovora u chatu. Evo što ćete vidjeti i kako to funkcionira.
Jedno mjesto za sve veze
Connection Hub je mjesto gdje se DocReveal povezuje s vašim ostalim alatima. Otvara se preko ikone utikača u zaglavlju i ima četiri kartice: vaše veze, katalog servisa, prilagođene konektore i aktivnost.
Svaka veza prikazuje svoje stanje, koliko dugo vrijedi i tko je koristi. To mijenja način rada: prije nego što dirnete neku vezu, znate koji tokovi i agenti o njoj ovise. A dok vezu koristi aktivan tok, DocReveal ne dopušta da je obrišete.
Servis povezujete u jednom dijalogu
Katalog servisa navodi aplikacije, banke i prilagođene konektore, a možete ga filtrirati po vrsti, načinu prijave ili kategoriji. Odaberite servis i DocReveal će vam reći kako se prijavljujete, što će vam trebati i što servis može učiniti. Poštanski sandučić povezan putem protokola IMAP, primjerice, dolazi s četiri akcije i okidačem za novu e-poštu.
Dijalog za povezivanje zatim traži upravo to: naziv, poslužitelj i podatke za prijavu. Tajni podaci pohranjuju se šifrirano i nikada se više ne prikazuju. Servis povežete jednom, a vaši tokovi i agenti od tada koriste tu vezu.
Vaša banka, samo za čitanje
Banke u katalogu imaju vlastiti filtar, organiziran po zemljama. Veza koristi pristup iz vašeg internetskog bankarstva: zalijepite API token koji je ondje izdan, zajedno s datumom do kojeg vrijedi. DocReveal zatim učitava vaše bankovne račune — u videu su to operativni račun u dolarima i račun u eurima.
Veza s bankom samo čita. DocReveal vidi bankovne račune, stanja, transakcije i izvode i ne može izvršiti nijedno plaćanje. Prije nego što token istekne, DocReveal vas na to podsjeća.
U praksi: bankovni izvod koji se sam arhivira
Ovo je srž videa. U Integration Manageru tok pod nazivom Daily bank statement izvršava se prema rasporedu, svaki dan u 7:00 UTC, u četiri koraka:
- Raspored svako jutro pokreće izvršavanje.
- Korak Date Helper izračunava jučerašnji datum.
- Bankovni korak, Statement for a period, preuzima izvod operativnog računa za taj dan.
- Korak Upload document to DocReveal sprema ga u mapu Bank, s posebnom podmapom za svaki mjesec, i dodjeljuje mu oznaku Bank statement.
Od tog trenutka svaki se izvod obrađuje kao i svaki drugi dokument. DocReveal ga prepoznaje kao bankovni izvod, piše kratak sažetak s danom, prometom i završnim stanjem, svaku transakciju pretvara u podatke i dodaje ga u graf znanja. Svako se izvršavanje bilježi korak po korak, sve do prenesene datoteke.
U praksi: koje smo račune zapravo platili?
Budući da se izvodi sada nalaze uz račune, tim može pitati o jednima i drugima odjednom. U RAG chatu pita koji su računi dobavljača plaćeni prošli tjedan, a koji su još otvoreni.
Odgovor sparuje stavke izvoda s računima: jedan račun plaćen je onako kako je odobren, češki dobavljač plaćen je u eurima, a za jedno plaćanje DocReveal nema nikakav račun. Navodi što je još otvoreno, uključujući tri sporna računa na čekanju, svaku točku povezuje s njezinim izvorom i predlaže sljedeći korak: zatražiti od tog dobavljača račun koji nedostaje.
To su isti rujanski računi koje možda poznajete iz videa Ask your invoices i Agents under control. Ovaj put bankovni izvodi pridružuju im se sami.
U praksi: agenti koji djeluju putem vaših veza
Agenti koriste iste veze. Kada agentu dodjeljujete alate, možete odabrati akcije iz povezanih servisa i iz vlastitih konektora. U videu Invoice triage agent može slati e-poštu putem veze AP outbox i potražiti narudžbenicu u ERP sustavu.
Slanje e-pošte mijenja podatke, pa je alat označen kao osjetljiv i slijedi politiku svoje skupine — ovdje ga najprije mora odobriti čovjek. Poštanski sandučić može i pokrenuti agenta: Mailroom agent svakih pet minuta provjerava sandučić AP mailbox.
U praksi: povežite ono čega nema u katalogu
Kada sustav koji vam treba ima HTTPS API, ali ga nema u katalogu, jednom ga opišete u alatu Connector Studio. U videu se konektor za ERP uvozi iz OpenAPI datoteke ERP sustava. Postavljate adresu servisa — konektor smije pozivati samo taj host — i način prijave, ovdje API ključ u zaglavlju.
Svaka akcija jedan je poziv servisu. Testirate je sa stvarnom vezom, a tek uspješan test otključava objavu. Objavljene akcije pojavljuju se u uređivaču tokova i među alatima agenata: odobreni računi tvrtke Keldmoor sada putem novog konektora postaju obveze prema dobavljačima u ERP sustavu.
Veze koje ostaju ispravne
Pristup banci ne traje vječno. Prije nego što token istekne, veza prelazi u stanje Needs attention, a Integration Manager prikazuje podsjetnik. Pri obnovi se traži novi token, a veza i svi tokovi koji je koriste ostaju na svojem mjestu. Dnevnik aktivnosti bilježi tko je što stvorio, obnovio ili objavio i kada — uključujući upozorenja o isteku koja šalje sam sustav.
Što zapamtiti
- Povežite jednom. Jedna veza služi svakom toku i agentu kojem je potrebna, a uvijek vidite tko što koristi.
- Neka banka ostane samo za čitanje. DocReveal čita izvode; plaćanja ostaju tamo gdje su i danas.
- Neka dokumenti stižu sami. Tok koji se pokreće prema rasporedu svako jutro pretvara jučerašnji izvod u dokument koji se može pretraživati.
- Pitajte, pa djelujte. Chat sparuje plaćanja s računima uz navođenje izvora, a osjetljive radnje agenata mogu čekati odobrenje čovjeka.
Keldmoor, njegove banke i njegov ERP izmišljeni su demo podaci; zasloni prikazuju stvarni proizvod.
Povežite jednom. Koristite posvuda.