A la majoria d’equips financers, la setmana comença igual. Algú descarrega els extractes bancaris, els desa en una carpeta i concilia a mà els pagaments amb les factures. Els documents arriben de tot arreu — una bústia compartida, el banc, l’ERP, un servidor de fitxers — i cadascun d’aquests sistemes té les seves pròpies credencials.
Normalment, aquests sistemes es connecten script a script. Les contrasenyes acaben en fitxers de configuració, ningú no sap quin procés depèn de quin compte i, quan un token del banc caduca, una tasca nocturna s’atura en silenci.
La nostra nova guia en vídeo mostra com ho gestiona DocReveal amb el Connection Hub. Dura menys de set minuts, la podeu veure al capdamunt d’aquesta pàgina i segueix Keldmoor, un distribuïdor fictici, des de la primera connexió fins a les respostes al xat. Vet aquí què hi veureu i com funciona.
Un sol lloc per a totes les connexions
El Connection Hub és on DocReveal es connecta amb les vostres altres eines. S’obre des de la icona de l’endoll a la capçalera i té quatre pestanyes: les vostres connexions, el catàleg de serveis, els connectors personalitzats i l’activitat.
Cada connexió mostra el seu estat, fins quan és vàlida i qui la fa servir. Això canvia la manera de treballar: abans de tocar una connexió, ja sabeu quins fluxos i quins agents en depenen. I mentre un flux activat fa servir una connexió, DocReveal no us deixa eliminar-la.
Un sol diàleg per connectar un servei
El catàleg de serveis recull aplicacions, bancs i connectors personalitzats, i el podeu filtrar per tipus, mètode d’inici de sessió o categoria. Trieu un servei i DocReveal us indica com cal iniciar sessió, què necessitareu i què pot fer el servei. Una bústia IMAP, per exemple, inclou quatre accions i un activador per als correus nous.
Després, el diàleg de connexió demana exactament això: un nom, el servidor i les dades d’inici de sessió. Els secrets es desen xifrats i no es tornen a mostrar mai més. Connecteu un servei una vegada i, a partir d’aquell moment, els vostres fluxos i els vostres agents fan servir aquesta connexió.
El vostre banc, en mode de només lectura
Els bancs tenen un filtre propi al catàleg, organitzat per països. La connexió fa servir l’accés de la vostra banca en línia: enganxeu el token API que s’hi ha emès, juntament amb la data fins a la qual és vàlid. Després, DocReveal carrega els vostres comptes — al vídeo, un compte operatiu en dòlars i un compte en euros.
La connexió bancària només llegeix. DocReveal veu comptes, saldos, transaccions i extractes, i no pot fer cap pagament. Abans que el token caduqui, DocReveal us ho recorda.
Cas pràctic: l’extracte bancari que s’arxiva sol
Aquest és el cor del vídeo. A Integration Manager, un flux anomenat Daily bank statement s’executa de manera programada, cada dia a les 7:00 UTC, en quatre passos:
- La programació inicia l’execució cada matí.
- Un pas Date Helper calcula la data del dia anterior.
- El pas bancari, Statement for a period, descarrega l’extracte d’aquell dia del compte operatiu.
- El pas Upload document to DocReveal l’arxiva en una carpeta Bank, amb una subcarpeta per a cada mes, i li assigna l’etiqueta Bank statement.
A partir d’aquí, cada extracte es processa com qualsevol altre document. DocReveal el reconeix com a extracte bancari, redacta un resum breu amb el dia, els moviments i el saldo final, converteix cada transacció en dades i l’afegeix al graf de coneixement. Cada execució queda registrada pas a pas, fins al fitxer que ha pujat.
Cas pràctic: quines factures hem pagat realment?
Com que ara els extractes són al costat de les factures, l’equip pot preguntar sobre tots dos alhora. Al xat RAG, pregunta quines factures de proveïdors es van pagar la setmana passada i quines continuen pendents.
La resposta concilia les línies de l’extracte amb les factures: una factura pagada tal com es va aprovar, un proveïdor txec pagat en euros i un pagament per al qual DocReveal no té cap factura. Enumera el que continua pendent, incloses tres factures en disputa que estan retingudes, enllaça cada punt amb la seva font i suggereix el pas següent: demanar a aquest proveïdor la factura que falta.
Són les mateixes factures de setembre que potser ja heu vist a Ask your invoices i a Agents under control. Aquesta vegada, els extractes bancaris s’hi sumen sols.
Cas pràctic: agents que actuen a través de les vostres connexions
Els agents fan servir les mateixes connexions. Quan assigneu a un agent les seves eines, podeu triar accions dels serveis connectats i dels vostres propis connectors. Al vídeo, l’Invoice triage agent pot enviar correus electrònics a través de la connexió AP outbox i consultar una comanda de compra a l’ERP.
Enviar correus modifica dades, de manera que l’eina està marcada com a sensible i segueix la política del seu grup — aquí, una persona ha d’aprovar primer l’enviament. Una bústia també pot iniciar un agent: el Mailroom agent revisa la bústia AP mailbox cada cinc minuts.
Cas pràctic: connectar el que no és al catàleg
Quan el sistema que necessiteu té una API HTTPS però no és al catàleg, el descriviu una sola vegada a Connector Studio. Al vídeo, el connector de l’ERP s’importa des del fitxer OpenAPI de l’ERP. Definiu l’adreça del servei — el connector només pot cridar aquest host — i l’inici de sessió, aquí una clau API en una capçalera.
Cada acció és una crida al servei. La proveu amb la connexió real, i només una prova superada desbloqueja la publicació. Un cop publicades, les accions apareixen al dissenyador de fluxos i a les eines dels agents: les factures aprovades de Keldmoor es converteixen ara en comptes a pagar a l’ERP a través del nou connector.
Connexions que es mantenen en bon estat
L’accés bancari no dura per sempre. Abans que caduqui un token, la connexió passa a l’estat Needs attention i Integration Manager mostra un recordatori. La renovació demana el nou token, i la connexió i tots els fluxos que la fan servir es mantenen al seu lloc. El registre d’activitat deixa constància de qui ha creat, renovat o publicat què, i quan — inclosos els avisos de caducitat del mateix sistema.
Què cal retenir
- Connecteu una vegada. Una sola connexió serveix tots els fluxos i agents que la necessiten, i sempre veieu qui fa servir què.
- Mantingueu el banc en mode de només lectura. DocReveal llegeix els extractes; els pagaments es queden on són avui.
- Deixeu que els documents arribin sols. Un flux programat converteix cada matí l’extracte del dia anterior en un document on es pot cercar.
- Pregunteu i després actueu. El xat concilia pagaments i factures amb les seves fonts, i les accions sensibles dels agents poden esperar l’aprovació d’una persona.
Keldmoor, els seus bancs i el seu ERP són dades de demostració fictícies; les pantalles són les del producte real.
Connecteu una vegada. Feu-ho servir arreu.