Ve většině finančních týmů začíná týden stejně. Někdo stáhne bankovní výpisy, uloží je do složky a ručně páruje platby s fakturami. Dokumenty přicházejí odevšad — ze sdílené schránky, z banky, z ERP, ze souborového serveru — a každý z těch systémů má vlastní přihlášení.
Obvykle se tyto systémy propojují skript po skriptu. Hesla končí v konfiguračních souborech, nikdo neví, který proces závisí na kterém účtu, a když vyprší bankovní token, noční úloha se potichu zastaví.
Náš nový videonávod ukazuje, jak to v DocReveal řeší Connection Hub. Trvá necelých sedm minut, pustit si ho můžete nahoře na této stránce a sleduje smyšleného distributora Keldmoor od prvního připojení až po odpovědi v chatu. Tady je, co v něm uvidíte a jak to funguje.
Jedno místo pro všechna připojení
Connection Hub je místo, kde se DocReveal propojuje s vašimi dalšími nástroji. Otevírá se ikonou zástrčky v záhlaví a má čtyři karty: vaše připojení, katalog služeb, vlastní konektory a aktivitu.
Každé připojení ukazuje svůj stav, jak dlouho platí a kdo ho používá. To mění způsob práce: než na připojení sáhnete, víte, která flow a kteří agenti na něm závisejí. A dokud připojení používá zapnuté flow, DocReveal vám ho smazat nedovolí.
Službu připojíte v jednom dialogu
Katalog služeb obsahuje aplikace, banky i vlastní konektory a můžete ho filtrovat podle typu, způsobu přihlášení nebo kategorie. Když vyberete službu, DocReveal vám řekne, jak se budete přihlašovat, co budete potřebovat a co služba umí. Například e-mailová schránka přes IMAP nabízí čtyři akce a spouštěč pro nový e-mail.
Dialog pro připojení se pak ptá přesně na tohle: název, server a přihlášení. Tajné údaje se ukládají šifrovaně a už se nikdy nezobrazí. Službu připojíte jednou a vaše flow i agenti od té chvíle používají toto připojení.
Vaše banka, jen pro čtení
Banky mají v katalogu vlastní filtr, uspořádaný podle zemí. Připojení využívá přístup z vašeho internetového bankovnictví: vložíte API token, který tam byl vydán, spolu s datem, do kdy platí. DocReveal pak načte vaše účty — ve videu provozní účet v dolarech a účet v eurech.
Připojení k bance data pouze čte. DocReveal vidí účty, zůstatky, transakce a výpisy a nemůže provést žádnou platbu. Než token vyprší, DocReveal vám to připomene.
Praktické použití: bankovní výpis, který se zařadí sám
Tohle je jádro videa. V modulu Integration Manager se každý den v 7:00 UTC podle plánu spouští flow Daily bank statement, které má čtyři kroky:
- Plánovač každé ráno spustí běh.
- Krok Date Helper vypočítá včerejší datum.
- Bankovní krok Statement for a period stáhne výpis provozního účtu za daný den.
- Krok Upload document to DocReveal ho uloží do složky Bank, kde má každý měsíc vlastní podsložku, a označí ho štítkem Bank statement.
Dál se každý výpis zpracovává stejně jako kterýkoli jiný dokument. DocReveal ho rozpozná jako bankovní výpis, napíše krátké shrnutí, které uvádí den, pohyby na účtu a konečný zůstatek, každou transakci převede na data a výpis přidá do znalostního grafu. Každý běh se zaznamenává krok po kroku, až po soubor, který nahrál.
Praktické použití: které faktury jsme opravdu zaplatili?
Protože teď výpisy leží vedle faktur, může se tým ptát na obojí najednou. V RAG chatu se zeptá, které dodavatelské faktury byly minulý týden zaplaceny a které jsou ještě otevřené.
Odpověď páruje řádky výpisu s fakturami: jedna faktura zaplacená tak, jak byla schválena, platba českému dodavateli v eurech a jedna platba, ke které DocReveal nemá vůbec žádnou fakturu. Vypíše, co je ještě otevřené, včetně tří pozastavených sporných faktur, u každého bodu odkáže na jeho zdroj a navrhne další krok: požádat příslušného dodavatele o chybějící fakturu.
Jde o tytéž zářijové faktury, které možná znáte z videí Ask your invoices a Agents under control. Tentokrát se k nim bankovní výpisy přidají samy.
Praktické použití: agenti, kteří jednají přes vaše připojení
Agenti používají stejná připojení. Když agentovi přidělujete nástroje, můžete vybírat akce z připojených služeb i z vlastních konektorů. Ve videu umí Invoice triage agent posílat e-maily přes připojení AP outbox a vyhledat objednávku v ERP.
Odeslání e-mailu mění data, a proto je nástroj označený jako citlivý a řídí se politikou své skupiny — tady ho musí nejdřív schválit člověk. Agenta může spustit i e-mailová schránka: Mailroom agent kontroluje schránku AP mailbox každých pět minut.
Praktické použití: připojte i to, co v katalogu není
Když systém, který potřebujete, má HTTPS API, ale v katalogu chybí, popíšete ho jednou v nástroji Connector Studio. Ve videu se konektor ERP importuje z OpenAPI souboru tohoto ERP. Nastavíte adresu služby — konektor smí volat jen tohoto hostitele — a přihlášení, tady API klíč v hlavičce.
Každá akce je jedno volání služby. Otestujete ji se skutečným připojením a publikování odemkne jen úspěšný test. Po publikování se akce objeví v návrháři flow i mezi nástroji agentů: schválené faktury firmy Keldmoor se teď přes nový konektor stávají závazky v ERP.
Připojení, která zůstanou funkční
Přístup do banky netrvá věčně. Než token vyprší, připojení přejde do stavu Needs attention a Integration Manager zobrazí připomínku. Obnova si vyžádá nový token a připojení i všechna flow, která ho používají, zůstanou na svém místě. Log aktivit zaznamenává, kdo co vytvořil, obnovil nebo publikoval a kdy — včetně vlastních upozornění systému na konec platnosti.
Co si odnést
- Připojte jednou. Jedno připojení slouží všem flow i agentům, kteří ho potřebují, a vždy vidíte, kdo co používá.
- Banku nechte jen pro čtení. DocReveal výpisy čte; platby zůstávají tam, kde jsou dnes.
- Nechte dokumenty přicházet samy. Flow spouštěné podle plánu každé ráno promění včerejší výpis v prohledávatelný dokument.
- Zeptejte se, pak jednejte. Chat páruje platby s fakturami a uvádí k tomu zdroje; citlivé akce agentů mohou čekat na schválení člověkem.
Keldmoor, jeho banky a jeho ERP jsou smyšlená demo data; obrazovky ukazují skutečný produkt.
Připojte jednou. Používejte všude.