В большинстве финансовых отделов неделя начинается одинаково. Кто-то скачивает банковские выписки, сохраняет их в папку и вручную сверяет платежи со счетами. Документы приходят отовсюду — из общего почтового ящика, из банка, из ERP, с файлового сервера, — и у каждой из этих систем свой логин.
Обычно такие системы подключают скрипт за скриптом. Пароли оказываются в конфигурационных файлах, никто не знает, какой процесс зависит от какой учётной записи, а когда истекает банковский токен, ночное задание тихо останавливается.
Наше новое видеоруководство показывает, как DocReveal решает эту задачу с помощью Connection Hub. Ролик длится меньше семи минут, посмотреть его можно вверху этой страницы, и вместе с вымышленным дистрибьютором Keldmoor он проходит путь от первого подключения до ответов в чате. Вот что вы увидите и как это работает.
Единое место для всех подключений
Connection Hub — это место, где DocReveal подключается к другим вашим инструментам. Он открывается по значку штекера на верхней панели, и в нём четыре вкладки: ваши подключения, каталог сервисов, пользовательские коннекторы и активность.
У каждого подключения видны состояние, срок действия и то, кто им пользуется. Это меняет подход к работе: прежде чем что-то делать с подключением, вы знаете, какие потоки и агенты от него зависят. А пока подключение используется включённым потоком, DocReveal не позволит его удалить.
Подключение сервиса — один диалог
В каталоге сервисов собраны приложения, банки и пользовательские коннекторы, а фильтровать его можно по типу, способу входа или категории. Выберите сервис, и DocReveal покажет, как выполняется вход, что вам понадобится и что умеет этот сервис. Например, у почтового ящика по IMAP есть четыре действия и триггер на новые письма.
Затем диалог подключения запрашивает именно это: имя, сервер и данные для входа. Секреты хранятся в зашифрованном виде и больше никогда не показываются. Вы подключаете сервис один раз, и с этого момента ваши потоки и агенты пользуются этим подключением.
Ваш банк — только для чтения
Для банков в каталоге есть отдельный фильтр с разбивкой по странам. Подключение использует доступ из вашего интернет-банка: вы вставляете выданный там API-токен вместе с датой, до которой он действует. Затем DocReveal загружает ваши счета — в видео это операционный счёт в долларах и счёт в евро.
Подключение к банку только читает данные. DocReveal видит счета, остатки, транзакции и выписки, но провести платёж не может. До истечения срока действия токена DocReveal напомнит вам об этом.
На практике: банковская выписка, которая сама попадает в нужную папку
Это главная часть видео. В Integration Manager поток Daily bank statement запускается по расписанию каждый день в 7:00 UTC и выполняется в четыре шага:
- Расписание каждое утро запускает поток.
- Шаг Date Helper вычисляет вчерашнюю дату.
- Банковский шаг Statement for a period скачивает выписку по операционному счёту за этот день.
- Шаг Upload document to DocReveal помещает её в папку Bank, где для каждого месяца есть своя подпапка, и присваивает ей метку Bank statement.
Дальше каждая выписка обрабатывается так же, как любой другой документ. DocReveal распознаёт в ней банковскую выписку, составляет краткую сводку с указанием дня, движения средств и исходящего остатка, превращает каждую транзакцию в данные и добавляет выписку в граф знаний. Каждый запуск пошагово записывается в журнал — вплоть до файла, который он загрузил.
На практике: какие счета мы на самом деле оплатили?
Поскольку выписки теперь лежат рядом со счетами, команда может спрашивать сразу и о тех, и о других. В RAG-чате она спрашивает, какие счета поставщиков были оплачены на прошлой неделе, а какие всё ещё не оплачены.
Ответ сопоставляет строки выписки со счетами: один счёт оплачен так, как был утверждён, чешскому поставщику заплатили в евро, а для одного платежа в DocReveal вообще нет счёта. Он перечисляет, что ещё не оплачено, включая три спорных счёта с приостановленной оплатой, снабжает каждый пункт ссылкой на источник и предлагает следующий шаг: запросить у этого поставщика недостающий счёт.
Это те же сентябрьские счета, которые вы, возможно, уже знаете по видео Ask your invoices и Agents under control. На этот раз к ним сами присоединяются банковские выписки.
На практике: агенты, которые действуют через ваши подключения
Агенты пользуются теми же подключениями. Назначая агенту инструменты, вы можете выбрать действия подключённых сервисов и ваших собственных коннекторов. В видео Invoice triage agent может отправлять письма через подключение AP outbox и искать заказ на закупку в ERP.
Отправка писем изменяет данные, поэтому этот инструмент помечен как чувствительный и подчиняется политике своей группы — в данном случае отправку сначала должен одобрить человек. Запускать агента может и почтовый ящик: Mailroom agent проверяет ящик AP mailbox каждые пять минут.
На практике: подключите то, чего нет в каталоге
Если у нужной вам системы есть HTTPS API, но в каталоге её нет, вы один раз описываете её в Connector Studio. В видео коннектор для ERP импортируется из файла OpenAPI этой ERP-системы. Вы задаёте адрес сервиса — коннектор может обращаться только к этому хосту — и способ входа, в нашем случае API-ключ в заголовке.
Каждое действие — это один вызов сервиса. Вы тестируете его на реальном подключении, и публикация становится доступна только после успешного теста. Опубликованные действия появляются в конструкторе потоков и среди инструментов агентов: теперь утверждённые счета Keldmoor через новый коннектор становятся кредиторской задолженностью в ERP.
Подключения, которые остаются в строю
Доступ к банку не вечен. Перед тем как истечёт срок действия токена, подключение переходит в состояние Needs attention, а Integration Manager показывает напоминание. При продлении запрашивается новый токен, а само подключение и все потоки, которые его используют, остаются на месте. Журнал активности фиксирует, кто, что и когда создал, продлил или опубликовал, — включая собственные предупреждения системы об истечении срока действия.
Что взять с собой
- Подключите один раз. Одно подключение служит всем потокам и агентам, которым оно нужно, и вы всегда видите, кто чем пользуется.
- Ограничьте доступ к банку чтением. DocReveal читает выписки, а платежи остаются там же, где и сегодня.
- Пусть документы приходят сами. Поток по расписанию каждое утро превращает вчерашнюю выписку в документ, доступный для поиска.
- Сначала спросите, потом действуйте. Чат сопоставляет платежи со счетами, ссылаясь на источники, а чувствительные действия агентов могут ждать одобрения человека.
Keldmoor, его банки и его ERP — вымышленные демонстрационные данные, а экраны — это настоящий продукт.
Подключите один раз. Используйте везде.