W większości zespołów finansowych tydzień zaczyna się tak samo. Ktoś pobiera wyciągi bankowe, zapisuje je w folderze i ręcznie dopasowuje płatności do faktur. Dokumenty przychodzą zewsząd — ze wspólnej skrzynki pocztowej, z banku, z ERP, z serwera plików — a każdy z tych systemów wymaga osobnego logowania.
Zwykle te systemy łączy się skrypt po skrypcie. Hasła lądują w plikach konfiguracyjnych, nikt nie wie, który proces zależy od którego konta, a gdy wygaśnie token bankowy, nocne zadanie po cichu przestaje działać.
Nasz nowy przewodnik wideo pokazuje, jak DocReveal rozwiązuje ten problem za pomocą Connection Hub. Trwa niecałe siedem minut, możesz go obejrzeć na górze tej strony i śledzi fikcyjnego dystrybutora Keldmoor od pierwszego połączenia aż po odpowiedzi na czacie. Poniżej opisujemy, co zobaczysz i jak to działa.
Jedno miejsce na wszystkie połączenia
Connection Hub to miejsce, w którym DocReveal łączy się z Twoimi pozostałymi narzędziami. Otwierasz go ikoną wtyczki w nagłówku, a w środku znajdziesz cztery karty: Twoje połączenia, katalog usług, niestandardowe konektory i aktywność.
Przy każdym połączeniu widać jego stan, okres ważności i to, kto z niego korzysta. To zmienia sposób pracy: zanim cokolwiek w nim zmienisz, wiesz, które przepływy i którzy agenci od niego zależą. A dopóki połączenia używa włączony przepływ, DocReveal nie pozwoli Ci go usunąć.
Usługę podłączasz w jednym oknie dialogowym
Katalog usług obejmuje aplikacje, banki i niestandardowe konektory, a filtrować go możesz według typu, metody logowania lub kategorii. Gdy wybierzesz usługę, DocReveal powie Ci, jak się logować, czego będziesz potrzebować i co ta usługa potrafi. Na przykład skrzynka pocztowa podłączona przez IMAP ma cztery akcje i wyzwalacz dla nowych e-maili.
Okno dialogowe połączenia pyta następnie dokładnie o to: o nazwę, serwer i logowanie. Sekrety są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są ponownie wyświetlane. Usługę podłączasz raz, a od tej pory Twoje przepływy i agenci korzystają z tego połączenia.
Twój bank, tylko do odczytu
Banki mają w katalogu własny filtr, uporządkowany według krajów. Połączenie opiera się na dostępie z Twojej bankowości internetowej: wklejasz wydany tam token API wraz z datą, do której jest ważny. Następnie DocReveal wczytuje Twoje rachunki — w filmie rachunek operacyjny w dolarach i rachunek w euro.
Połączenie z bankiem wyłącznie odczytuje dane. DocReveal widzi rachunki, salda, transakcje i wyciągi, ale nie może wykonać żadnej płatności. Zanim token wygaśnie, DocReveal Ci o tym przypomni.
W praktyce: wyciąg bankowy, który sam trafia na swoje miejsce
To serce filmu. W Integration Manager przepływ o nazwie Daily bank statement uruchamia się według harmonogramu codziennie o 7:00 UTC i wykonuje cztery kroki:
- Harmonogram uruchamia przepływ każdego ranka.
- Krok Date Helper wylicza wczorajszą datę.
- Krok bankowy Statement for a period pobiera wyciąg z rachunku operacyjnego za ten dzień.
- Krok Upload document to DocReveal zapisuje go w folderze Bank, w osobnym podfolderze dla każdego miesiąca, z etykietą Bank statement.
Od tej chwili każdy wyciąg jest przetwarzany jak dowolny inny dokument. DocReveal rozpoznaje go jako wyciąg bankowy, pisze krótkie podsumowanie obejmujące dzień, ruchy na rachunku i saldo końcowe, zamienia każdą transakcję w dane i dodaje wyciąg do grafu wiedzy. Każde uruchomienie jest zapisywane krok po kroku, aż po przesłany plik.
W praktyce: które faktury naprawdę zapłaciliśmy?
Ponieważ wyciągi leżą teraz obok faktur, zespół może pytać o jedno i drugie naraz. Na czacie RAG pyta, które faktury dostawców zostały zapłacone w zeszłym tygodniu, a które są wciąż otwarte.
Odpowiedź dopasowuje pozycje wyciągu do faktur: jedna faktura zapłacona tak, jak została zatwierdzona, płatność dla czeskiego dostawcy w euro i jedna płatność, do której DocReveal nie ma w ogóle faktury. Wymienia, co jest jeszcze otwarte, w tym trzy wstrzymane sporne faktury, każdy punkt opatruje odnośnikiem do źródła i proponuje kolejny krok: poprosić właściwego dostawcę o brakującą fakturę.
To te same wrześniowe faktury, które możesz znać z filmów Ask your invoices i Agents under control. Tym razem wyciągi bankowe dołączają do nich samodzielnie.
W praktyce: agenci, którzy działają przez Twoje połączenia
Agenci korzystają z tych samych połączeń. Gdy przydzielasz agentowi narzędzia, możesz wybierać akcje z podłączonych usług i z własnych konektorów. W filmie Invoice triage agent może wysyłać e-maile przez połączenie AP outbox i wyszukać zamówienie zakupu w ERP.
Wysłanie e-maila zmienia dane, więc to narzędzie jest oznaczone jako wrażliwe i podlega polityce swojej grupy — tutaj najpierw musi je zatwierdzić człowiek. Agenta może też uruchomić skrzynka pocztowa: Mailroom agent co pięć minut sprawdza skrzynkę AP mailbox.
W praktyce: podłącz to, czego nie ma w katalogu
Jeśli potrzebujesz systemu, który udostępnia API HTTPS, ale nie ma go w katalogu, opisujesz go raz w narzędziu Connector Studio. W filmie konektor ERP zostaje zaimportowany z pliku OpenAPI tego ERP. Ustawiasz adres usługi — konektor może wywoływać wyłącznie ten host — oraz logowanie, tutaj klucz API w nagłówku.
Każda akcja to jedno wywołanie usługi. Testujesz ją na prawdziwym połączeniu, a publikację odblokowuje dopiero udany test. Po publikacji akcje pojawiają się w projektancie przepływów i wśród narzędzi agentów: zatwierdzone faktury firmy Keldmoor trafiają teraz przez nowy konektor do ERP jako zobowiązania.
Połączenia, które pozostają w dobrej kondycji
Dostęp do banku nie trwa wiecznie. Zanim token wygaśnie, połączenie przechodzi w stan Needs attention, a Integration Manager wyświetla przypomnienie. Odnowienie wymaga podania nowego tokenu, a połączenie i każdy korzystający z niego przepływ pozostają na swoim miejscu. Dziennik aktywności zapisuje, kto co utworzył, odnowił lub opublikował i kiedy — łącznie z własnymi ostrzeżeniami systemu o wygaśnięciu.
Co warto zapamiętać
- Połącz raz. Jedno połączenie obsługuje każdy przepływ i każdego agenta, który go potrzebuje, a Ty zawsze widzisz, kto czego używa.
- Pozostaw bank tylko do odczytu. DocReveal odczytuje wyciągi; płatności zostają tam, gdzie są dziś.
- Niech dokumenty przychodzą same. Przepływ uruchamiany według harmonogramu co rano zamienia wczorajszy wyciąg w przeszukiwalny dokument.
- Pytaj, potem działaj. Czat dopasowuje płatności do faktur i podaje źródła, a wrażliwe działania agentów mogą czekać na zatwierdzenie przez człowieka.
Keldmoor, jego banki i jego ERP to fikcyjne dane demonstracyjne; ekrany pokazują prawdziwy produkt.
Połącz raz. Używaj wszędzie.