În majoritatea echipelor financiare, săptămâna începe la fel. Cineva descarcă extrasele bancare, le salvează într-un dosar și corelează manual plățile cu facturile. Documentele vin de peste tot — dintr-o căsuță de e-mail partajată, de la bancă, din ERP, de pe serverul de fișiere — și fiecare dintre aceste sisteme are propriile date de acces.
De obicei, aceste sisteme sunt conectate prin scripturi, unul câte unul. Parolele ajung în fișiere de configurare, nimeni nu știe ce proces depinde de ce cont, iar când un token bancar expiră, o sarcină de noapte se oprește pe tăcute.
Noul nostru ghid video arată cum rezolvă DocReveal această problemă prin Connection Hub. Durează mai puțin de șapte minute, îl puteți viziona în partea de sus a acestei pagini și urmărește un distribuitor fictiv, Keldmoor, de la prima conexiune până la răspunsurile din chat. Iată ce veți vedea și cum funcționează.
Un singur loc pentru toate conexiunile
Connection Hub este locul în care DocReveal se conectează la celelalte instrumente ale dumneavoastră. Se deschide de la pictograma în formă de ștecher din antet și are patru file: conexiunile dumneavoastră, catalogul de servicii, conectorii personalizați și activitatea.
Fiecare conexiune își arată starea, cât timp este valabilă și cine o folosește. Asta schimbă felul în care lucrați: înainte să umblați la o conexiune, știți ce fluxuri și ce agenți depind de ea. Iar cât timp o conexiune este folosită de un flux activ, DocReveal nu vă permite să o ștergeți.
Conectarea unui serviciu se face într-o singură fereastră
Catalogul de servicii cuprinde aplicații, bănci și conectori personalizați și îl puteți filtra după tip, metodă de autentificare sau categorie. Alegeți un serviciu, iar DocReveal vă spune cum vă autentificați, de ce veți avea nevoie și ce poate face serviciul. O căsuță de e-mail prin IMAP, de exemplu, vine cu patru acțiuni și un declanșator pentru e-mailurile noi.
Fereastra de conectare vă cere apoi exact aceste lucruri: un nume, serverul și datele de autentificare. Secretele sunt stocate criptat și nu mai sunt afișate niciodată. Conectați un serviciu o singură dată, iar de atunci încolo fluxurile și agenții dumneavoastră folosesc acea conexiune.
Banca dumneavoastră, în regim de doar citire
În catalogul de servicii, băncile au propriul filtru, organizat pe țări. Conexiunea folosește un acces din platforma online a băncii dumneavoastră: lipiți tokenul API emis acolo, împreună cu data până la care este valabil. Apoi DocReveal vă încarcă conturile — în videoclip, un cont operațional în dolari și un cont în euro.
Conexiunea cu banca doar citește. DocReveal vede conturi, solduri, tranzacții și extrase și nu poate efectua nicio plată. Înainte ca tokenul să expire, DocReveal vă trimite un memento.
În practică: extrasul bancar care se arhivează singur
Acesta este miezul videoclipului. În Integration Manager, un flux numit Daily bank statement rulează după o planificare, în fiecare zi la 7:00 UTC, în patru pași:
- Planificarea pornește rularea în fiecare dimineață.
- Un pas Date Helper calculează data de ieri.
- Pasul bancar, Statement for a period, descarcă extrasul din acea zi pentru contul operațional.
- Pasul Upload document to DocReveal îl arhivează în dosarul Bank, împărțit pe subdosare lunare, și îi aplică eticheta Bank statement.
De aici înainte, fiecare extras este procesat ca orice alt document. DocReveal îl recunoaște ca extras bancar, scrie un scurt rezumat cu ziua, mișcările din cont și soldul final, transformă fiecare tranzacție în date și îl adaugă în graful de cunoștințe. Fiecare rulare este înregistrată pas cu pas, până la fișierul încărcat.
În practică: ce facturi am plătit, de fapt?
Pentru că extrasele stau acum lângă facturi, echipa poate întreba despre ambele deodată. În chatul RAG, întreabă ce facturi de la furnizori au fost plătite săptămâna trecută și care sunt încă neachitate.
Răspunsul pune în corespondență rândurile din extras cu facturile: o factură plătită așa cum a fost aprobată, un furnizor ceh plătit în euro și o plată pentru care DocReveal nu are nicio factură. Enumeră ce a rămas neachitat, inclusiv trei facturi contestate, puse în așteptare, leagă fiecare punct de sursa sa și propune pasul următor: solicitarea facturii lipsă de la furnizorul respectiv.
Sunt aceleași facturi din septembrie pe care poate le cunoașteți din videoclipurile Ask your invoices și Agents under control. De data aceasta, extrasele bancare li se alătură singure.
În practică: agenți care acționează prin conexiunile dumneavoastră
Agenții folosesc aceleași conexiuni. Când îi atribuiți unui agent instrumentele, puteți alege acțiuni din serviciile conectate și din propriii dumneavoastră conectori. În videoclip, Invoice triage agent poate trimite e-mailuri prin conexiunea AP outbox și poate căuta o comandă de achiziție în ERP.
Trimiterea unui e-mail modifică date, așa că instrumentul este marcat ca sensibil și urmează politica grupului său — aici, o persoană trebuie să îl aprobe mai întâi. O căsuță de e-mail poate, de asemenea, să pornească un agent: Mailroom agent verifică la fiecare cinci minute căsuța AP mailbox.
În practică: conectați ce nu oferă catalogul
Când sistemul de care aveți nevoie are un API HTTPS, dar nu îl găsiți în catalogul de servicii, îl descrieți o singură dată în Connector Studio. În videoclip, conectorul pentru ERP este importat din fișierul OpenAPI al sistemului ERP. Stabiliți adresa serviciului — conectorul poate apela doar acel host — și autentificarea, aici o cheie API într-un antet.
Fiecare acțiune este un apel către serviciu. O testați cu conexiunea reală și doar un test reușit deblochează publicarea. După publicare, acțiunile apar în editorul de fluxuri și în instrumentele agenților: facturile aprobate ale companiei Keldmoor devin acum obligații de plată în ERP, prin noul conector.
Conexiuni care rămân în bună stare
Accesul la bancă nu durează la nesfârșit. Înainte ca un token să expire, conexiunea trece în starea Needs attention, iar Integration Manager afișează un memento. Reînnoirea cere noul token, iar conexiunea și fiecare flux care o folosește rămân la locul lor. Jurnalul de activitate consemnează cine a creat, a reînnoit sau a publicat ce și când — inclusiv avertizările de expirare emise chiar de sistem.
Ce merită reținut
- Conectați o dată. O singură conexiune servește fiecare flux și fiecare agent care are nevoie de ea, iar dumneavoastră vedeți mereu cine ce folosește.
- Păstrați banca în regim de doar citire. DocReveal citește extrasele; plățile rămân acolo unde sunt și astăzi.
- Lăsați documentele să sosească singure. Un flux planificat transformă în fiecare dimineață extrasul de ieri într-un document în care se poate căuta.
- Întrebați, apoi acționați. Chatul pune în corespondență plățile cu facturile, cu indicarea surselor, iar acțiunile sensibile ale agenților pot aștepta aprobarea unei persoane.
Keldmoor, băncile sale și sistemul său ERP sunt date demonstrative fictive; ecranele sunt din produsul real.
Conectați o dată. Folosiți peste tot.