Vo väčšine finančných tímov sa týždeň začína rovnako. Niekto stiahne bankové výpisy, uloží ich do priečinka a ručne páruje platby s faktúrami. Dokumenty prichádzajú odvšadiaľ — zo zdieľanej schránky, z banky, z ERP, zo súborového servera — a každý z týchto systémov má vlastné prihlasovanie.
Zvyčajne sa tieto systémy prepájajú skript po skripte. Heslá končia v konfiguračných súboroch, nikto nevie, ktorý proces závisí od ktorého účtu, a keď vyprší bankový token, nočná úloha sa potichu zastaví.
Náš nový videonávod ukazuje, ako to v DocReveal rieši Connection Hub. Trvá necelých sedem minút, pustiť si ho môžete hore na tejto stránke a sleduje fiktívneho distribútora Keldmoor od prvého pripojenia až po odpovede v chate. Tu je, čo v ňom uvidíte a ako to funguje.
Jedno miesto pre všetky pripojenia
Connection Hub je miesto, kde sa DocReveal prepája s vašimi ďalšími nástrojmi. Otvára sa ikonou zástrčky v záhlaví a má štyri karty: vaše pripojenia, katalóg služieb, vlastné konektory a aktivitu.
Každé pripojenie ukazuje svoj stav, ako dlho platí a kto ho používa. To mení spôsob práce: skôr než na pripojenie siahnete, viete, ktoré flow a ktorí agenti od neho závisia. A kým pripojenie používa zapnuté flow, DocReveal vám ho nedovolí zmazať.
Službu pripojíte v jednom dialógu
Katalóg služieb obsahuje aplikácie, banky aj vlastné konektory a môžete ho filtrovať podľa typu, spôsobu prihlásenia alebo kategórie. Keď vyberiete službu, DocReveal vám povie, ako sa budete prihlasovať, čo budete potrebovať a čo služba dokáže. Napríklad e-mailová schránka cez IMAP ponúka štyri akcie a spúšťač pre nový e-mail.
Dialóg pripojenia sa potom pýta presne na to: na názov, server a prihlásenie. Tajné údaje sa ukladajú šifrovane a už sa nikdy nezobrazia. Službu pripojíte raz a vaše flow aj agenti od tej chvíle používajú toto pripojenie.
Vaša banka, len na čítanie
Banky majú v katalógu vlastný filter, usporiadaný podľa krajín. Pripojenie využíva prístup z vášho internetového bankovníctva: vložíte API token, ktorý tam bol vydaný, spolu s dátumom, dokedy platí. DocReveal potom načíta vaše účty — vo videu prevádzkový účet v dolároch a účet v eurách.
Pripojenie k banke dáta iba číta. DocReveal vidí účty, zostatky, transakcie a výpisy a nemôže vykonať žiadnu platbu. Pred vypršaním tokenu vám to DocReveal pripomenie.
Praktické využitie: bankový výpis, ktorý sa zaradí sám
Toto je jadro videa. V Integration Manager sa každý deň o 7:00 UTC podľa plánu spúšťa flow Daily bank statement, ktoré má štyri kroky:
- Plánovač každé ráno spustí beh.
- Krok Date Helper vypočíta včerajší dátum.
- Bankový krok Statement for a period stiahne výpis prevádzkového účtu za daný deň.
- Krok Upload document to DocReveal ho uloží do priečinka Bank, kde má každý mesiac vlastný podpriečinok, a označí ho štítkom Bank statement.
Ďalej sa každý výpis spracúva rovnako ako ktorýkoľvek iný dokument. DocReveal ho rozpozná ako bankový výpis, napíše krátke zhrnutie, ktoré uvádza deň, pohyby na účte a konečný zostatok, každú transakciu prevedie na dáta a výpis pridá do znalostného grafu. Každý beh sa zaznamenáva krok po kroku, až po súbor, ktorý nahral.
Praktické využitie: ktoré faktúry sme naozaj zaplatili?
Keďže výpisy teraz ležia vedľa faktúr, tím sa môže pýtať na oboje naraz. V RAG chate sa opýta, ktoré dodávateľské faktúry boli minulý týždeň zaplatené a ktoré sú ešte otvorené.
Odpoveď páruje riadky výpisu s faktúrami: jedna faktúra zaplatená tak, ako bola schválená, platba českému dodávateľovi v eurách a jedna platba, ku ktorej DocReveal nemá vôbec žiadnu faktúru. Vypíše, čo je ešte otvorené, vrátane troch pozastavených sporných faktúr, pri každom bode odkáže na jeho zdroj a navrhne ďalší krok: požiadať príslušného dodávateľa o chýbajúcu faktúru.
Ide o tie isté septembrové faktúry, ktoré možno poznáte z videí Ask your invoices a Agents under control. Tentoraz sa k nim bankové výpisy pridajú samy.
Praktické využitie: agenti, ktorí konajú cez vaše pripojenia
Agenti používajú rovnaké pripojenia. Keď agentovi prideľujete nástroje, môžete vyberať akcie z pripojených služieb aj z vlastných konektorov. Vo videu dokáže Invoice triage agent posielať e-maily cez pripojenie AP outbox a vyhľadať objednávku v ERP.
Odoslanie e-mailu mení dáta, a preto je nástroj označený ako citlivý a riadi sa politikou svojej skupiny — tu ho musí najprv schváliť človek. Agenta môže spustiť aj e-mailová schránka: Mailroom agent kontroluje schránku AP mailbox každých päť minút.
Praktické využitie: pripojte aj to, čo v katalógu nie je
Keď systém, ktorý potrebujete, má HTTPS API, ale v katalógu chýba, opíšete ho raz v nástroji Connector Studio. Vo videu sa konektor ERP importuje z OpenAPI súboru tohto ERP. Nastavíte adresu služby — konektor smie volať iba tohto hostiteľa — a prihlásenie, v tomto prípade API kľúč v hlavičke.
Každá akcia je jedno volanie služby. Otestujete ju so skutočným pripojením a publikovanie odomkne iba úspešný test. Po publikovaní sa akcie objavia v návrhári flow aj medzi nástrojmi agentov: schválené faktúry firmy Keldmoor sa teraz cez nový konektor stávajú záväzkami v ERP.
Pripojenia, ktoré zostávajú v kondícii
Prístup do banky netrvá večne. Pred vypršaním tokenu prejde pripojenie do stavu Needs attention a Integration Manager zobrazí pripomienku. Obnova si vyžiada nový token a pripojenie aj všetky flow, ktoré ho používajú, zostanú na svojom mieste. Log aktivít zaznamenáva, kto čo vytvoril, obnovil alebo publikoval a kedy — vrátane vlastných upozornení systému na koniec platnosti.
Čo si odniesť
- Pripojte raz. Jedno pripojenie slúži všetkým flow aj agentom, ktorí ho potrebujú, a vždy vidíte, kto čo používa.
- Banku nechajte len na čítanie. DocReveal výpisy číta; platby zostávajú tam, kde sú dnes.
- Nechajte dokumenty prichádzať samy. Flow spúšťané podľa plánu každé ráno premení včerajší výpis na prehľadávateľný dokument.
- Opýtajte sa, potom konajte. Chat páruje platby s faktúrami a uvádza k tomu zdroje; citlivé akcie agentov môžu čakať na schválenie človekom.
Keldmoor, jeho banky aj jeho ERP sú fiktívne demo dáta; obrazovky ukazujú skutočný produkt.
Pripojte raz. Používajte všade.