I de flesta ekonomiteam börjar veckan på samma sätt. Någon laddar ner kontoutdragen, sparar dem i en mapp och stämmer av betalningar mot fakturor för hand. Dokumenten kommer från alla håll — en delad brevlåda, banken, ERP-systemet, en filserver — och vart och ett av systemen har sin egen inloggning.
Oftast kopplas systemen ihop ett skript i taget. Lösenord hamnar i konfigurationsfiler, ingen vet vilken process som är beroende av vilket konto, och när en banktoken går ut stannar ett nattligt jobb utan att någon märker det.
Vår nya videoguide visar hur DocReveal hanterar det med Connection Hub. Den är under sju minuter lång, ni kan se den högst upp på den här sidan, och den följer Keldmoor, en fiktiv grossist, från den första anslutningen till svaren i chatten. Här beskriver vi vad ni får se och hur det fungerar.
En plats för alla anslutningar
Connection Hub är platsen där DocReveal ansluter till era andra verktyg. Den öppnas via ikonen med stickkontakten i sidhuvudet och har fyra flikar: era anslutningar, tjänstekatalogen, egna kopplingar och aktivitet.
Varje anslutning visar sin status, hur länge den är giltig och vem som använder den. Det förändrar hur ni arbetar: innan ni rör en anslutning vet ni vilka flöden och agenter som är beroende av den. Och så länge ett aktiverat flöde använder en anslutning låter DocReveal er inte ta bort den.
En tjänst ansluts i en enda dialog
Tjänstekatalogen listar appar, banker och egna kopplingar, och ni kan filtrera den efter typ, inloggningsmetod eller kategori. Välj en tjänst så berättar DocReveal hur ni loggar in, vad ni kommer att behöva och vad tjänsten kan göra. En brevlåda via IMAP kommer till exempel med fyra åtgärder och en utlösare för ny e-post.
Anslutningsdialogen frågar sedan efter precis det: ett namn, servern och inloggningen. Hemligheter lagras krypterade och visas aldrig igen. Ni ansluter en tjänst en gång, och därefter använder era flöden och agenter den anslutningen.
Er bank, med enbart läsåtkomst
Banker har ett eget filter i katalogen, ordnat efter land. Anslutningen använder åtkomst från er internetbank: ni klistrar in den API-token som utfärdats där, tillsammans med datumet den gäller till. DocReveal läser sedan in era konton — i videon ett driftkonto i dollar och ett konto i euro.
Bankanslutningen läser endast. DocReveal ser konton, saldon, transaktioner och kontoutdrag och kan inte genomföra någon betalning. Innan token går ut påminner DocReveal er.
I praktiken: kontoutdraget som arkiverar sig självt
Det här är kärnan i videon. I Integration Manager körs ett flöde som heter Daily bank statement enligt ett schema, varje dag kl. 7:00 UTC, i fyra steg:
- Schemat startar körningen varje morgon.
- Steget Date Helper räknar ut gårdagens datum.
- Banksteget Statement for a period laddar ner den dagens kontoutdrag för driftkontot.
- Steget Upload document to DocReveal arkiverar det i mappen Bank, med en undermapp per månad och etiketten Bank statement.
Därifrån bearbetas varje kontoutdrag som vilket annat dokument som helst. DocReveal känner igen det som ett kontoutdrag, skriver en kort sammanfattning med dagen, rörelserna och utgående saldo, gör varje transaktion till data och lägger till det i kunskapsgrafen. Varje körning loggas steg för steg, ända ner till filen som laddades upp.
I praktiken: vilka fakturor har vi faktiskt betalat?
Eftersom kontoutdragen nu ligger bredvid fakturorna kan teamet fråga om båda på en gång. I RAG-chatten frågar teamet vilka leverantörsfakturor som betalades förra veckan och vilka som fortfarande är öppna.
Svaret matchar rader i kontoutdragen mot fakturor: en faktura betald så som den godkändes, en tjeckisk leverantör betald i euro och en betalning som DocReveal inte har någon faktura alls för. Det listar vad som fortfarande är öppet, inklusive tre omtvistade fakturor som har satts på vänt, kopplar varje punkt till sin källa och föreslår nästa steg: att be den leverantören om den saknade fakturan.
Det här är samma septemberfakturor som ni kanske känner igen från videorna Ask your invoices och Agents under control. Den här gången tillkommer kontoutdragen av sig själva.
I praktiken: agenter som agerar genom era anslutningar
Agenter använder samma anslutningar. När ni ger en agent dess verktyg kan ni välja åtgärder från anslutna tjänster och från era egna kopplingar. I videon kan Invoice triage agent skicka e-post via anslutningen AP outbox och slå upp en inköpsorder i ERP-systemet.
Att skicka e-post ändrar data, så verktyget är markerat som känsligt och följer sin grupps policy — här måste en människa godkänna det först. En brevlåda kan också starta en agent: Mailroom agent kontrollerar brevlådan AP mailbox var femte minut.
I praktiken: anslut det som inte finns i katalogen
När systemet ni behöver har ett HTTPS-API men inte finns i katalogen beskriver ni det en gång i Connector Studio. I videon importeras ERP-kopplingen från ERP-systemets OpenAPI-fil. Ni anger tjänstens adress — kopplingen får endast anropa den värden — och inloggningen, här en API-nyckel i en header.
Varje åtgärd är ett anrop till tjänsten. Ni testar den med den riktiga anslutningen, och först ett lyckat test låser upp publiceringen. När åtgärderna är publicerade visas de i flödesdesignern och bland agenternas verktyg: de godkända fakturorna från Keldmoor blir nu leverantörsskulder i ERP-systemet via den nya kopplingen.
Anslutningar som förblir friska
Bankåtkomst varar inte för evigt. Innan en token går ut flyttas anslutningen till statusen Needs attention, och Integration Manager visar en påminnelse. Vid förnyelse efterfrågas den nya token, och anslutningen och varje flöde som använder den ligger kvar. Aktivitetsloggen registrerar vem som skapade, förnyade eller publicerade vad, och när — inklusive systemets egna varningar om att giltigheten går ut.
Det här tar ni med er
- Anslut en gång. En anslutning tjänar varje flöde och agent som behöver den, och ni ser alltid vem som använder vad.
- Håll bankanslutningen skrivskyddad. DocReveal läser kontoutdrag; betalningarna stannar där de är i dag.
- Låt dokumenten komma in av sig själva. Ett schemalagt flöde gör varje morgon gårdagens kontoutdrag till ett sökbart dokument.
- Fråga först, agera sedan. Chatten matchar betalningar mot fakturor med källhänvisningar, och känsliga agentåtgärder kan vänta på godkännande från en människa.
Keldmoor, dess banker och dess ERP-system är fiktiva demodata; skärmbilderna visar den riktiga produkten.
Anslut en gång. Använd överallt.