Në Keldmoor, një distributor fiktiv mallrash industriale, është koha e mbylljes së muajit. Departamenti i financës ka përpara një pirg faturash të shtatorit, një kontratë furnizimi me një shtojcë, porosi blerjeje, fletëhyrje malli dhe një skanim të mëngjesit nga zyra e postës. Pyetjet janë ato të zakonshmet: a i paguam çmimet e duhura, a erdhi ndonjë gjë dy herë dhe sa para janë në lojë?
Për t’iu përgjigjur, zakonisht duhet të hapen PDF-të krah për krah, të kopjohen shifrat në një tabelë dhe të shpresohet që të mos shpëtojë asgjë. Videoja jonë e re, Ask your invoices, tregon të njëjtën mbyllje muaji në DocReveal — nga një pyetje e shkruar me fjalë të thjeshta deri te një panel që e hap i gjithë ekipi. Zgjat tre minuta e gjysmë, mund ta shikoni në krye të kësaj faqeje dhe është bërë për drejtorët e financës, kontrollorët financiarë dhe ekipet e llogarive të pagueshme, e jo për inxhinierët e të dhënave. Ja çfarë do të shihni dhe pse ka rëndësi.
Përgjigjet janë tashmë te dokumentet
Faktet që i duhen një ekipi financiar rrallë mungojnë. Ato gjenden në kontrata, shtojca, fatura dhe skanime — të shpërndara nëpër skedarë, formate dhe gjuhë të ndryshme. Pjesa e vështirë është t’i lidhësh shpejt, dhe në një mënyrë që dikush tjetër të mund ta verifikojë.
Kjo pjesë e dytë ka po aq rëndësi sa shpejtësia. Një shifër pa burim është thjesht një mendim. Kur një përgjigje përfundon në një vendim pagese ose para drejtuesve, të gjithë duhet të mund të shohin nga ka ardhur.
Pyetja: fjalë të thjeshta, përgjigje me citime
Videoja nis në RAG Manager. Ekipi i financës pyet nëse furnitori i faturoi çmimet e sakta pas shtojcës së kontratës. Përgjigjja emërton faturën e vetme që nuk përputhet — një dado bllokuese është faturuar me 1,15 dollarë në vend të çmimit të ri prej 1,09 dollarësh sipas shtojcës, gjë që e bën faturën 720,00 dollarë më të lartë — dhe konfirmon se faturat e tjera të shtatorit përputhen.
Çdo shifër ka citimin e saj. Një klikim mbi të tregon burimin — në këtë rast faqen e shtojcës me çmimin e ri. Askush nuk ka pse ta pranojë përgjigjen me besim të verbër; prova është vetëm një klikim larg.
Pyetja e dytë kërkon të gjitha gjetjet e shtatorit në një tabelë, me një grafik sipas furnitorëve. DocReveal mbështetet te rezultatet e kontrolleve të rregullave të biznesit, te të dhënat e nxjerra nga faturat dhe te vetë dokumentet, dhe përgjigjet me tregues kyç, një tabelë me pesë gjetje dhe një grafik. Së bashku ato arrijnë në 15.900,36 dollarë që nuk duhet të paguhen. Tabela mund të eksportohet në Excel, Word ose Markdown.
Rezultatet e rregullave vijnë nga të njëjtat kontrolle që treguam në videon Checked, not trusted. Në vend që të hamendësojë nëse një faturë është dublikatë, chat-i mund ta lexojë verdiktin.
Numërimi: një kërkesë që mund ta lexoni
Gjetja më e madhe është një dublikatë: një faturë erdhi me email dhe sërish si kopje letre në skanimin nga zyra e postës. Për një shumë kaq të madhe, një kontrollor financiar kërkon prova, jo rrëfime.
Prandaj videoja kalon te Analytics Manager. Pyetja „A ka ardhur ndonjë faturë më shumë se një herë?“ përkthehet në SQL, dhe kërkesa shfaqet për shqyrtim përpara se të ekzekutohet, bashkë me një shpjegim të shkurtër me fjalë të thjeshta. Kushdo që lexon SQL mund të shohë saktësisht se çfarë do të numërohet. Rezultati është një rresht i vetëm: i njëjti numër fature, dy kopje, gjithsej 27.250,00 dollarë.
Këto kërkesa nuk bëjnë gjë tjetër veç leximit. Ato kanë qasje vetëm te të dhënat e vetë hapësirës suaj të punës, madhësia e rezultatit të tyre është e kufizuar paraprakisht dhe çdo ekzekutim regjistrohet me ID-në, nivelin e besueshmërisë dhe kohën e tij. Një pyetje për të dhënat tuaja nuk mund t’i ndryshojë kurrë ato.
Ndarja: një panel, të njëjtat shifra për të gjithë
Një përgjigje në chat e ndihmon personin që pyeti. Mbyllja e muajit kërkon që të gjithë të kenë para sysh të njëjtat shifra. Në Dashboard Manager, mbi grupin e të dhënave të faturave krijohet një panel për mbylljen e shtatorit; ai nis si draft dhe ndërtohet me klikime në redaktuesin e integruar — tregues kyç, shumat e faturuara sipas datës së lëshimit dhe një tabelë faturash. Pa kod dhe pa ndonjë mjet më vete.
Me një klikim e publikoni për të gjithë në hapësirën e punës. Në faqen e paneleve, i gjithë ekipi sheh të njëjtat shtatë fatura, të njëjtat totale në dollarë dhe në euro, dhe një shtyllë që më 16 shtator ngrihet shumë mbi të tjerat — dublikatën, të dukshme me një shikim. Të dhënat rifreskohen me çdo ekzekutim të analitikës, kështu që paneli ecën në hap me përpunimin e dokumenteve të reja.
Çfarë të mbani mend
- Kërkoni burimin, jo vetëm përgjigjen. Nëse një përgjigje e AI-së nuk mund të tregojë faqen nga ka ardhur, ajo nuk është gati për një vendim pagese.
- Vërtetojini shifrat e mëdha me një kërkesë. Kur një shumë ka rëndësi, konfirmojeni me një numërim që mund ta lexoni, ta përsërisni dhe t’ia tregoni një audituesi.
- Mbajeni analizën vetëm për lexim. Pyetjet për të dhënat tuaja nuk duhet të kenë kurrë mundësi t’i ndryshojnë ato.
- Publikoni një herë, ndani një version. Një panel i publikuar i jep fund debatit se tabela e kujt është e sakta.
Të gjitha kompanitë dhe shifrat në video janë të dhëna demonstruese fiktive.
Pyetni me fjalë. Merrni shifra që mund t’i verifikoni.