Kur ekipi i parë në një kompani fillon të përdorë DocReveal, gjithçka është e thjeshtë: një workspace, disa njerëz, dokumentet e tyre. Pastaj përhapet edhe te të tjerët. Pagesat ndaj furnitorëve, financa, zyra ligjore, logjistika, burimet njerëzore, shitjet – çdo ekip ka dokumentet e veta dhe mënyrën e vet të punës.
Herët a vonë, departamenti i IT-së bën pyetjet që vijnë natyrshëm. Ku funksionon e gjithë kjo? Kush e mban në rregull? Dhe si kujdesemi për dymbëdhjetë workspace pa vrapuar pas dymbëdhjetë ekipeve?
Udhëzuesi video që sapo publikuam, „Një Admin për të gjitha workspace-et“, u përgjigjet këtyre pyetjeve përmes një mëngjesi të zakonshëm në Keldmoor, një furnitor industrial. Zgjat rreth gjashtë minuta e gjysmë, mund ta shikoni në krye të kësaj faqeje dhe në të Theo, që drejton ekipin e IT-së, kalon hap pas hapi nëpër Admin – aplikacionin që kujdeset për të gjitha workspace-et e kompanisë.
Një DocReveal vetëm për ju, në llogarinë tuaj AWS
Disa kompani e duan DocReveal krejtësisht për vete. Për to, DocReveal funksionon në një mjedis që është vetëm i tyre: në llogarinë AWS të vetë kompanisë, në rajonin AWS që zgjedh ajo.
Aty funksionon e gjithë platforma dhe aty ruhen dokumentet e kompanisë. Asgjë nuk ndahet me klientë të tjerë të DocReveal. Për ekipin e IT-së, zyrën ligjore dhe ekipin e sigurisë, kjo i jep përgjigje pyetjes së parë para se ta bëjë dikush.
Një workspace për çdo ekip
Brenda këtij mjedisi, çdo ekip merr një workspace të vetin. Në Keldmoor janë dymbëdhjetë, nga pagesat ndaj furnitorëve deri te një mjedis testimi për IT-në. Secili ka njerëzit e vet, dokumentet e veta, planin e vet dhe buxhetin e vet për AI.
Ekipet mbeten të ndara. Dosjet e pagave janë vetëm për burimet njerëzore, ndërsa draftet e kontratave të zyrës ligjore mbeten te zyra ligjore. Çdo ekip punon në DocReveal ashtu siç i duhet, pa u futur në punët e të tjerëve.
Një aplikacion për ekipin e IT-së: Admin
Dymbëdhjetë workspace kanë nevojë për dikë që të kujdeset për to. Për këtë shërben Admin: një aplikacion që qëndron mbi të gjitha workspace-et dhe i jep ekipit të IT-së pamjen e plotë në një vend të vetëm.
Në Admin, një workspace quhet tenant. E njëjta gjë, fjalë tjetër – një tenant për çdo ekip.
Ja për çfarë shërben secila pjesë e Admin, sipas radhës në të cilën i përdor Theo në video:
- Overview – si ecin të gjitha workspace-et, me një shikim: cilat ishin aktive këtë javë, sa u përpunua në 24 orët e fundit dhe cilat kanë nevojë për vëmendje. Çdo numër hap listën që fshihet pas tij.
- Tenants – çdo workspace në një listë të vetme, me planin, gjendjen, konsumin AI dhe aktivitetin e fundit. Filtrojeni, kryeni një veprim në disa workspace njëherësh ose hapni një segment të gatshëm, si workspace-et që i afrohen kufirit AI. Hapni njërin dhe gjithçka për atë ekip është në një ekran të vetëm. Në video, ekipi Sales Ops ka përdorur 93 % të tokenëve AI mujorë në nxitimin e fundit të tremujorit; Theo shton një paketë AI deri më 1 nëntor, me një arsye dhe me emrin e workspace-it të shkruar për konfirmim. Kufiri dyfishohet dhe ekipi vazhdon punën.
- Pipelines & Runs – çfarë dështoi, në cilin workspace dhe pse. Një fletëngarkesë e skanuar në logjistikë u ndal nga një gabim i përkohshëm në përpunimin me AI; zakonisht një ekzekutim i ri e zgjidh këtë, ndaj Theo nis një të tillë – sërish me një arsye të shkurtër.
- Notifications – njoftoni të gjitha ekipet njëherësh. Një njoftim brenda aplikacionit dhe një email për mirëmbajtjen e së shtunës, një pamje paraprake e asaj që do të shohin njerëzit, fillimisht një provë te vetja – pastaj dërgimi te 75 persona në 12 workspace.
- Billing – çfarë paguajnë workspace-et: planet, çmimet dhe datat e rinovimit, si dhe nëse ka diçka që pret të arkëtohet.
- Issues – kërkesat për ndihmë nga të gjitha workspace-et në një radhë të vetme: kush pyeti, nga cili ekip, sa urgjente është dhe në ç’fazë ndodhet.
- Domains ops – automatizimet që ekipet ndërtojnë vetë, si integrimet, konektorët, agjentët dhe rregullat, të mbikëqyrura në të gjitha workspace-et. Çdo gjë që ka ngecur ose dështon shfaqet në një radhë të vetme.
- Platform – vetë DocReveal: nëse gjithçka funksionon, çfarë ka ndryshuar dhe sa kushton, nga fatura e AWS për këtë muaj dhe parashikimi deri te kostoja AI e çdo workspace-i – plus mbikëqyrja e çelësave, hyrjeve dhe kërkesave të bllokuara.
- Operators & Audit – kush mund të punojë në Admin dhe me cilin rol, të gjithë me hyrje me dy faktorë. Dhe çdo veprim i regjistruar: kush bëri çfarë, kur dhe pse.
Pse ka rëndësi gjurma e auditimit
Admin mund të ndryshojë shumë gjëra, ndaj është ndërtuar që çdo veprim të jetë i gjurmueshëm. Ndryshimet që kanë rëndësi kërkojnë një arsye të shkurtër. Më të rrezikshmet ju kërkojnë gjithashtu të shkruani diçka para se të ndodhë çfarëdo – emrin e workspace-it ose numrin e njerëzve që do ta marrin mesazhin.
E gjithë kjo përfundon në regjistrin e auditimit. Në fund të videos, Theo rishikon mëngjesin e tij: njoftimin, ekzekutimin e ri dhe paketën AI, secilin me të dhënat se kush, kur dhe pse – dhe për paketën AI, saktësisht çfarë ndryshoi, para dhe pas.
Çfarë do të thotë kjo për ju
- Një mjedis vetëm për ju. DocReveal mund të funksionojë në llogarinë tuaj AWS, në rajonin që zgjidhni, i ndarë nga çdo klient tjetër.
- Vend për çdo ekip. Çdo ekip merr një workspace me njerëzit, dokumentet, planin dhe buxhetin e vet për AI – dhe ekipet mbeten të ndara.
- Një vend për IT-në. Gjendja, kërkesat për ndihmë, kostot dhe ndryshimet për të gjitha workspace-et janë në Admin, kështu që ekipi i IT-së nuk ka nevojë të vrapojë pas dymbëdhjetë ekipeve për përgjigje.
- Ndihmë me pak klikime. Më shumë AI për një ekip të ngarkuar, një ekzekutim i ri për një dokument të ngecur ose një njoftim për të gjithë – është një hap i shkurtër dhe i udhëzuar.
- Asgjë nuk ndodh pa u vënë re. Çdo veprim regjistrohet: kush, kur dhe pse.
Keldmoor, ekipet dhe njerëzit e saj janë të dhëna demo të trilluara; ekranet janë nga vetë Admin.
Një kompani. Llogaria e vet AWS. Një workspace për çdo ekip – dhe një aplikacion për t’i drejtuar të gjitha.