När det första teamet på ett företag börjar använda DocReveal är allt enkelt: en workspace, en handfull personer, deras dokument. Sedan sprider det sig. Leverantörsreskontra, ekonomi, juridik, logistik, HR, försäljning – varje team har sina egna dokument och sitt eget sätt att arbeta.
Förr eller senare ställer IT-avdelningen de självklara frågorna. Var körs allt det här? Vem håller ordning på det? Och hur tar vi hand om tolv workspaces utan att behöva jaga tolv team?
Vår nya videoguide, En Admin för alla workspaces, besvarar dem med en helt vanlig morgon på Keldmoor, en industrileverantör. Den är ungefär sex och en halv minut lång, ni kan se den högst upp på den här sidan, och den följer Theo, som leder IT-teamet, genom Admin – appen som tar hand om alla Keldmoors workspaces.
Ert eget DocReveal, i ert eget AWS-konto
Vissa företag vill ha DocReveal helt för sig själva. För dem körs DocReveal i en egen miljö: i företagets eget AWS-konto, i den AWS-region som företaget själv väljer.
Hela plattformen körs där, och företagets dokument förvaras där. Ingenting delas med andra DocReveal-kunder. För IT, juridik och säkerhet är den första frågan därmed besvarad innan någon ens hunnit ställa den.
En workspace för varje team
Inom den miljön får varje team en egen workspace. På Keldmoor finns det tolv, från leverantörsreskontran till en sandlåda för IT. Var och en har sina egna användare, sina egna dokument, sitt eget abonnemang och sin egen AI-budget.
Teamen hålls åtskilda. HR:s lönefiler är bara till för HR, och juridikteamets avtalsutkast stannar hos juridikteamet. Varje team arbetar i DocReveal på det sätt det behöver, utan att trampa någon annan på tårna.
En app för IT-teamet: Admin
Tolv workspaces behöver någon som tar hand om dem. Det är vad Admin är till för: en app som ligger ovanför alla workspaces och ger IT-teamet hela bilden på ett ställe.
I Admin kallas en workspace för tenant. Samma sak, ett annat ord – en tenant per team.
Det här är vad varje del av Admin är till för, i den ordning som Theo använder dem i videon:
- Overview – hur alla workspaces mår, i ett ögonkast: vilka som var aktiva den här veckan, hur mycket som bearbetades det senaste dygnet och vilka som behöver uppmärksamhet. Varje siffra öppnar listan bakom den.
- Tenants – alla workspaces i en lista, med abonnemang, hälsa, AI-användning och senaste aktivitet. Filtrera listan, gör något med flera workspaces på en gång eller öppna ett färdigt segment, till exempel workspaces som närmar sig sin AI-gräns. Öppna en, så finns allt om det teamet på en och samma skärm. I videon har Sales Ops förbrukat 93 procent av månadens AI-tokens i rushen inför kvartalsslutet; Theo lägger till ett AI-paket fram till den 1 november, med en motivering och namnet på workspacen inskrivet som bekräftelse. Gränsen fördubblas och teamet kan arbeta vidare.
- Pipelines & Runs – vad som misslyckades, i vilken workspace och varför. En skannad fraktsedel hos logistikteamet stoppades av ett tillfälligt AI-fel; en ny körning brukar lösa det, så Theo startar en – även nu med en kort motivering.
- Notifications – nå alla team på en gång. Ett meddelande i appen och ett mejl om lördagens underhåll, en förhandsvisning av vad mottagarna kommer att se, först ett test till Theo själv – sedan utskicket till 75 personer i 12 workspaces.
- Billing – vad de olika workspaces betalar: abonnemang, priser och förnyelsedatum, och om något återstår att driva in.
- Issues – hjälpärenden från alla workspaces i en enda kö: vem som frågade, från vilket team, hur brådskande det är och hur långt ärendet har kommit.
- Domains ops – automatiseringen som teamen bygger själva, till exempel integrationer, konnektorer, agenter och regler, bevakad i alla workspaces. Det som har fastnat eller misslyckas dyker upp i en och samma kö.
- Platform – själva DocReveal: om allt är igång, vad som har ändrats och vad det kostar, från månadens AWS-faktura och prognos till AI-kostnaden för varje workspace – plus bevakning av nycklar, inloggningar och blockerade förfrågningar.
- Operators & Audit – vem som får arbeta i Admin och i vilken roll, alla med tvåfaktorsinloggning. Och varje åtgärd dokumenterad: vem som gjorde vad, när och varför.
Därför är spårbarheten viktig
Admin kan ändra mycket, så allt som görs ska gå att spåra. Viktiga ändringar kräver en kort motivering. De mest riskfyllda kräver dessutom att ni skriver in något innan något händer – namnet på workspacen eller antalet personer som ett meddelande kommer att nå.
Allt hamnar i granskningsloggen. I slutet av videon blickar Theo tillbaka på sin egen morgon: meddelandet, den nya körningen och AI-paketet, var och en med vem, när och varför – och för AI-paketet exakt vad som ändrades, före och efter.
Vad det här betyder för er
- Er egen miljö. DocReveal kan köras i ert eget AWS-konto, i den region ni väljer, åtskilt från alla andra kunder.
- Plats för varje team. Varje team får en workspace med egna användare, dokument, abonnemang och AI-budget – och teamen hålls åtskilda.
- Ett ställe för IT. Hälsa, hjälpärenden, kostnader och ändringar för alla workspaces finns i Admin, så IT-teamet slipper jaga tolv team efter svar.
- Hjälp med några klick. Mer AI till ett team med mycket att göra, en ny körning för ett dokument som har fastnat eller ett meddelande till alla är ett kort steg med vägledning.
- Inget sker i det tysta. Varje åtgärd dokumenteras med vem, när och varför.
Keldmoor, dess team och dess medarbetare är fiktiva demodata; skärmbilderna kommer direkt från Admin.
Ett företag. Ett eget AWS-konto. En workspace för varje team – och en app för att styra dem alla.