Cuando el primer equipo de una empresa empieza a usar DocReveal, todo es sencillo: un workspace, un puñado de personas, sus documentos. Después, su uso se extiende. Cuentas a pagar, finanzas, jurídico, logística, recursos humanos, ventas – cada equipo tiene sus propios documentos y su propia forma de trabajar.
Tarde o temprano, el departamento de TI se plantea las preguntas evidentes. ¿Dónde funciona todo esto? ¿Quién lo mantiene en orden? ¿Y cómo nos ocupamos de doce workspaces sin tener que ir detrás de doce equipos?
Nuestra nueva guía en vídeo, Un solo Admin, todos los workspaces, responde a estas preguntas con una mañana cualquiera en Keldmoor, un proveedor industrial. Dura unos seis minutos y medio, puede verla al principio de esta página y acompaña a Theo, que dirige el equipo de TI, por Admin – la aplicación que se ocupa de todos los workspaces de Keldmoor.
Su propio DocReveal, en su propia cuenta de AWS
Algunas empresas quieren DocReveal solo para ellas. En ese caso, DocReveal funciona en un entorno propio: en la cuenta de AWS de la propia empresa, en la región de AWS que esta elija.
Allí funciona toda la plataforma y allí se guardan los documentos de la empresa. No se comparte nada con otros clientes de DocReveal. Para los equipos de TI, jurídico y de seguridad, eso resuelve la primera pregunta antes de que nadie la plantee.
Un workspace para cada equipo
Dentro de ese entorno, cada equipo recibe su propio workspace. En Keldmoor hay doce, desde cuentas a pagar hasta un entorno de pruebas de TI. Cada uno tiene su propia gente, sus propios documentos, su propio plan y su propio presupuesto de IA.
Los equipos se mantienen separados. Los archivos de nóminas de recursos humanos son solo para recursos humanos, y los borradores de contratos del equipo jurídico no salen del equipo jurídico. Cada equipo trabaja en DocReveal como lo necesita, sin invadir el terreno de nadie.
Una aplicación para el equipo de TI: Admin
Doce workspaces necesitan a alguien que se ocupe de ellos. Para eso está Admin: una aplicación que se sitúa por encima de todos los workspaces y da al equipo de TI la visión completa en un solo lugar.
En Admin, un workspace se llama tenant. Es lo mismo con otro nombre – un tenant por equipo.
A continuación, para qué sirve cada parte de Admin, en el orden en que Theo las usa en el vídeo:
- Overview – el estado de todos los workspaces de un vistazo: cuáles han estado activos esta semana, cuánto se ha procesado durante el último día y cuáles requieren atención. Cada cifra abre la lista que hay detrás.
- Tenants – todos los workspaces en una sola lista, con su plan, su estado, su uso de IA y su última actividad. Puede filtrarla, actuar sobre varios workspaces a la vez o abrir un segmento predefinido, como los workspaces que están cerca de su límite de IA. Al abrir uno, todo lo relativo a ese equipo aparece en una sola pantalla. En el vídeo, Sales Ops ha consumido el 93 % de sus tokens de IA mensuales con el ajetreo del cierre de trimestre; Theo añade un paquete de IA hasta el 1 de noviembre, indicando un motivo y escribiendo el nombre del workspace para confirmar. El límite se duplica y el equipo puede seguir trabajando.
- Pipelines & Runs – qué ha fallado, en qué workspace y por qué. Una carta de porte escaneada en Logística se detuvo por un error temporal de la IA; una nueva ejecución suele resolverlo, así que Theo la lanza – de nuevo, con un breve motivo.
- Notifications – avisar a todos los equipos a la vez. Un anuncio en la aplicación y un correo electrónico sobre el mantenimiento del sábado, una vista previa de lo que verán los destinatarios, primero una prueba enviada a sí mismo – y después, el envío a 75 personas en 12 workspaces.
- Billing – lo que pagan los workspaces: planes, precios y fechas de renovación, y si hay algo pendiente de cobro.
- Issues – las solicitudes de ayuda de todos los workspaces en una sola cola: quién la ha pedido, de qué equipo, con qué urgencia y en qué punto está.
- Domains ops – la automatización que crean los propios equipos, como integraciones, conectores, agentes y reglas, supervisada en todos los workspaces. Todo lo que se atasca o falla aparece en una sola cola.
- Platform – el propio DocReveal: si todo funciona, qué ha cambiado y cuánto cuesta, desde la factura de AWS de este mes y su previsión hasta el coste de IA de cada workspace – además de un seguimiento de claves, inicios de sesión y solicitudes bloqueadas.
- Operators & Audit – quién puede trabajar en Admin y con qué rol, siempre con autenticación de dos factores. Y cada acción, registrada: quién hizo qué, cuándo y por qué.
Por qué importa la pista de auditoría
Admin puede cambiar muchas cosas, por eso está diseñado para que cada uno responda de lo que hace. Los cambios importantes piden un breve motivo. Los más arriesgados le piden además que escriba algo antes de que ocurra nada – el nombre del workspace o el número de personas a las que llegará un mensaje.
Todo ello queda en el registro de auditoría. Al final del vídeo, Theo repasa su propia mañana: el aviso, la nueva ejecución y el paquete de IA, cada uno con quién, cuándo y por qué – y, en el caso del paquete de IA, exactamente qué cambió, antes y después.
Qué significa esto para usted
- Su propio entorno. DocReveal puede funcionar en su propia cuenta de AWS, en la región que usted elija, separado de todos los demás clientes.
- Espacio para cada equipo. Cada equipo recibe un workspace con su propia gente, documentos, plan y presupuesto de IA – y los equipos se mantienen separados.
- Un solo lugar para TI. El estado, las solicitudes de ayuda, los costes y los cambios de todos los workspaces están en Admin, así que el equipo de TI no tiene que ir detrás de doce equipos para obtener respuestas.
- Ayuda en pocos clics. Más IA para un equipo con mucho trabajo, una nueva ejecución para un documento atascado o un aviso a todos: basta con un paso breve y guiado.
- Nada ocurre en silencio. Cada acción queda registrada con quién, cuándo y por qué.
Keldmoor, sus equipos y las personas que aparecen son datos de demostración ficticios; las pantallas son las del propio Admin.
Una empresa. Su propia cuenta de AWS. Un workspace para cada equipo – y una sola aplicación para gestionarlos a todos.