Keď vo firme začne DocReveal používať prvý tím, všetko je jednoduché: jeden workspace, pár ľudí a ich dokumenty. Potom sa DocReveal rozšíri ďalej. Účtovníctvo, financie, právne oddelenie, logistika, HR, obchod – každý tím má vlastné dokumenty a vlastný spôsob práce.
Skôr či neskôr si IT oddelenie položí otázky, ktoré sa priam ponúkajú. Kde to všetko beží? Kto v tom drží poriadok? A ako sa postarať o dvanásť workspace bez toho, aby sme museli naháňať dvanásť tímov?
Náš nový videonávod Jeden Admin pre všetky workspace na ne odpovedá príbehom jedného obyčajného rána vo firme Keldmoor, ktorá dodáva tovar pre priemysel. Trvá zhruba šesť a pol minúty, pustiť si ho môžete hore na tejto stránke a ukazuje, ako Theo, vedúci IT tímu, pracuje s aplikáciou Admin, ktorá sa stará o všetky workspace firmy Keldmoor.
Vlastný DocReveal vo vlastnom účte AWS
Niektoré firmy chcú mať DocReveal úplne len pre seba. Pre ne beží DocReveal v prostredí, ktoré patrí len im: vo vlastnom účte AWS firmy, v regióne AWS, ktorý si sama zvolí.
Beží tam celá platforma a ukladajú sa tam aj dokumenty firmy. Nič sa nezdieľa s ostatnými zákazníkmi DocReveal. Pre IT oddelenie, právnikov aj bezpečnostný tím je tým prvá otázka vyriešená skôr, než ju vôbec niekto položí.
Workspace pre každý tím
V tomto prostredí dostane každý tím vlastný workspace. Vo firme Keldmoor ich je dvanásť, od účtovníctva až po testovací workspace pre IT. Každý z nich má vlastných ľudí, vlastné dokumenty, vlastnú tarifu a vlastný rozpočet na AI.
Tímy zostávajú oddelené. Mzdové podklady HR vidí len HR a návrhy zmlúv právneho oddelenia zostávajú u právnikov. Každý tím pracuje v DocReveal tak, ako potrebuje, a nikomu nelezie do kapusty.
Jedna aplikácia pre IT tím: Admin
Dvanásť workspace potrebuje niekoho, kto sa o ne postará. Práve na to slúži Admin: jedna aplikácia, ktorá stojí nad všetkými workspace a dáva IT tímu celkový prehľad na jednom mieste.
V Admine sa workspace hovorí tenant. To isté, len iné slovo – jeden tenant na každý tím.
Na čo slúžia jednotlivé časti Adminu, ukazuje nasledujúci prehľad – v poradí, v akom ich Theo používa vo videu:
- Overview – stav všetkých workspace na prvý pohľad: ktoré boli tento týždeň aktívne, koľko sa za posledný deň spracovalo a ktoré potrebujú pozornosť. Každé číslo otvorí zoznam, ktorý sa za ním skrýva.
- Tenants – všetky workspace v jednom zozname, pri každom tarifa, stav, využitie AI a posledná aktivita. Zoznam môžete filtrovať, vykonať akciu s viacerými workspace naraz alebo otvoriť pripravený segment, napríklad workspace, ktoré sa blížia k limitu AI. Keď jeden z nich otvoríte, máte všetko o danom tíme na jednej obrazovke. Vo videu tím Sales Ops v zhone na konci štvrťroka minul už 93 % mesačných AI tokenov; Theo pridá AI balík platný do 1. novembra, uvedie dôvod a na potvrdenie napíše názov workspace. Limit sa zdvojnásobí a tím môže pracovať ďalej.
- Pipelines & Runs – čo zlyhalo, v ktorom workspace a prečo. Naskenovaný nákladný list v logistike sa zastavil na dočasnej chybe AI; to zvyčajne vyrieši nový beh, a tak ho Theo spustí – opäť s krátkym zdôvodnením.
- Notifications – správa pre všetky tímy naraz. Oznámenie v aplikácii a e-mail o sobotnej údržbe, náhľad toho, čo ľudia uvidia, najprv test na vlastnú adresu – a potom odoslanie 75 ľuďom v 12 workspace.
- Billing – čo jednotlivé workspace platia: tarify, ceny a termíny obnovenia a tiež to, či nejaká platba nečaká na inkaso.
- Issues – žiadosti o pomoc zo všetkých workspace v jednom fronte: kto sa ozval, z ktorého tímu, aké je to naliehavé a v akom stave to je.
- Domains ops – automatizácie, ktoré si tímy vytvárajú samy, napríklad integrácie, konektory, agenti a pravidlá, pod dohľadom naprieč všetkými workspace. Čo sa zaseklo alebo zlyháva, sa zobrazí v jednom fronte.
- Platform – samotný DocReveal: či všetko beží, čo sa zmenilo a koľko to stojí, od aktuálneho mesačného účtu za AWS a jeho prognózy až po náklady na AI pri každom workspace – a k tomu dohľad nad kľúčmi, prihláseniami a zablokovanými požiadavkami.
- Operators & Audit – kto môže v Admine pracovať a v akej role, všetci s dvojfaktorovým prihlásením. A záznam o každej akcii: kto čo urobil, kedy a prečo.
Prečo na auditnej stope záleží
Admin toho môže zmeniť veľa, preto je navrhnutý tak, aby pri každej zmene bolo jasné, kto za ňou stojí. Dôležité zmeny vyžadujú krátke zdôvodnenie. Tie najrizikovejšie navyše chcú, aby ste ešte predtým, než sa čokoľvek stane, niečo napísali – názov workspace alebo počet ľudí, ku ktorým sa správa dostane.
Všetko sa zapisuje do auditného záznamu. Na konci videa sa Theo obzrie za svojím ránom: oznámenie, nový beh aj AI balík, pri každom kto, kedy a prečo – a pri AI balíku aj presne to, čo sa zmenilo: stav pred a po.
Čo to znamená pre vás
- Vlastné prostredie. DocReveal môže bežať vo vašom vlastnom účte AWS, v regióne, ktorý si zvolíte, oddelene od všetkých ostatných zákazníkov.
- Priestor pre každý tím. Každý tím dostane workspace s vlastnými ľuďmi, dokumentmi, tarifou a rozpočtom na AI – a tímy zostávajú oddelené.
- Jedno miesto pre IT. Stav, žiadosti o pomoc, náklady aj zmeny všetkých workspace sú v Admine, takže IT tím nemusí kvôli odpovediam naháňať dvanásť tímov.
- Pomoc na pár kliknutí. Viac AI pre vyťažený tím, nový beh pre zaseknutý dokument alebo oznámenie všetkým je krátky krok so sprievodcom.
- Nič sa nedeje potichu. Každá akcia sa zaznamená: kto, kedy a prečo.
Keldmoor, jeho tímy aj jeho ľudia sú fiktívne demo dáta; obrazovky sú zo skutočnej aplikácie Admin.
Jedna firma. Vlastný účet AWS. Workspace pre každý tím – a jedna aplikácia, ktorá ich všetky riadi.