Kun yrityksen ensimmäinen tiimi ottaa DocRevealin käyttöön, kaikki on yksinkertaista: yksi workspace, kourallinen ihmisiä ja heidän dokumenttinsa. Sitten käyttö laajenee. Ostoreskontra, talous, lakiasiat, logistiikka, HR, myynti – jokaisella tiimillä on omat dokumenttinsa ja oma tapansa tehdä työtä.
Ennemmin tai myöhemmin IT-osasto esittää ilmeiset kysymykset. Missä tämä kaikki toimii? Kuka pitää sen järjestyksessä? Ja miten huolehdimme kahdestatoista workspacesta joutumatta jahtaamaan kahtatoista tiimiä?
Uusi video-oppaamme, Yksi Admin, kaikki workspacet, vastaa niihin yhden tavallisen aamun kautta teollisuustarvikkeita toimittavalla Keldmoorilla. Video kestää noin kuusi ja puoli minuuttia, voitte katsoa sen tämän sivun yläosasta, ja siinä seurataan, kun IT-tiimiä johtava Theo käy läpi Adminin – sovelluksen, joka huolehtii kaikista Keldmoorin workspaceista.
Oma DocReveal omalla AWS-tilillänne
Jotkin yritykset haluavat DocRevealin kokonaan omaan käyttöönsä. Niille DocReveal toimii omassa ympäristössä: yrityksen omalla AWS-tilillä ja sen itse valitsemalla AWS-alueella.
Koko alusta toimii siellä, ja yrityksen dokumentit säilytetään siellä. Mitään ei jaeta muiden DocReveal-asiakkaiden kanssa. IT-, laki- ja tietoturvatiimeille ensimmäinen kysymys on näin ratkaistu jo ennen kuin kukaan ehtii kysyä sitä.
Oma workspace jokaiselle tiimille
Tämän ympäristön sisällä jokainen tiimi saa oman workspacen. Keldmoorilla niitä on kaksitoista, ostoreskontrasta IT:n testiympäristöön. Jokaisella on omat käyttäjänsä, omat dokumenttinsa, oma tilauksensa ja oma tekoälybudjettinsa.
Tiimit pysyvät erillään. HR:n palkka-aineistot ovat vain HR:n käytössä, ja lakitiimin sopimusluonnokset pysyvät lakitiimillä. Jokainen tiimi käyttää DocRevealia niin kuin itse tarvitsee, astumatta kenenkään varpaille.
Yksi sovellus IT-tiimille: Admin
Kaksitoista workspacea tarvitsee jonkun, joka huolehtii niistä. Sitä varten on Admin: yksi sovellus, joka on kaikkien workspacejen yläpuolella ja antaa IT-tiimille kokonaiskuvan yhdessä paikassa.
Adminissa workspacea kutsutaan tenantiksi. Sama asia, eri sana – yksi tenant tiimiä kohden.
Tähän kukin Adminin osa on tarkoitettu, siinä järjestyksessä kuin Theo käyttää niitä videolla:
- Overview – kaikkien workspacejen tilanne yhdellä silmäyksellä: mitkä olivat aktiivisia tällä viikolla, paljonko käsiteltiin viimeisen vuorokauden aikana ja mitkä kaipaavat huomiota. Jokainen luku avaa taustalla olevan listan.
- Tenants – kaikki workspacet yhdessä listassa: tilaus, kunto, tekoälyn käyttö ja viimeisin toiminta. Listaa voi suodattaa, useaan workspaceen voi kohdistaa toimenpiteen kerralla, ja valmiista segmenteistä löytyvät esimerkiksi workspacet, jotka ovat lähellä tekoälyrajaansa. Kun yhden avaa, kaikki kyseisen tiimin tiedot ovat yhdellä näytöllä. Videolla Sales Ops on vuosineljänneksen lopun kiireissä käyttänyt jo 93 prosenttia kuukauden tekoälytokeneistaan; Theo lisää tekoälypaketin 1. marraskuuta asti, kirjaa perustelun ja vahvistaa muutoksen kirjoittamalla workspacen nimen. Raja kaksinkertaistuu, ja tiimin työ jatkuu.
- Pipelines & Runs – mikä epäonnistui, missä workspacessa ja miksi. Logistiikkatiimin skannattu rahtikirja pysähtyi tilapäiseen tekoälyvirheeseen; uusi ajo yleensä korjaa sen, joten Theo käynnistää sellaisen – jälleen lyhyen perustelun kera.
- Notifications – tieto kaikille tiimeille kerralla. Sovelluksen sisäinen tiedote ja sähköposti lauantain huoltotöistä, esikatselu siitä, mitä vastaanottajat näkevät, ensin testiviesti Theolle itselleen – ja sitten lähetys 75 henkilölle 12 workspacessa.
- Billing – mitä workspacet maksavat: tilaukset, hinnat ja uusimispäivät sekä se, onko jotain vielä perimättä.
- Issues – kaikkien workspacejen tukipyynnöt yhdessä jonossa: kuka pyysi, mistä tiimistä, kuinka kiireellisesti ja missä vaiheessa asia on.
- Domains ops – tiimien itse rakentama automaatio, kuten integraatiot, liittimet, agentit ja säännöt, valvottuna kaikissa workspaceissa. Kaikki jumiin jäänyt tai epäonnistunut näkyy yhdessä jonossa.
- Platform – itse DocReveal: toimiiko kaikki, mikä on muuttunut ja mitä se maksaa, kuluvan kuukauden AWS-laskusta ja ennusteesta kunkin workspacen tekoälykuluihin – sekä avainten, kirjautumisten ja estettyjen pyyntöjen valvonta.
- Operators & Audit – kuka saa työskennellä Adminissa ja missä roolissa, kaikilla kaksivaiheinen tunnistautuminen. Ja jokainen toimenpide kirjattuna: kuka teki mitä, milloin ja miksi.
Miksi jäljitettävyys on tärkeää
Adminilla voi muuttaa paljon, joten kaiken on oltava jäljitettävissä. Merkittävät muutokset vaativat lyhyen perustelun. Riskialttiimmat vaativat lisäksi, että kirjoitatte jotain ennen kuin mitään tapahtuu – workspacen nimen tai niiden ihmisten määrän, joille viesti lähtee.
Kaikki tämä tallentuu auditointilokiin. Videon lopussa Theo käy läpi oman aamunsa: tiedote, uusi ajo ja tekoälypaketti, kukin tietoineen siitä, kuka, milloin ja miksi – ja tekoälypaketista tarkalleen, mikä muuttui, ennen ja jälkeen.
Mitä tämä tarkoittaa teille
- Oma ympäristö. DocReveal voi toimia omalla AWS-tilillänne, valitsemallanne alueella, erillään kaikista muista asiakkaista.
- Oma tila jokaiselle tiimille. Jokainen tiimi saa workspacen, jossa on omat käyttäjät, dokumentit, tilaus ja tekoälybudjetti – ja tiimit pysyvät erillään.
- Yksi paikka IT:lle. Kaikkien workspacejen kunto, tukipyynnöt, kustannukset ja muutokset löytyvät Administa, joten IT-tiimin ei tarvitse jahdata kahtatoista tiimiä vastausten perässä.
- Apu muutamalla klikkauksella. Lisää tekoälyä kiireiselle tiimille, uusi ajo jumiin jääneelle dokumentille tai tiedote kaikille on lyhyt, ohjattu vaihe.
- Mitään ei tapahdu salaa. Jokainen toimenpide kirjataan: kuka, milloin ja miksi.
Keldmoor, sen tiimit ja sen henkilöstö ovat kuvitteellista demodataa; näkymät ovat suoraan Administa.
Yksi yritys. Oma AWS-tili. Oma workspace jokaiselle tiimille – ja yksi sovellus kaikkia hallitsemaan.