Когато първият екип във фирмата започне да използва DocReveal, всичко е просто: един workspace, няколко души, техните документи. После DocReveal навлиза и в другите екипи. Разплащания с доставчици, финанси, правен отдел, логистика, човешки ресурси, продажби — всеки екип има свои документи и свой начин на работа.
Рано или късно ИТ отделът задава очевидните въпроси. Къде работи всичко това? Кой го поддържа в ред? И как да се грижим за дванадесет workspace, без да тичаме след дванадесет екипа?
Новото ни видео ръководство „Един Admin за всички workspace“ отговаря на тези въпроси, като показва една обикновена сутрин в Keldmoor, доставчик на промишлени стоки. Трае около шест минути и половина, можете да го гледате в горната част на тази страница и в него следваме Theo, който ръководи ИТ екипа, през Admin — приложението, което се грижи за всички workspace на Keldmoor.
Вашият DocReveal — във вашия собствен AWS акаунт
Някои фирми искат DocReveal изцяло за себе си. За тях DocReveal работи в собствена среда: в собствения AWS акаунт на фирмата, в AWS региона, който тя избере.
Там работи цялата платформа и там се съхраняват документите на фирмата. Нищо не се споделя с други клиенти на DocReveal. За ИТ екипа, юристите и специалистите по сигурност това отговаря на първия въпрос още преди някой да го е задал.
Workspace за всеки екип
В тази среда всеки екип получава собствен workspace. В Keldmoor те са дванадесет — от разплащанията с доставчици до тестовата среда на ИТ екипа. Всеки има свои хора, свои документи, свой абонаментен план и свой бюджет за ИИ.
Екипите остават разделени. Ведомостите за заплати са само за отдел „Човешки ресурси“, а проектодоговорите на правния отдел остават при юристите. Всеки екип работи в DocReveal така, както му е нужно, без да пречи на останалите.
Едно приложение за ИТ екипа: Admin
За дванадесет workspace трябва някой да се грижи. Точно за това е Admin: едно приложение, което стои над всички workspace и дава на ИТ екипа цялата картина на едно място.
В Admin всеки workspace се нарича тенант. Същото нещо, друга дума — по един тенант за всеки екип.
Ето за какво служи всеки раздел на Admin — в реда, в който Theo ги използва във видеото:
- Overview — състоянието на всички workspace с един поглед: кои са били активни тази седмица, колко е обработено през последните 24 часа и кои се нуждаят от внимание. Всяко число отваря списъка зад него.
- Tenants — всички workspace в един списък, с абонаментния план, състоянието, използването на ИИ и последната активност на всеки. Можете да го филтрирате, да изпълните действие върху няколко workspace наведнъж или да отворите готов сегмент, например workspace, които наближават лимита си за ИИ. Отворете един от тях и всичко за този екип е на един екран. Във видеото екипът Sales Ops е изразходвал 93 % от месечните си ИИ токени в напрегнатите дни около края на тримесечието; Theo добавя ИИ пакет до 1 ноември, като посочва причина и въвежда името на workspace за потвърждение. Лимитът се удвоява и екипът продължава работа.
- Pipelines & Runs — какво е спряло с грешка, в кой workspace и защо. Обработката на сканирана товарителница в логистиката е спряла заради временна грешка на ИИ; обикновено повторното стартиране решава това, затова Theo го пуска — отново с кратка причина.
- Notifications — известете всички екипи наведнъж. Обявление в приложението и имейл за съботната профилактика, преглед на това, което хората ще видят, първо тестово изпращане до самия себе си — и едва тогава съобщението тръгва към 75 души в 12 workspace.
- Billing — колко плащат отделните workspace: планове, цени и дати за подновяване, както и дали нещо чака да бъде платено.
- Issues — заявките за помощ от всички workspace в една опашка: кой е попитал, от кой екип, колко е спешно и в какъв статус е заявката.
- Domains ops — автоматизацията, която екипите изграждат сами, като интеграции, конектори, агенти и правила, под наблюдение във всички workspace. Всичко, което е заседнало или дава грешки, се появява в една опашка.
- Platform — самият DocReveal: дали всичко работи, какво се е променило и колко струва, от сметката за AWS за този месец и прогнозата до разходите за ИИ на всеки workspace — плюс наблюдение на ключове, влизания и блокирани заявки.
- Operators & Audit — кой може да работи в Admin и с каква роля, всички с двуфакторно удостоверяване. И всяко действие е записано: кой какво е направил, кога и защо.
Защо одитната следа е важна
Admin може да промени много неща, затова е изграден така, че всяко действие да е проследимо. Важните промени изискват кратка причина. Най-рисковите освен това искат да въведете нещо, преди да се случи каквото и да било — името на workspace или броя на хората, до които ще стигне съобщението.
Всичко това попада в одитния журнал. В края на видеото Theo преглежда собствената си сутрин: съобщението, повторното стартиране и ИИ пакета, всяко с информация кой, кога и защо — а за ИИ пакета и какво точно се е променило, преди и след.
Какво означава това за вас
- Собствена среда. DocReveal може да работи във вашия собствен AWS акаунт, в региона, който изберете, отделно от всички други клиенти.
- Място за всеки екип. Всеки екип получава workspace със свои хора, документи, абонаментен план и бюджет за ИИ — а екипите остават разделени.
- Едно място за ИТ. Състоянието, заявките за помощ, разходите и промените за всички workspace са в Admin, така че ИТ екипът не трябва да тича след дванадесет екипа, за да получи отговори.
- Помощ с няколко щраквания. Повече ИИ за натоварен екип, повторно стартиране за заседнал документ или съобщение до всички — всичко това е кратка стъпка с напътствия.
- Нищо не става незабелязано. Всяко действие се записва: кой, кога и защо.
Keldmoor, екипите и служителите ѝ са измислени демонстрационни данни; екраните са от самия Admin.
Една фирма. Собствен AWS акаунт. Workspace за всеки екип — и едно приложение, което да ги управлява всички.