Quando a primeira equipa de uma empresa começa a usar o DocReveal, tudo é simples: um workspace, meia dúzia de pessoas, os seus documentos. Depois, o uso alastra. Contas a pagar, finanças, jurídico, logística, recursos humanos, vendas – cada equipa tem os seus próprios documentos e a sua própria forma de trabalhar.
Mais cedo ou mais tarde, o departamento de TI faz as perguntas óbvias. Onde é que tudo isto funciona? Quem o mantém em ordem? E como cuidamos de doze workspaces sem andar atrás de doze equipas?
O nosso novo guia em vídeo, Um só Admin, todos os workspaces, responde a estas perguntas com uma manhã normal na Keldmoor, uma fornecedora de material industrial. Dura cerca de seis minutos e meio, pode vê-lo no topo desta página e acompanha o Theo, que lidera a equipa de TI, pelo Admin – a aplicação que cuida de todos os workspaces da Keldmoor.
O seu próprio DocReveal, na sua própria conta AWS
Algumas empresas querem o DocReveal só para si. Nesse caso, o DocReveal funciona num ambiente próprio: na conta AWS da própria empresa, na região AWS que esta escolher.
É aí que funciona toda a plataforma e é aí que ficam guardados os documentos da empresa. Nada é partilhado com outros clientes do DocReveal. Para as equipas de TI, jurídica e de segurança, isto responde à primeira questão antes mesmo de alguém a colocar.
Um workspace para cada equipa
Dentro desse ambiente, cada equipa tem o seu próprio workspace. Na Keldmoor são doze, das contas a pagar a um ambiente de testes de TI. Cada um tem as suas pessoas, os seus documentos, o seu plano e o seu orçamento de IA.
As equipas mantêm-se separadas. Os ficheiros de salários dos RH são só para os RH, e as minutas de contratos da equipa jurídica ficam com a equipa jurídica. Cada equipa trabalha no DocReveal como precisa, sem pisar os calos a ninguém.
Uma aplicação para a equipa de TI: o Admin
Doze workspaces precisam de alguém que cuide deles. É para isso que serve o Admin: uma aplicação que fica acima de todos os workspaces e dá à equipa de TI a visão completa num só lugar.
No Admin, um workspace chama-se tenant. É a mesma coisa com outro nome – um tenant por equipa.
Eis para que serve cada parte do Admin, pela ordem em que o Theo as usa no vídeo:
- Overview – o estado de todos os workspaces num relance: quais estiveram ativos esta semana, quanto foi processado no último dia e quais precisam de atenção. Cada número abre a lista que está por trás dele.
- Tenants – todos os workspaces numa só lista, com o plano, o estado de saúde, a utilização de IA e a última atividade de cada um. Pode filtrá-la, agir sobre vários workspaces de uma vez ou abrir um segmento predefinido, como os workspaces perto do limite de IA. Ao abrir um deles, tudo sobre essa equipa aparece num só ecrã. No vídeo, a equipa Sales Ops já gastou 93% dos seus tokens de IA mensais com a azáfama do fecho do trimestre; o Theo acrescenta um pacote de IA até 1 de novembro, indicando um motivo e escrevendo o nome do workspace para confirmar. O limite duplica e a equipa pode continuar a trabalhar.
- Pipelines & Runs – o que falhou, em que workspace e porquê. Uma guia de transporte digitalizada na Logística parou devido a um erro temporário de IA; normalmente, uma nova execução resolve isso, por isso o Theo lança uma – mais uma vez com um breve motivo.
- Notifications – avisar todas as equipas de uma só vez. Um anúncio na aplicação e um e-mail sobre a manutenção de sábado, uma pré-visualização do que os destinatários vão ver, primeiro um teste enviado a si próprio – e depois o envio para 75 pessoas em 12 workspaces.
- Billing – o que os workspaces pagam: planos, preços e datas de renovação, e se há alguma coisa por cobrar.
- Issues – os pedidos de ajuda de todos os workspaces numa só fila: quem pediu, de que equipa, com que urgência e em que ponto está.
- Domains ops – as automatizações que as próprias equipas criam, como integrações, conetores, agentes e regras, acompanhadas em todos os workspaces. Tudo o que fica bloqueado ou falha aparece numa só fila.
- Platform – o próprio DocReveal: se tudo está a funcionar, o que mudou e quanto custa, desde a fatura da AWS deste mês e a respetiva previsão até ao custo de IA de cada workspace – além da monitorização de chaves, inícios de sessão e pedidos bloqueados.
- Operators & Audit – quem pode trabalhar no Admin e com que função, sempre com autenticação de dois fatores. E cada ação registada: quem fez o quê, quando e porquê.
Porque é que a pista de auditoria é importante
O Admin pode mudar muita coisa, por isso foi concebido para que cada um responda pelo que faz. As alterações relevantes pedem um breve motivo. As mais arriscadas pedem ainda que escreva algo antes de acontecer seja o que for – o nome do workspace ou o número de pessoas a quem uma mensagem vai chegar.
Tudo isso fica no registo de auditoria. No final do vídeo, o Theo revê a sua própria manhã: o aviso, a nova execução e o pacote de IA, cada um com quem, quando e porquê – e, no caso do pacote de IA, exatamente o que mudou, antes e depois.
O que isto significa para si
- O seu próprio ambiente. O DocReveal pode funcionar na sua própria conta AWS, na região que escolher, separado de todos os outros clientes.
- Espaço para cada equipa. Cada equipa tem um workspace com as suas próprias pessoas, documentos, plano e orçamento de IA – e as equipas mantêm-se separadas.
- Um só lugar para a TI. Estado, pedidos de ajuda, custos e alterações de todos os workspaces estão no Admin, por isso a equipa de TI não tem de andar atrás de doze equipas para obter respostas.
- Ajuda em poucos cliques. Mais IA para uma equipa sobrecarregada, uma nova execução para um documento bloqueado ou um aviso para todos: basta um passo curto e guiado.
- Nada acontece em silêncio. Cada ação fica registada com quem, quando e porquê.
A Keldmoor, as suas equipas e as pessoas envolvidas são dados de demonstração fictícios; os ecrãs são do próprio Admin.
Uma empresa. A sua própria conta AWS. Um workspace para cada equipa – e uma só aplicação para os gerir a todos.