Когда первая команда в компании начинает работать с DocReveal, всё просто: один workspace, несколько человек, их документы. Потом DocReveal приходит и в другие отделы. Расчёты с поставщиками, финансы, юридический отдел, логистика, HR, продажи — у каждой команды свои документы и свой порядок работы.
Рано или поздно ИТ-отдел задаёт очевидные вопросы. Где всё это работает? Кто поддерживает здесь порядок? И как присматривать за двенадцатью workspace, не гоняясь за двенадцатью командами?
Наше новое видеоруководство «Один Admin на все workspace» отвечает на эти вопросы на примере одного обычного утра в Keldmoor, поставщике промышленной продукции. Видео длится около шести с половиной минут, его можно посмотреть вверху этой страницы, а его герой Theo, руководитель ИТ-отдела, проходит по Admin — приложению, которое следит за всеми workspace компании Keldmoor.
Ваш DocReveal — в вашем собственном аккаунте AWS
Некоторым компаниям нужен DocReveal только для себя. Для них DocReveal работает в отдельной среде, которая принадлежит только им: в собственном аккаунте AWS компании, в регионе AWS, который она выбирает сама.
Там работает вся платформа, и там же хранятся документы компании. Ничего не используется совместно с другими клиентами DocReveal. Для ИТ-отдела, юристов и службы безопасности это снимает первый вопрос ещё до того, как его кто-то задаст.
Свой workspace для каждой команды
Внутри этой среды каждая команда получает собственный workspace. В Keldmoor их двенадцать — от расчётов с поставщиками до тестовой «песочницы» ИТ-отдела. У каждого свои люди, свои документы, свой тариф и свой бюджет на ИИ.
Команды не пересекаются. Зарплатные ведомости HR-отдела доступны только HR-отделу, а проекты договоров остаются у юристов. Каждая команда работает в DocReveal так, как ей нужно, и никому не мешает.
Одно приложение для ИТ-отдела: Admin
За двенадцатью workspace кто-то должен присматривать. Для этого и нужен Admin: одно приложение, которое стоит над всеми workspace и показывает ИТ-отделу всю картину в одном месте.
В Admin каждый workspace называется тенантом. Суть та же, слово другое — один тенант на каждую команду.
Вот для чего нужен каждый раздел Admin — в том порядке, в каком Theo открывает их в видео:
- Overview — состояние всех workspace с первого взгляда: какие были активны на этой неделе, сколько обработано за последние сутки и какие требуют внимания. Каждое число открывает список, который за ним стоит.
- Tenants — все workspace в одном списке: тариф, состояние, использование ИИ и последняя активность. Список можно отфильтровать, выполнить действие сразу для нескольких workspace или открыть готовый сегмент, например workspace, которые приближаются к лимиту ИИ. Откройте любой из них — и всё об этой команде окажется на одном экране. В видео команда Sales Ops в горячую пору конца квартала израсходовала 93 % месячного объёма токенов ИИ; Theo добавляет ей пакет ИИ до 1 ноября, указав причину и введя для подтверждения название workspace. Лимит удваивается, и команда продолжает работу.
- Pipelines & Runs — что не сработало, в каком workspace и почему. Обработка отсканированной транспортной накладной в логистике остановилась из-за временной ошибки ИИ; обычно это исправляет повторный запуск, поэтому Theo перезапускает обработку — снова указав короткую причину.
- Notifications — оповестите все команды сразу. Объявление в приложении и электронное письмо о технических работах в субботу, предпросмотр того, что увидят люди, сначала тестовая отправка самому себе — а затем рассылка на 75 человек в 12 workspace.
- Billing — сколько платят workspace: тарифы, цены и даты продления, а также нет ли неоплаченных счетов.
- Issues — обращения за помощью из всех workspace в одной очереди: кто обратился, из какой команды, насколько это срочно и в каком статусе обращение.
- Domains ops — контроль над автоматизацией, которую команды создают сами, например интеграциями, коннекторами, агентами и правилами, сразу во всех workspace. Всё, что зависло или выдаёт ошибки, попадает в одну очередь.
- Platform — сам DocReveal: всё ли работает, что изменилось и сколько это стоит, от счёта AWS за текущий месяц и прогноза до расходов на ИИ по каждому workspace — плюс контроль ключей, входов в систему и заблокированных запросов.
- Operators & Audit — кто может работать в Admin и в какой роли; все входят с двухфакторной аутентификацией. И каждое действие записано: кто что сделал, когда и почему.
Почему важен журнал аудита
Admin позволяет изменить многое, поэтому в нём каждое действие подотчётно. Для важных изменений нужно указать короткую причину. А самые рискованные ещё и просят вас что-то ввести, прежде чем что-либо произойдёт, — название workspace или число людей, которые получат сообщение.
Всё это попадает в журнал аудита. В конце видео Theo оглядывается на своё утро: объявление, повторный запуск и пакет ИИ — у каждого действия видно, кто, когда и почему, а у пакета ИИ ещё и что именно изменилось, до и после.
Что это значит для вас
- Собственная среда. DocReveal может работать в вашем собственном аккаунте AWS, в выбранном вами регионе, отдельно от всех других клиентов.
- Пространство для каждой команды. Каждая команда получает workspace со своими людьми, документами, тарифом и бюджетом на ИИ — и команды не пересекаются.
- Одно место для ИТ-отдела. Состояние, обращения за помощью, расходы и изменения по всем workspace собраны в Admin, поэтому ИТ-отделу не нужно бегать за двенадцатью командами в поисках ответов.
- Помощь в несколько кликов. Больше ИИ для загруженной команды, повторный запуск для застрявшего документа или объявление для всех — это короткий шаг с подсказками.
- Ничего не происходит незаметно. Каждое действие записывается: кто, когда и почему.
Компания Keldmoor, её команды и сотрудники — вымышленные демонстрационные данные; экраны — из самого Admin.
Одна компания. Собственный аккаунт AWS. Свой workspace для каждой команды — и одно приложение, чтобы управлять ими всеми.