Kada prvi tim u firmi počne da koristi DocReveal, sve je jednostavno: jedan workspace, nekoliko ljudi, njihovi dokumenti. Onda se širi i na druge timove. Obaveze prema dobavljačima, finansije, pravna služba, logistika, ljudski resursi, prodaja – svaki tim ima svoje dokumente i svoj način rada.
Pre ili kasnije, IT odeljenje postavlja očigledna pitanja. Gde sve ovo radi? Ko održava red? I kako da vodimo računa o dvanaest workspace-ova, a da ne jurimo dvanaest timova?
Naš novi video vodič „Jedan Admin, svaki workspace“ odgovara na njih na primeru jednog običnog jutra u firmi Keldmoor, dobavljaču industrijske robe. Traje oko šest i po minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a u njemu Theo, koji vodi IT tim, prolazi kroz Admin – aplikaciju koja brine o svim workspace-ovima firme Keldmoor.
Vaš DocReveal, u vašem sopstvenom AWS nalogu
Neke firme žele DocReveal samo za sebe. Za njih DocReveal radi u sopstvenom okruženju: u AWS nalogu same firme, u AWS regionu koji ona izabere.
Tamo radi cela platforma i tamo se čuvaju dokumenti firme. Ništa se ne deli sa drugim klijentima platforme DocReveal. Za IT, pravnu službu i tim za bezbednost, to rešava prvo pitanje pre nego što ga iko postavi.
Workspace za svaki tim
Unutar tog okruženja svaki tim dobija sopstveni workspace. U firmi Keldmoor ih ima dvanaest, od obaveza prema dobavljačima do testnog okruženja IT tima. Svaki ima svoje ljude, svoje dokumente, svoj paket i svoj AI budžet.
Timovi ostaju razdvojeni. Obračuni plata dostupni su samo službi ljudskih resursa, a nacrti ugovora pravne službe ostaju u pravnoj službi. Svaki tim koristi DocReveal onako kako mu odgovara, a da nikome drugom ne smeta.
Jedna aplikacija za IT tim: Admin
Neko mora da brine o dvanaest workspace-ova. Tome služi Admin: jedna aplikacija koja stoji iznad svih workspace-ova i IT timu daje celu sliku na jednom mestu.
Workspace se u aplikaciji Admin zove tenant. Ista stvar, druga reč – jedan tenant po timu.
Evo čemu služi svaki deo aplikacije Admin, redosledom kojim ih Theo koristi u videu:
- Overview – stanje svih workspace-ova na prvi pogled: koji su bili aktivni ove nedelje, koliko je obrađeno u poslednja 24 sata i kojima je potrebna pažnja. Svaki broj otvara listu koja stoji iza njega.
- Tenants – svi workspace-ovi na jednoj listi, sa paketom, stanjem, AI potrošnjom i poslednjom aktivnošću. Filtrirajte listu, izvršite radnju nad više workspace-ova odjednom ili otvorite gotov segment, na primer workspace-ove blizu AI limita. Otvorite jedan i sve o tom timu imate na jednom ekranu. U videu je tim Sales Ops u gužvi pred kraj kvartala potrošio 93 % mesečnih AI tokena; Theo dodaje AI paket do 1. novembra, uz obrazloženje i naziv workspace-a upisan radi potvrde. Limit se udvostručuje i tim nastavlja sa radom.
- Pipelines & Runs – šta nije uspelo, u kom workspace-u i zašto. U logistici je obrada skeniranog tovarnog lista zastala zbog privremene AI greške; ponovno pokretanje to obično rešava, pa Theo ponovo pokreće obradu – opet uz kratko obrazloženje.
- Notifications – obavestite sve timove odjednom. Obaveštenje u aplikaciji i imejl o subotnjem održavanju, pregled onoga što će ljudi videti, najpre probno slanje samom sebi – a onda poruka odlazi do 75 ljudi u 12 workspace-ova.
- Billing – šta workspace-ovi plaćaju: paketi, cene i datumi obnove, kao i da li nešto čeka naplatu.
- Issues – zahtevi za pomoć iz svih workspace-ova u jednom redu čekanja: ko je pitao, iz kog tima, koliko je hitno i u kojoj je fazi.
- Domains ops – automatizacija koju timovi sami grade, poput integracija, konektora, agenata i pravila, pod nadzorom u svim workspace-ovima. Sve što je zapelo ili ne radi stiže u jedan red čekanja.
- Platform – sam DocReveal: da li sve radi, šta se promenilo i koliko košta, od ovomesečnog AWS računa i prognoze do AI troškova svakog workspace-a – uz nadzor nad ključevima, prijavama i blokiranim zahtevima.
- Operators & Audit – ko može da radi u aplikaciji Admin i u kojoj ulozi, svi uz dvofaktorsku prijavu. I svaka radnja je zabeležena: ko je šta uradio, kada i zašto.
Zašto je revizorski trag važan
Admin može mnogo toga da promeni, zato je napravljen tako da se za svaku radnju zna ko za nju odgovara. Važne promene traže kratko obrazloženje. Najrizičnije traže i da nešto upišete pre nego što se bilo šta dogodi – naziv workspace-a ili broj ljudi do kojih će poruka stići.
Sve to završava u revizorskom dnevniku. Na kraju videa Theo se osvrće na svoje jutro: obaveštenje, ponovno pokretanje i AI paket, i za svaku stavku ko, kada i zašto – a za AI paket i tačno šta se promenilo, pre i posle.
Šta to znači za vas
- Sopstveno okruženje. DocReveal može da radi u vašem sopstvenom AWS nalogu, u regionu koji izaberete, odvojeno od svih drugih klijenata.
- Prostor za svaki tim. Svaki tim dobija workspace sa svojim ljudima, dokumentima, paketom i AI budžetom – a timovi ostaju razdvojeni.
- Jedno mesto za IT. Admin na jednom mestu okuplja stanje, zahteve za pomoć, troškove i promene za sve workspace-ove, pa IT tim ne mora da juri dvanaest timova da bi dobio odgovore.
- Pomoć u nekoliko klikova. Više AI kapaciteta za tim u gužvi, ponovno pokretanje za zaglavljen dokument ili obaveštenje svima – sve je to kratak, vođeni postupak.
- Ništa se ne dešava neprimetno. Svaka radnja se beleži: ko, kada i zašto.
Firma Keldmoor, njeni timovi i zaposleni su izmišljeni demo podaci; ekrani su iz same aplikacije Admin.
Jedna firma. Sopstveni AWS nalog. Workspace za svaki tim – i jedna aplikacija da svima upravlja.