Quan el primer equip d’una empresa comença a fer servir DocReveal, tot és senzill: un workspace, un grapat de persones, els seus documents. Després, l’ús s’estén. Comptes a pagar, finances, jurídic, logística, recursos humans, vendes – cada equip té els seus propis documents i la seva pròpia manera de treballar.
Tard o d’hora, el departament d’informàtica es fa les preguntes òbvies. On funciona tot això? Qui ho manté en ordre? I com ens ocupem de dotze workspaces sense haver d’empaitar dotze equips?
La nostra nova guia en vídeo, Un sol Admin, tots els workspaces, hi respon amb un matí qualsevol a Keldmoor, un proveïdor industrial. Dura uns sis minuts i mig, la podeu veure al capdamunt d’aquesta pàgina i segueix en Theo, que dirigeix l’equip d’informàtica, per Admin – l’aplicació que s’ocupa de tots els workspaces de Keldmoor.
El vostre propi DocReveal, al vostre propi compte d’AWS
Algunes empreses volen DocReveal només per a elles. En aquest cas, DocReveal funciona en un entorn propi: al compte d’AWS de la mateixa empresa, a la regió d’AWS que triï.
Tota la plataforma hi funciona, i els documents de l’empresa s’hi guarden. No es comparteix res amb altres clients de DocReveal. Per als equips d’informàtica, jurídic i de seguretat, això resol la primera qüestió abans que ningú la plantegi.
Un workspace per a cada equip
Dins d’aquest entorn, cada equip té el seu propi workspace. A Keldmoor n’hi ha dotze, des de comptes a pagar fins a un entorn de proves d’informàtica. Cadascun té les seves persones, els seus documents, el seu pla i el seu pressupost d’IA.
Els equips es mantenen separats. Els fitxers de nòmines de recursos humans són només per a recursos humans, i els esborranys de contractes de l’equip jurídic es queden a l’equip jurídic. Cada equip treballa a DocReveal com ho necessita, sense fer nosa a ningú.
Una aplicació per a l’equip d’informàtica: Admin
Dotze workspaces necessiten algú que se n’ocupi. Per a això serveix Admin: una aplicació que se situa per sobre de tots els workspaces i dona a l’equip d’informàtica la visió completa en un sol lloc.
Dins d’Admin, un workspace s’anomena tenant. És el mateix amb un altre nom – un tenant per equip.
Això és el que fa cada part d’Admin, en l’ordre en què en Theo les fa servir al vídeo:
- Overview – l’estat de tots els workspaces d’un cop d’ull: quins han estat actius aquesta setmana, quant s’ha processat l’últim dia i quins necessiten atenció. Cada xifra obre la llista que hi ha al darrere.
- Tenants – tots els workspaces en una sola llista, amb el pla, l’estat de salut, l’ús d’IA i l’última activitat de cadascun. Podeu filtrar-la, actuar sobre diversos workspaces alhora o obrir un segment ja preparat, com ara els workspaces a prop del límit d’IA. Si n’obriu un, tot el que fa referència a aquell equip apareix en una sola pantalla. Al vídeo, Sales Ops ha consumit el 93 % dels seus tokens d’IA mensuals amb la feinada del tancament de trimestre; en Theo afegeix un paquet d’IA fins a l’1 de novembre, amb un motiu i escrivint el nom del workspace per confirmar-ho. El límit es duplica i l’equip pot continuar.
- Pipelines & Runs – què ha fallat, en quin workspace i per què. Una carta de port escanejada a Logística s’ha aturat per un error temporal de la IA; normalment una nova execució ho resol, així que en Theo en llança una – de nou, amb un motiu breu.
- Notifications – avisar tots els equips alhora. Un anunci dins de l’aplicació i un correu electrònic sobre el manteniment de dissabte, una previsualització del que veuran els destinataris, primer una prova enviada a ell mateix – i després l’enviament a 75 persones en 12 workspaces.
- Billing – què paguen els workspaces: plans, preus i dates de renovació, i si hi ha res pendent de cobrament.
- Issues – les sol·licituds d’ajuda de tots els workspaces en una sola cua: qui l’ha demanada, des de quin equip, amb quina urgència i en quin punt es troba.
- Domains ops – l’automatització que creen els mateixos equips, com ara integracions, connectors, agents i regles, supervisada a tots els workspaces. Tot el que s’encalla o falla apareix en una sola cua.
- Platform – el mateix DocReveal: si tot funciona, què ha canviat i quant costa, des de la factura d’AWS d’aquest mes i la seva previsió fins al cost d’IA de cada workspace – a més d’un seguiment de claus, inicis de sessió i sol·licituds bloquejades.
- Operators & Audit – qui pot treballar amb Admin i amb quin rol, sempre amb autenticació de dos factors. I cada acció, registrada: qui ha fet què, quan i per què.
Per què és important el rastre d’auditoria
Admin pot canviar moltes coses, per això està pensat perquè cadascú respongui del que fa. Els canvis importants demanen un motiu breu. Els més arriscats també us demanen que escriviu alguna cosa abans que passi res – el nom del workspace o el nombre de persones a qui arribarà un missatge.
Tot plegat queda al registre d’auditoria. Al final del vídeo, en Theo repassa el seu propi matí: l’avís, la nova execució i el paquet d’IA, cadascun amb qui, quan i per què – i, en el cas del paquet d’IA, exactament què ha canviat, abans i després.
Què us aporta tot això
- El vostre propi entorn. DocReveal pot funcionar al vostre propi compte d’AWS, a la regió que trieu, separat de tots els altres clients.
- Espai per a cada equip. Cada equip té un workspace amb les seves persones, documents, pla i pressupost d’IA – i els equips es mantenen separats.
- Un sol lloc per a informàtica. L’estat, les sol·licituds d’ajuda, els costos i els canvis de tots els workspaces estan reunits dins d’Admin, de manera que l’equip d’informàtica no ha d’empaitar dotze equips per obtenir respostes.
- Ajuda en pocs clics. Més IA per a un equip atrafegat, una nova execució per a un document encallat o un avís per a tothom: n’hi ha prou amb un pas breu i guiat.
- Res no passa en silenci. Cada acció queda registrada amb qui, quan i per què.
Keldmoor, els seus equips i les persones que hi apareixen són dades de demostració fictícies; les pantalles són les del mateix Admin.
Una empresa. El seu propi compte d’AWS. Un workspace per a cada equip – i una sola aplicació per gestionar-los tots.