Quand la première équipe d’une entreprise commence à utiliser DocReveal, tout est simple : un workspace, une poignée de personnes, leurs documents. Puis l’usage se répand. Comptabilité fournisseurs, finance, juridique, logistique, RH, ventes – chaque équipe a ses propres documents et sa propre façon de travailler.
Tôt ou tard, le service informatique se pose les questions évidentes. Où tout cela est-il hébergé ? Qui veille à ce que tout reste en ordre ? Et comment s’occuper de douze workspaces sans courir après douze équipes ?
Notre nouveau guide vidéo, Un seul Admin, tous les workspaces, y répond à travers une matinée ordinaire chez Keldmoor, un fournisseur industriel. Il dure environ six minutes et demie, vous pouvez le regarder en haut de cette page, et il suit Theo, qui dirige l’équipe informatique, dans Admin – l’application qui veille sur tous les workspaces de Keldmoor.
Votre propre DocReveal, dans votre propre compte AWS
Certaines entreprises veulent DocReveal rien que pour elles. Dans ce cas, DocReveal fonctionne dans un environnement qui leur est propre : dans le compte AWS de l’entreprise elle-même, dans la région AWS qu’elle choisit.
Toute la plateforme y fonctionne, et les documents de l’entreprise y sont conservés. Rien n’est partagé avec d’autres clients de DocReveal. Pour les équipes informatique, juridique et sécurité, la première question est réglée avant même que quiconque la pose.
Un workspace pour chaque équipe
Dans cet environnement, chaque équipe dispose de son propre workspace. Chez Keldmoor, il y en a douze, de la comptabilité fournisseurs jusqu’au bac à sable de l’équipe informatique. Chacun a ses propres membres, ses propres documents, sa propre offre et son propre budget IA.
Les équipes restent séparées. Les fichiers de paie des RH sont réservés aux RH, et les projets de contrats de l’équipe juridique restent au sein de l’équipe juridique. Chaque équipe travaille dans DocReveal comme elle en a besoin, sans marcher sur les plates-bandes de qui que ce soit.
Une application pour l’équipe informatique : Admin
Douze workspaces, il faut bien que quelqu’un s’en occupe. C’est le rôle d’Admin : une application qui se place au-dessus de tous les workspaces et donne à l’équipe informatique une vue d’ensemble, en un seul endroit.
Dans Admin, un workspace s’appelle un tenant. Même chose, autre mot – un tenant par équipe.
Voici à quoi sert chaque partie d’Admin, dans l’ordre où Theo les utilise dans la vidéo :
- Overview – l’état de tous les workspaces d’un coup d’œil : lesquels ont été actifs cette semaine, le volume traité au cours de la dernière journée, et lesquels demandent de l’attention. Chaque chiffre ouvre la liste qui se trouve derrière.
- Tenants – tous les workspaces dans une seule liste, avec leur offre, leur état de santé, leur consommation d’IA et leur dernière activité. Vous pouvez la filtrer, agir sur plusieurs workspaces à la fois ou ouvrir un segment prêt à l’emploi, par exemple les workspaces proches de leur limite d’IA. Ouvrez-en un, et tout ce qui concerne cette équipe tient sur un seul écran. Dans la vidéo, Sales Ops a consommé 93 % de ses tokens d’IA mensuels en plein coup de feu de fin de trimestre ; Theo ajoute un pack IA jusqu’au 1er novembre, en indiquant un motif et en saisissant le nom du workspace pour confirmer. La limite double, et l’équipe peut continuer.
- Pipelines & Runs – ce qui a échoué, dans quel workspace et pourquoi. Dans le workspace Logistique, une lettre de voiture numérisée s’est arrêtée sur une erreur temporaire de l’IA ; relancer le traitement suffit généralement, alors Theo le relance – là encore avec un bref motif.
- Notifications – informer toutes les équipes en une seule fois. Une annonce dans l’application et un e-mail sur la maintenance de samedi, un aperçu de ce que verront les destinataires, d’abord un test à sa propre adresse – puis l’envoi à 75 personnes dans 12 workspaces.
- Billing – ce que paient les workspaces : offres, prix et dates de renouvellement, et s’il reste quelque chose à encaisser.
- Issues – les demandes d’aide de tous les workspaces dans une seule file : qui a demandé, depuis quelle équipe, avec quelle urgence, et où en est la demande.
- Domains ops – les automatisations que les équipes construisent elles-mêmes, comme les intégrations, les connecteurs, les agents et les règles, surveillées dans tous les workspaces. Tout ce qui est bloqué ou en échec apparaît dans une seule file.
- Platform – DocReveal lui-même : si tout fonctionne, ce qui a changé et ce que cela coûte, de la facture AWS de ce mois-ci et de sa prévision jusqu’au coût IA de chaque workspace – avec, en plus, une surveillance des clés, des connexions et des requêtes bloquées.
- Operators & Audit – qui peut travailler dans Admin et avec quel rôle, toujours avec une authentification à deux facteurs. Et chaque action consignée : qui a fait quoi, quand et pourquoi.
Pourquoi la piste d’audit est importante
Admin permet de changer beaucoup de choses ; il est donc conçu pour que chacun réponde de ses actes. Les changements importants demandent un bref motif. Les plus risqués vous demandent aussi de saisir quelque chose avant que quoi que ce soit ne se produise – le nom du workspace, ou le nombre de personnes qu’un message atteindra.
Tout cela se retrouve dans le journal d’audit. À la fin de la vidéo, Theo revient sur sa propre matinée : l’annonce, la relance et le pack IA, chacun avec qui, quand et pourquoi – et, pour le pack IA, exactement ce qui a changé, avant et après.
Ce que cela signifie pour vous
- Votre propre environnement. DocReveal peut fonctionner dans votre propre compte AWS, dans la région de votre choix, séparé de tous les autres clients.
- De la place pour chaque équipe. Chaque équipe dispose d’un workspace avec ses propres membres, documents, offre et budget IA – et les équipes restent séparées.
- Un seul endroit pour l’informatique. État de santé, demandes d’aide, coûts et changements de tous les workspaces sont réunis dans Admin : l’équipe informatique n’a pas à courir après douze équipes pour obtenir des réponses.
- De l’aide en quelques clics. Plus d’IA pour une équipe débordée, une relance pour un document bloqué ou une annonce à tout le monde : il suffit d’une étape courte et guidée.
- Rien ne se passe en silence. Chaque action est consignée avec qui, quand et pourquoi.
Keldmoor, ses équipes et les personnes citées sont des données de démonstration fictives ; les écrans sont ceux d’Admin lui-même.
Une entreprise. Son propre compte AWS. Un workspace pour chaque équipe – et une seule application pour les gérer tous.