Gdy pierwszy zespół w firmie zaczyna korzystać z DocReveal, wszystko jest proste: jeden workspace, kilka osób i ich dokumenty. Potem DocReveal trafia do kolejnych działów. Księgowość, finanse, dział prawny, logistyka, HR, sprzedaż – każdy zespół ma własne dokumenty i własny sposób pracy.
Prędzej czy później dział IT zadaje oczywiste pytania. Gdzie to wszystko działa? Kto pilnuje tu porządku? I jak zadbać o dwanaście workspace, nie biegając za dwunastoma zespołami?
Nasz nowy przewodnik wideo, Jeden Admin dla wszystkich workspace, odpowiada na nie, pokazując jeden zwykły poranek w Keldmoor, dostawcy dla przemysłu. Trwa około sześciu i pół minuty, możesz go obejrzeć na górze tej strony, a jego bohaterem jest Theo, szef zespołu IT, który pracuje w aplikacji Admin dbającej o wszystkie workspace firmy Keldmoor.
Własny DocReveal na własnym koncie AWS
Niektóre firmy chcą mieć DocReveal wyłącznie dla siebie. Dla nich DocReveal działa we własnym środowisku: na własnym koncie AWS firmy, w wybranym przez nią regionie AWS.
Działa tam cała platforma i tam są przechowywane dokumenty firmy. Nic nie jest współdzielone z innymi klientami DocReveal. Dla działu IT, prawników i zespołu bezpieczeństwa to rozstrzyga pierwsze pytanie, zanim ktokolwiek je zada.
Workspace dla każdego zespołu
W tym środowisku każdy zespół dostaje własny workspace. W Keldmoor jest ich dwanaście, od księgowości po testowy workspace działu IT. Każdy ma własnych ludzi, własne dokumenty, własny plan i własny budżet na AI.
Zespoły pozostają od siebie oddzielone. Dokumenty płacowe działu HR widzi tylko HR, a projekty umów działu prawnego zostają w dziale prawnym. Każdy zespół pracuje w DocReveal tak, jak potrzebuje, nie wchodząc nikomu w drogę.
Jedna aplikacja dla zespołu IT: Admin
Ktoś musi zadbać o dwanaście workspace. Do tego właśnie służy Admin: jedna aplikacja, która stoi ponad wszystkimi workspace i daje zespołowi IT pełny obraz w jednym miejscu.
W aplikacji Admin workspace nazywa się tenantem. To samo, tylko inne słowo – jeden tenant na każdy zespół.
Oto, do czego służą poszczególne części aplikacji Admin, w kolejności, w jakiej Theo korzysta z nich w filmie:
- Overview – stan wszystkich workspace na pierwszy rzut oka: które były aktywne w tym tygodniu, ile przetworzono w ciągu ostatniej doby i które wymagają uwagi. Każda liczba otwiera listę, która się za nią kryje.
- Tenants – wszystkie workspace na jednej liście, z planem, stanem, zużyciem AI i ostatnią aktywnością. Listę możesz filtrować, wykonać akcję na kilku workspace naraz albo otworzyć gotowy segment, na przykład workspace bliskie limitu AI. Po otwarciu jednego z nich wszystko o danym zespole widać na jednym ekranie. W filmie zespół Sales Ops w gorączce końca kwartału zużył już 93% miesięcznych tokenów AI; Theo dodaje pakiet AI ważny do 1 listopada, podaje powód i dla potwierdzenia wpisuje nazwę workspace. Limit się podwaja, a zespół pracuje dalej.
- Pipelines & Runs – co się nie powiodło, w którym workspace i dlaczego. Zeskanowany list przewozowy w logistyce zatrzymał się na przejściowym błędzie AI; zwykle pomaga wtedy ponowne uruchomienie, więc Theo je zleca – znów z krótkim uzasadnieniem.
- Notifications – komunikat do wszystkich zespołów naraz. Ogłoszenie w aplikacji i e-mail o sobotnich pracach serwisowych, podgląd tego, co zobaczą odbiorcy, najpierw test na własny adres – a potem wysyłka do 75 osób w 12 workspace.
- Billing – ile płacą poszczególne workspace: plany, ceny i daty odnowienia, a także to, czy jakieś należności czekają na pobranie.
- Issues – prośby o pomoc ze wszystkich workspace w jednej kolejce: kto pytał, z którego zespołu, jak pilna jest sprawa i na jakim jest etapie.
- Domains ops – automatyzacje, które zespoły budują same, takie jak integracje, konektory, agenci i reguły, monitorowane we wszystkich workspace. Wszystko, co utknęło lub zawodzi, trafia do jednej kolejki.
- Platform – sam DocReveal: czy wszystko działa, co się zmieniło i ile to kosztuje, od rachunku za AWS za bieżący miesiąc i prognozy po koszt AI każdego workspace – a do tego nadzór nad kluczami, logowaniami i zablokowanymi żądaniami.
- Operators & Audit – kto może pracować w aplikacji Admin i w jakiej roli, wszyscy z logowaniem dwuskładnikowym. I zapis każdej akcji: kto co zrobił, kiedy i dlaczego.
Dlaczego ślad audytowy jest ważny
Admin może zmienić wiele, dlatego zaprojektowano go tak, by przy każdej zmianie było jasne, kto za nią odpowiada. Istotne zmiany wymagają krótkiego uzasadnienia. Najbardziej ryzykowne dodatkowo proszą o wpisanie czegoś, zanim cokolwiek się stanie – nazwy workspace albo liczby osób, do których trafi wiadomość.
Wszystko to trafia do dziennika audytu. Na końcu filmu Theo przegląda swój poranek: komunikat, ponowne uruchomienie i pakiet AI, przy każdym kto, kiedy i dlaczego – a przy pakiecie AI także dokładnie to, co się zmieniło: przed i po.
Co to oznacza dla Ciebie
- Własne środowisko. DocReveal może działać na Twoim własnym koncie AWS, w wybranym przez Ciebie regionie, oddzielnie od wszystkich innych klientów.
- Miejsce dla każdego zespołu. Każdy zespół dostaje workspace z własnymi ludźmi, dokumentami, planem i budżetem na AI – a zespoły pozostają od siebie oddzielone.
- Jedno miejsce dla IT. Stan, prośby o pomoc, koszty i zmiany wszystkich workspace są w aplikacji Admin, więc zespół IT nie musi biegać za dwunastoma zespołami po odpowiedzi.
- Pomoc w kilku kliknięciach. Więcej AI dla zapracowanego zespołu, ponowne przetworzenie dokumentu, który utknął, czy komunikat do wszystkich to krótki krok z przewodnikiem.
- Nic nie dzieje się po cichu. Każda akcja jest zapisywana: kto, kiedy i dlaczego.
Keldmoor, jego zespoły i jego ludzie to fikcyjne dane demonstracyjne; ekrany pochodzą z prawdziwej aplikacji Admin.
Jedna firma. Własne konto AWS. Workspace dla każdego zespołu – i jedna aplikacja, by wszystkimi zarządzać.