Wenn das erste Team in einem Unternehmen mit DocReveal zu arbeiten beginnt, ist alles einfach: ein Workspace, eine Handvoll Leute, ihre Dokumente. Dann spricht es sich herum. Kreditorenbuchhaltung, Finanzen, Recht, Logistik, Personal, Vertrieb – jedes Team hat seine eigenen Dokumente und seine eigene Arbeitsweise.
Früher oder später stellt die IT-Abteilung die naheliegenden Fragen. Wo läuft das alles? Wer hält es in Ordnung? Und wie betreuen wir zwölf Workspaces, ohne zwölf Teams hinterherzulaufen?
Unsere neue Videoanleitung Ein Admin für alle Workspaces beantwortet sie anhand eines ganz normalen Morgens bei Keldmoor, einem Industriezulieferer. Das Video dauert etwa sechseinhalb Minuten, Sie können es oben auf dieser Seite ansehen, und es begleitet Theo, der das IT-Team leitet, durch Admin – die App, die sich um alle Workspaces von Keldmoor kümmert.
Ihr eigenes DocReveal in Ihrem eigenen AWS-Konto
Manche Unternehmen wollen DocReveal ganz für sich allein. Für sie läuft DocReveal in einer eigenen Umgebung: im eigenen AWS-Konto des Unternehmens, in der AWS-Region seiner Wahl.
Dort läuft die gesamte Plattform, und dort liegen auch die Dokumente des Unternehmens. Nichts wird mit anderen DocReveal-Kunden geteilt. Für IT, Rechtsabteilung und Informationssicherheit ist damit die erste Frage geklärt, bevor sie überhaupt jemand stellt.
Ein Workspace für jedes Team
In dieser Umgebung bekommt jedes Team einen eigenen Workspace. Bei Keldmoor sind es zwölf, von der Kreditorenbuchhaltung bis zur IT-Sandbox. Jeder hat seine eigenen Leute, seine eigenen Dokumente, seinen eigenen Tarif und sein eigenes KI-Budget.
Die Teams bleiben voneinander getrennt. Die Gehaltsunterlagen der Personalabteilung sind nur für die Personalabteilung bestimmt, und die Vertragsentwürfe der Rechtsabteilung bleiben bei der Rechtsabteilung. Jedes Team arbeitet in DocReveal so, wie es das braucht, ohne anderen auf die Füße zu treten.
Eine App für das IT-Team: Admin
Zwölf Workspaces brauchen jemanden, der sich um sie kümmert. Genau dafür gibt es Admin: eine App, die über allen Workspaces steht und dem IT-Team das Gesamtbild an einem Ort liefert.
In Admin heißt ein Workspace Tenant. Dasselbe, nur ein anderes Wort – ein Tenant pro Team.
Hier sehen Sie, wofür die einzelnen Bereiche von Admin da sind, in der Reihenfolge, in der Theo sie im Video nutzt:
- Overview – wie es allen Workspaces geht, auf einen Blick: welche diese Woche aktiv waren, wie viel innerhalb des letzten Tages verarbeitet wurde und welche Aufmerksamkeit brauchen. Jede Zahl öffnet die Liste dahinter.
- Tenants – alle Workspaces in einer Liste, mit Tarif, Zustand, KI-Nutzung und letzter Aktivität. Filtern Sie die Liste, führen Sie Aktionen für mehrere Workspaces gleichzeitig aus oder öffnen Sie ein fertiges Segment, etwa die Workspaces kurz vor ihrem KI-Limit. Öffnen Sie einen davon, und alles über dieses Team steht auf einem Bildschirm. Im Video hat Sales Ops im Quartalsendspurt bereits 93 % seiner monatlichen KI-Tokens verbraucht; Theo fügt ein KI-Paket bis zum 1. November hinzu, mit Begründung und dem zur Bestätigung eingetippten Namen des Workspace. Das Limit verdoppelt sich, und das Team kann weiterarbeiten.
- Pipelines & Runs – was fehlgeschlagen ist, in welchem Workspace und warum. Ein gescannter Frachtbrief der Logistik blieb an einem vorübergehenden KI-Fehler hängen; ein erneuter Lauf behebt das meist, also startet Theo einen – wieder mit kurzer Begründung.
- Notifications – alle Teams auf einmal informieren. Eine In-App-Ankündigung und eine E-Mail zur Wartung am Samstag, eine Vorschau dessen, was die Leute sehen werden, zuerst ein Test an sich selbst – dann der Versand an 75 Personen in 12 Workspaces.
- Billing – was die Workspaces zahlen: Tarife, Preise und Verlängerungstermine, und ob noch etwas einzuziehen ist.
- Issues – Hilfeanfragen aus allen Workspaces in einer Warteschlange: wer gefragt hat, aus welchem Team, wie dringend und wie der Stand ist.
- Domains ops – die Automatisierung, die die Teams selbst aufbauen, etwa Integrationen, Konnektoren, Agenten und Regeln, im Blick über alle Workspaces hinweg. Was hängt oder fehlschlägt, landet in einer Warteschlange.
- Platform – DocReveal selbst: ob alles läuft, was sich geändert hat und was es kostet, von der AWS-Rechnung dieses Monats samt Prognose bis zu den KI-Kosten pro Workspace – dazu ein wachsames Auge auf Schlüssel, Anmeldungen und blockierte Anfragen.
- Operators & Audit – wer in Admin arbeiten darf und in welcher Rolle, alle mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Und jede Aktion protokolliert: wer was getan hat, wann und warum.
Warum der Audit-Trail wichtig ist
Mit Admin lässt sich viel verändern, deshalb ist die App auf Nachvollziehbarkeit ausgelegt. Wichtige Änderungen verlangen eine kurze Begründung. Bei den riskantesten müssen Sie zusätzlich etwas eintippen, bevor überhaupt etwas passiert – den Namen des Workspace oder die Zahl der Personen, die eine Nachricht erreichen wird.
All das landet im Audit-Log. Am Ende des Videos blickt Theo auf seinen eigenen Morgen zurück: die Ankündigung, den erneuten Lauf und das KI-Paket, jeweils mit Wer, Wann und Warum – und beim KI-Paket genau, was sich geändert hat, vorher und nachher.
Was das für Sie bedeutet
- Ihre eigene Umgebung. DocReveal kann in Ihrem eigenen AWS-Konto laufen, in der Region Ihrer Wahl, getrennt von allen anderen Kunden.
- Raum für jedes Team. Jedes Team bekommt einen Workspace mit eigenen Leuten, Dokumenten, Tarif und KI-Budget – und die Teams bleiben voneinander getrennt.
- Ein Ort für die IT. Zustand, Hilfeanfragen, Kosten und Änderungen aller Workspaces liegen in Admin, sodass das IT-Team nicht zwölf Teams hinterherlaufen muss, um Antworten zu bekommen.
- Hilfe mit wenigen Klicks. Mehr KI für ein ausgelastetes Team, ein erneuter Lauf für ein hängendes Dokument oder eine Nachricht an alle ist ein kurzer, geführter Schritt.
- Nichts passiert im Stillen. Jede Aktion wird protokolliert: wer, wann und warum.
Keldmoor, seine Teams und seine Mitarbeitenden sind fiktive Demodaten; die Bildschirme zeigen Admin selbst.
Ein Unternehmen. Ein eigenes AWS-Konto. Ein Workspace für jedes Team – und eine App, sie alle zu verwalten.