Når det første teamet i en bedrift begynner å bruke DocReveal, er alt enkelt: én workspace, en håndfull personer, dokumentene deres. Så sprer det seg. Leverandørreskontro, økonomi, juss, logistikk, HR, salg – hvert team har sine egne dokumenter og sin egen måte å jobbe på.
Før eller senere stiller IT-avdelingen de åpenbare spørsmålene. Hvor kjører alt dette? Hvem holder orden på det? Og hvordan tar vi oss av tolv workspaces uten å måtte jage tolv team?
Den nye videoveiledningen vår, Én Admin for alle workspaces, besvarer dem med en helt vanlig morgen hos Keldmoor, en industrileverandør. Den varer i omtrent seks og et halvt minutt, dere kan se den øverst på denne siden, og den følger Theo, som leder IT-teamet, gjennom Admin – appen som tar seg av alle Keldmoors workspaces.
Deres egen DocReveal, i deres egen AWS-konto
Noen bedrifter vil ha DocReveal helt for seg selv. For dem kjører DocReveal i et eget miljø: i bedriftens egen AWS-konto, i den AWS-regionen bedriften selv velger.
Hele plattformen kjører der, og bedriftens dokumenter lagres der. Ingenting deles med andre DocReveal-kunder. For IT, juss og sikkerhet er det første spørsmålet dermed besvart før noen rekker å stille det.
En workspace for hvert team
Inne i dette miljøet får hvert team sin egen workspace. Hos Keldmoor er det tolv, fra leverandørreskontroen til en sandkasse for IT. Hver av dem har egne brukere, egne dokumenter, eget abonnement og eget AI-budsjett.
Teamene holdes atskilt. Lønnsfilene til HR er bare for HR, og juristenes kontraktutkast blir hos juristene. Hvert team jobber i DocReveal slik det trenger, uten å tråkke noen andre på tærne.
Én app for IT-teamet: Admin
Tolv workspaces trenger noen som tar seg av dem. Det er det Admin er til for: én app som ligger over alle workspaces og gir IT-teamet hele bildet på ett sted.
I Admin kalles en workspace en tenant. Samme sak, et annet ord – én tenant per team.
Dette er hva hver del av Admin er til for, i den rekkefølgen Theo bruker dem i videoen:
- Overview – med ett blikk hvordan det står til med alle workspaces: hvilke som var aktive denne uken, hvor mye som ble behandlet det siste døgnet, og hvilke som trenger oppmerksomhet. Hvert tall åpner listen bak det.
- Tenants – alle workspaces i én liste, med abonnement, helsetilstand, AI-bruk og siste aktivitet. Filtrer listen, gjør noe med flere workspaces samtidig, eller åpne et ferdig segment, for eksempel workspaces som nærmer seg AI-grensen sin. Åpne én, så står alt om det teamet på én skjerm. I videoen har Sales Ops brukt 93 prosent av månedens AI-tokens i travelheten mot kvartalsslutt; Theo legger til en AI-pakke fram til 1. november, med en begrunnelse og navnet på workspacen skrevet inn som bekreftelse. Grensen dobles, og teamet kan jobbe videre.
- Pipelines & Runs – hva som feilet, i hvilken workspace og hvorfor. Et skannet fraktbrev hos logistikkteamet stoppet på en midlertidig AI-feil; en ny kjøring løser som regel det, så Theo starter en – igjen med en kort begrunnelse.
- Notifications – gi beskjed til alle team samtidig. En kunngjøring i appen og en e-post om vedlikeholdet på lørdag, en forhåndsvisning av hva folk vil se, først en test til Theo selv – deretter utsendelsen til 75 personer i 12 workspaces.
- Billing – hva de ulike workspaces betaler: abonnementer, priser og fornyelsesdatoer, og om noe venter på å bli krevd inn.
- Issues – forespørsler om hjelp fra alle workspaces i én kø: hvem som spurte, fra hvilket team, hvor mye det haster, og hvor saken står.
- Domains ops – automatiseringen teamene bygger selv, som integrasjoner, konnektorer, agenter og regler, overvåket på tvers av alle workspaces. Alt som står fast eller feiler, dukker opp i én kø.
- Platform – selve DocReveal: om alt kjører, hva som er endret, og hva det koster, fra månedens AWS-regning og prognose til AI-kostnadene for hver workspace – pluss overvåking av nøkler, pålogginger og blokkerte forespørsler.
- Operators & Audit – hvem som kan jobbe i Admin og i hvilken rolle, alle med totrinnsbekreftelse. Og hver handling registrert: hvem som gjorde hva, når og hvorfor.
Derfor er sporbarheten viktig
Admin kan endre mye, så alt som skjer, må kunne spores. Viktige endringer krever en kort begrunnelse. De mest risikable krever i tillegg at dere skriver inn noe før noe skjer – navnet på workspacen eller antallet personer en melding vil nå.
Alt havner i revisjonsloggen. På slutten av videoen ser Theo tilbake på sin egen morgen: kunngjøringen, den nye kjøringen og AI-pakken, hver med hvem, når og hvorfor – og for AI-pakken nøyaktig hva som ble endret, før og etter.
Hva dette betyr for dere
- Deres eget miljø. DocReveal kan kjøre i deres egen AWS-konto, i regionen dere velger, atskilt fra alle andre kunder.
- Plass til hvert team. Hvert team får en workspace med egne brukere, dokumenter, abonnement og AI-budsjett – og teamene holdes atskilt.
- Ett sted for IT. Helsetilstand, hjelpeforespørsler, kostnader og endringer for alle workspaces finnes i Admin, så IT-teamet slipper å jage tolv team for å få svar.
- Hjelp med noen få klikk. Mer AI til et travelt team, en ny kjøring for et dokument som står fast, eller en beskjed til alle er et kort, veiledet steg.
- Ingenting skjer i det stille. Hver handling registreres med hvem, når og hvorfor.
Keldmoor, selskapets team og ansatte er fiktive demodata; skjermbildene er hentet rett fra Admin.
Én bedrift. Egen AWS-konto. En workspace for hvert team – og én app til å styre dem alle.