Când prima echipă dintr-o companie începe să folosească DocReveal, totul e simplu: un workspace, o mână de oameni, documentele lor. Apoi utilizarea se extinde. Contabilitate furnizori, financiar, juridic, logistică, HR, vânzări – fiecare echipă are propriile documente și propriul mod de lucru.
Mai devreme sau mai târziu, departamentul IT își pune întrebările evidente. Unde rulează toate acestea? Cine le ține în ordine? Și cum avem grijă de douăsprezece workspace-uri fără să alergăm după douăsprezece echipe?
Noul nostru ghid video, Un singur Admin, toate workspace-urile, răspunde la aceste întrebări printr-o dimineață obișnuită la Keldmoor, un furnizor industrial. Durează aproximativ șase minute și jumătate, îl puteți viziona în partea de sus a acestei pagini și îl urmărește pe Theo, care conduce echipa IT, prin Admin – aplicația care are grijă de toate workspace-urile de la Keldmoor.
Un DocReveal doar al dumneavoastră, în propriul cont AWS
Unele companii își doresc DocReveal doar pentru ele. În acest caz, DocReveal rulează într-un mediu propriu: în contul AWS propriu al companiei, în regiunea AWS pe care o alege.
Acolo rulează întreaga platformă și tot acolo sunt păstrate documentele companiei. Nimic nu este partajat cu alți clienți DocReveal. Pentru echipele de IT, juridic și securitate, prima întrebare își primește răspunsul înainte ca cineva să o pună.
Un workspace pentru fiecare echipă
În acest mediu, fiecare echipă primește propriul workspace. La Keldmoor sunt douăsprezece, de la contabilitatea furnizorilor până la un mediu de test al echipei IT. Fiecare are propriii oameni, propriile documente, propriul plan și propriul buget AI.
Echipele rămân separate. Statele de plată de la HR sunt doar pentru HR, iar proiectele de contracte ale echipei juridice rămân la echipa juridică. Fiecare echipă lucrează în DocReveal așa cum are nevoie, fără să calce pe nimeni pe bătături.
O aplicație pentru echipa IT: Admin
Douăsprezece workspace-uri au nevoie de cineva care să aibă grijă de ele. Pentru asta există Admin: o aplicație care stă deasupra tuturor workspace-urilor și îi oferă echipei IT imaginea completă într-un singur loc.
În Admin, un workspace se numește tenant. Același lucru, alt cuvânt – câte un tenant pentru fiecare echipă.
Iată la ce servește fiecare parte din Admin, în ordinea în care le folosește Theo în videoclip:
- Overview – starea tuturor workspace-urilor dintr-o privire: care au fost active săptămâna aceasta, cât s-a procesat în ultima zi și care au nevoie de atenție. Fiecare cifră deschide lista din spatele ei.
- Tenants – toate workspace-urile într-o singură listă, cu planul, starea, consumul de AI și ultima activitate. O puteți filtra, puteți acționa asupra mai multor workspace-uri deodată sau puteți deschide un segment gata pregătit, de exemplu workspace-urile aproape de limita de AI. Deschideți unul și tot ce ține de acea echipă se află pe un singur ecran. În videoclip, Sales Ops a consumat 93% din tokenii AI lunari, în agitația de final de trimestru; Theo adaugă un pachet AI până la 1 noiembrie, cu un motiv și cu numele workspace-ului tastat pentru confirmare. Limita se dublează, iar echipa își poate continua lucrul.
- Pipelines & Runs – ce a eșuat, în ce workspace și de ce. O scrisoare de trăsură scanată la Logistică s-a oprit din cauza unei erori temporare de AI; de obicei, o nouă rulare rezolvă problema, așa că Theo pornește una – din nou, cu un motiv scurt.
- Notifications – informarea tuturor echipelor deodată. Un anunț în aplicație și un e-mail despre mentenanța de sâmbătă, o previzualizare a ceea ce vor vedea destinatarii, mai întâi un test trimis lui însuși – apoi trimiterea către 75 de persoane din 12 workspace-uri.
- Billing – ce plătesc workspace-urile: planuri, prețuri și date de reînnoire, plus dacă există ceva de încasat.
- Issues – cererile de ajutor din toate workspace-urile într-o singură coadă: cine a cerut, din ce echipă, cât de urgent este și în ce stadiu se află.
- Domains ops – automatizările pe care echipele și le construiesc singure, cum ar fi integrări, conectori, agenți și reguli, monitorizate în toate workspace-urile. Tot ce s-a blocat sau eșuează apare într-o singură coadă.
- Platform – DocReveal însuși: dacă totul funcționează, ce s-a schimbat și cât costă, de la factura AWS din luna aceasta și prognoza ei până la costul AI al fiecărui workspace – plus monitorizarea cheilor, a autentificărilor și a cererilor blocate.
- Operators & Audit – cine poate lucra în Admin și cu ce rol, toți folosind autentificarea cu doi factori. Și fiecare acțiune consemnată: cine a făcut ce, când și de ce.
De ce contează pista de audit
Admin poate schimba multe lucruri, așa că este construit astfel încât fiecare să răspundă pentru ce face. Modificările importante cer un motiv scurt. Cele mai riscante vă cer, în plus, să tastați ceva înainte de orice altceva – numele workspace-ului sau numărul de persoane la care va ajunge un mesaj.
Totul ajunge în jurnalul de audit. La finalul videoclipului, Theo trece în revistă propria dimineață: anunțul, noua rulare și pachetul AI, fiecare cu cine, când și de ce – iar pentru pachetul AI, exact ce s-a schimbat, înainte și după.
Ce înseamnă asta pentru dumneavoastră
- Un mediu doar al dumneavoastră. DocReveal poate rula în propriul dumneavoastră cont AWS, în regiunea pe care o alegeți, separat de toți ceilalți clienți.
- Spațiu pentru fiecare echipă. Fiecare echipă primește un workspace cu propriii oameni, propriile documente, propriul plan și propriul buget AI – iar echipele rămân separate.
- Un singur loc pentru IT. Starea, cererile de ajutor, costurile și modificările tuturor workspace-urilor se află în Admin, așa că echipa IT nu trebuie să alerge după douăsprezece echipe ca să obțină răspunsuri.
- Ajutor în câteva clicuri. Mai mult AI pentru o echipă suprasolicitată, o nouă rulare pentru un document blocat sau un anunț pentru toată lumea: un pas scurt și ghidat.
- Nimic nu se întâmplă pe tăcute. Fiecare acțiune este consemnată cu cine, când și de ce.
Keldmoor, echipele și oamenii săi sunt date demonstrative fictive; ecranele sunt chiar din Admin.
O companie. Un cont AWS doar al ei. Un workspace pentru fiecare echipă – și o singură aplicație care să le administreze pe toate.