Kad prvi tim u tvrtki počne koristiti DocReveal, sve je jednostavno: jedan workspace, nekoliko ljudi, njihovi dokumenti. Onda se širi i na druge timove. Obveze prema dobavljačima, financije, pravna služba, logistika, ljudski resursi, prodaja – svaki tim ima svoje dokumente i svoj način rada.
Prije ili kasnije IT odjel postavlja očita pitanja. Gdje sve to radi? Tko održava red? I kako održavati dvanaest workspace-ova, a da ne moramo juriti dvanaest timova?
Naš novi videovodič „Jedan Admin, svaki workspace“ odgovara na njih na primjeru jednog običnog jutra u tvrtki Keldmoor, dobavljaču industrijske robe. Traje oko šest i pol minuta, možete ga pogledati na vrhu ove stranice, a u njemu Theo, voditelj IT tima, prolazi kroz Admin – aplikaciju koja se brine o svim workspace-ovima tvrtke Keldmoor.
Vaš DocReveal, na vašem vlastitom AWS računu
Neke tvrtke žele DocReveal samo za sebe. Za njih DocReveal radi u vlastitom okruženju: na AWS računu same tvrtke, u AWS regiji koju ona odabere.
Ondje radi cijela platforma i ondje se čuvaju dokumenti tvrtke. Ništa se ne dijeli s drugim klijentima platforme DocReveal. Za IT, pravnu službu i tim za sigurnost to rješava prvo pitanje prije nego što ga itko postavi.
Workspace za svaki tim
Unutar tog okruženja svaki tim dobiva vlastiti workspace. U tvrtki Keldmoor ima ih dvanaest, od obveza prema dobavljačima do testnog okruženja IT tima. Svaki ima svoje ljude, svoje dokumente, svoj paket i svoj AI budžet.
Timovi ostaju odvojeni. Obračuni plaća namijenjeni su samo službi ljudskih resursa, a nacrti ugovora pravne službe ostaju u pravnoj službi. Svaki tim koristi DocReveal onako kako mu treba, a da nikome ne smeta.
Jedna aplikacija za IT tim: Admin
Netko se mora brinuti o dvanaest workspace-ova. Tome služi Admin: jedna aplikacija koja stoji iznad svih workspace-ova i IT timu daje cjelovitu sliku na jednom mjestu.
Workspace se u aplikaciji Admin zove tenant. Ista stvar, druga riječ – jedan tenant po timu.
Evo čemu služi svaki dio aplikacije Admin, redoslijedom kojim ih Theo koristi u videu:
- Overview – stanje svih workspace-ova na prvi pogled: koji su bili aktivni ovaj tjedan, koliko je obrađeno u posljednja 24 sata i kojima je potrebna pozornost. Svaki broj otvara popis koji stoji iza njega.
- Tenants – svi workspace-ovi na jednom popisu, s paketom, stanjem, AI potrošnjom i posljednjom aktivnošću. Filtrirajte popis, izvršite radnju na više workspace-ova odjednom ili otvorite gotov segment, primjerice workspace-ove blizu AI limita. Otvorite jedan i sve o tom timu imate na jednom zaslonu. U videu je tim Sales Ops u gužvi pred kraj kvartala potrošio 93 % mjesečnih AI tokena; Theo dodaje AI paket do 1. studenoga, uz obrazloženje i naziv workspace-a upisan kao potvrdu. Limit se udvostručuje i tim nastavlja s radom.
- Pipelines & Runs – što nije uspjelo, u kojem workspace-u i zašto. U logistici je obrada skeniranog tovarnog lista stala zbog privremene AI pogreške; ponovno pokretanje to obično rješava, pa Theo ponovno pokreće obradu – opet uz kratko obrazloženje.
- Notifications – obavijestite sve timove odjednom. Obavijest u aplikaciji i e-mail o subotnjem održavanju, pregled onoga što će ljudi vidjeti, najprije probno slanje sebi – a zatim poruka odlazi do 75 ljudi u 12 workspace-ova.
- Billing – što workspace-ovi plaćaju: paketi, cijene i datumi obnove te čeka li nešto na naplatu.
- Issues – zahtjevi za pomoć iz svih workspace-ova u jednom redu čekanja: tko je pitao, iz kojeg tima, koliko je hitno i u kojoj je fazi.
- Domains ops – automatizacija koju timovi sami grade, poput integracija, konektora, agenata i pravila, pod nadzorom u svim workspace-ovima. Sve što je zapelo ili ne radi stiže u jedan red čekanja.
- Platform – sam DocReveal: radi li sve, što se promijenilo i koliko košta, od ovomjesečnih troškova AWS-a i prognoze do AI troškova svakog workspace-a – uz nadzor ključeva, prijava i blokiranih zahtjeva.
- Operators & Audit – tko smije raditi u aplikaciji Admin i u kojoj ulozi, svi uz dvofaktorsku prijavu. I svaka je radnja zabilježena: tko je što napravio, kada i zašto.
Zašto je revizijski trag važan
Admin može puno toga promijeniti, zato je izrađen tako da se za svaku radnju zna tko za nju odgovara. Važne promjene traže kratko obrazloženje. Najrizičnije od vas traže i da nešto upišete prije nego što se išta dogodi – naziv workspace-a ili broj ljudi do kojih će poruka doći.
Sve to završava u revizijskom zapisniku. Na kraju videa Theo se osvrće na svoje jutro: obavijest, ponovno pokretanje i AI paket, i za svaku stavku tko, kada i zašto – a za AI paket i točno što se promijenilo, prije i poslije.
Što to znači za vas
- Vlastito okruženje. DocReveal može raditi na vašem vlastitom AWS računu, u regiji koju odaberete, odvojeno od svih drugih klijenata.
- Prostor za svaki tim. Svaki tim dobiva workspace sa svojim ljudima, dokumentima, paketom i AI budžetom – a timovi ostaju odvojeni.
- Jedno mjesto za IT. Admin na jednom mjestu okuplja stanje, zahtjeve za pomoć, troškove i promjene za sve workspace-ove, pa IT tim ne mora juriti dvanaest timova za odgovorima.
- Pomoć u nekoliko klikova. Više AI kapaciteta za tim u gužvi, ponovno pokretanje za zapeli dokument ili obavijest svima – sve je to kratak, vođeni korak.
- Ništa se ne događa neprimjetno. Svaka se radnja bilježi: tko, kada i zašto.
Tvrtka Keldmoor, njezini timovi i zaposlenici izmišljeni su demo podaci; zasloni su iz same aplikacije Admin.
Jedna tvrtka. Vlastiti AWS račun. Workspace za svaki tim – i jedna aplikacija da svima upravlja.