Коли в компанії DocReveal починає використовувати перша команда, усе просто: один workspace, кілька людей, їхні документи. Потім DocReveal поширюється далі. Бухгалтерія, фінанси, юридичний відділ, логістика, HR, продажі — у кожної команди свої документи й свій спосіб роботи.
Рано чи пізно IT-відділ ставить очевидні запитання. Де все це працює? Хто підтримує тут порядок? І як наглядати за дванадцятьма workspace, не бігаючи за дванадцятьма командами?
Наш новий відеопосібник Один Admin для всіх workspace відповідає на них на прикладі одного звичайного ранку в Keldmoor — постачальника для промисловості. Ролик триває близько шести з половиною хвилин, переглянути його можна вгорі цієї сторінки, і він проводить Theo, керівника IT-команди, через Admin — застосунок, який опікується всіма workspace компанії Keldmoor.
Власний DocReveal у власному обліковому записі AWS
Деякі компанії хочуть, щоб DocReveal належав тільки їм. Для них DocReveal працює у власному середовищі: у власному обліковому записі AWS компанії, у регіоні AWS, який вона обирає сама.
Там працює вся платформа, і там зберігаються документи компанії. Нічого не використовується спільно з іншими клієнтами DocReveal. Для IT-відділу, юристів і команди безпеки це знімає перше питання ще до того, як хтось його поставить.
Workspace для кожної команди
У цьому середовищі кожна команда отримує власний workspace. У Keldmoor їх дванадцять — від бухгалтерії до тестового середовища IT-команди. У кожного свої люди, свої документи, свій тарифний план і свій бюджет на ШІ.
Команди залишаються відокремленими. Зарплатні відомості HR доступні лише HR, а проєкти договорів юридичного відділу залишаються в юристів. Кожна команда працює в DocReveal так, як їй потрібно, нікому не стаючи на заваді.
Один застосунок для IT-команди: Admin
Дванадцять workspace потребують когось, хто про них подбає. Саме для цього існує Admin: один застосунок, що стоїть над усіма workspace і дає IT-команді повну картину в одному місці.
В Admin workspace називається тенантом. Суть та сама, слово інше — один тенант на кожну команду.
Ось для чого потрібні окремі частини Admin, у тому порядку, в якому Theo відкриває їх у відео:
- Overview — стан усіх workspace з першого погляду: які були активні цього тижня, скільки оброблено за останню добу і які потребують уваги. Кожне число відкриває список, що стоїть за ним.
- Tenants — усі workspace в одному списку: тарифний план, стан, використання ШІ та остання активність. Список можна відфільтрувати, виконати дію одразу з кількома workspace або відкрити готовий сегмент, як-от workspace, що наближаються до ліміту ШІ. Відкрийте один — і все про цю команду на одному екрані. У відео команда Sales Ops у гарячу пору кінця кварталу вже використала 93 % місячних токенів ШІ; Theo додає пакет ШІ до 1 листопада, вказує причину й для підтвердження вводить назву workspace. Ліміт подвоюється, і команда працює далі.
- Pipelines & Runs — що не вдалося, в якому workspace і чому. Відсканована транспортна накладна в логістиці зупинилася через тимчасову помилку ШІ; зазвичай це виправляє повторний запуск, тож Theo запускає його — знову з коротким поясненням.
- Notifications — повідомлення всім командам одразу. Оголошення в застосунку та електронний лист про суботнє технічне обслуговування, попередній перегляд того, що побачать люди, спершу тест собі — а потім надсилання 75 людям у 12 workspace.
- Billing — скільки платять workspace: тарифні плани, ціни й дати поновлення, а також чи є платежі, що чекають на стягнення.
- Issues — запити на допомогу з усіх workspace в одній черзі: хто звернувся, з якої команди, наскільки терміново і на якому етапі справа.
- Domains ops — автоматизація, яку команди будують самі, як-от інтеграції, конектори, агенти й правила, під наглядом в усіх workspace. Усе, що застрягло або дає збій, з’являється в одній черзі.
- Platform — сам DocReveal: чи все працює, що змінилося і скільки це коштує, від рахунку AWS за поточний місяць і прогнозу до витрат на ШІ кожного workspace — а ще нагляд за ключами, входами в систему та заблокованими запитами.
- Operators & Audit — хто може працювати в Admin і в якій ролі, усі з двофакторним входом. І кожна дія зафіксована: хто що зробив, коли і чому.
Чому журнал аудиту важливий
Admin може змінити багато чого, тому його побудовано так, щоб за кожною зміною було видно відповідального. Важливі зміни потребують короткого пояснення. Найризикованіші ще й вимагають щось ввести, перш ніж будь-що станеться, — назву workspace або кількість людей, яких охопить повідомлення.
Усе це потрапляє до журналу аудиту. Наприкінці відео Theo переглядає свій ранок: оголошення, повторний запуск і пакет ШІ, для кожного — хто, коли і чому, а для пакета ШІ ще й що саме змінилося: до і після.
Що це означає для вас
- Власне середовище. DocReveal може працювати у вашому власному обліковому записі AWS, у регіоні, який ви оберете, окремо від усіх інших клієнтів.
- Місце для кожної команди. Кожна команда отримує workspace із власними людьми, документами, тарифним планом і бюджетом на ШІ — і команди залишаються відокремленими.
- Одне місце для IT. Стан, запити на допомогу, витрати й зміни всіх workspace зібрані в Admin, тож IT-команді не доводиться бігати за дванадцятьма командами, щоб отримати відповіді.
- Допомога в кілька клацань. Більше ШІ для завантаженої команди, повторний запуск для документа, що застряг, чи повідомлення для всіх — це короткий крок із підказками.
- Нічого не відбувається непомітно. Кожна дія фіксується: хто, коли і чому.
Keldmoor, його команди та його люди — вигадані демонстраційні дані, а екрани — це сам Admin.
Одна компанія. Власний обліковий запис AWS. Workspace для кожної команди — і один застосунок, щоб керувати ними всіма.