Wanneer het eerste team in een bedrijf DocReveal gaat gebruiken, is alles nog eenvoudig: één workspace, een handvol mensen, hun documenten. Daarna breidt het zich uit. Crediteurenadministratie, financiën, juridische zaken, logistiek, HR, verkoop – elk team heeft zijn eigen documenten en zijn eigen manier van werken.
Vroeg of laat stelt de IT-afdeling de voor de hand liggende vragen. Waar draait dit allemaal? Wie houdt het op orde? En hoe beheren we twaalf workspaces zonder achter twaalf teams aan te moeten?
Onze nieuwe videohandleiding, Eén Admin voor alle workspaces, beantwoordt ze aan de hand van één gewone ochtend bij Keldmoor, een industriële leverancier. De video duurt ongeveer zesenhalve minuut, u kunt hem bovenaan deze pagina bekijken, en hij volgt Theo, die het IT-team leidt, door Admin – de app die alle workspaces van Keldmoor beheert.
Uw eigen DocReveal, in uw eigen AWS-account
Sommige bedrijven willen DocReveal helemaal voor zichzelf. Voor hen draait DocReveal in een eigen omgeving: in het eigen AWS-account van het bedrijf, in de AWS-regio die het zelf kiest.
Het hele platform draait daar, en de documenten van het bedrijf worden daar bewaard. Niets wordt gedeeld met andere klanten van DocReveal. Voor IT, juridische zaken en security is daarmee de eerste vraag al beantwoord voordat iemand hem stelt.
Een workspace voor elk team
Binnen die omgeving krijgt elk team een eigen workspace. Bij Keldmoor zijn het er twaalf, van de crediteurenadministratie tot een IT-sandbox. Elke workspace heeft zijn eigen mensen, eigen documenten, eigen abonnement en eigen AI-budget.
De teams blijven van elkaar gescheiden. De salarisbestanden van HR zijn alleen voor HR, en de conceptcontracten van de juridische afdeling blijven bij de juridische afdeling. Elk team werkt in DocReveal zoals het dat nodig heeft, zonder anderen voor de voeten te lopen.
Eén app voor het IT-team: Admin
Twaalf workspaces hebben iemand nodig die ze beheert. Daar is Admin voor: één app die boven alle workspaces staat en het IT-team het complete overzicht op één plek geeft.
In Admin heet een workspace een tenant. Zelfde ding, ander woord – één tenant per team.
Dit is waar elk onderdeel van Admin voor dient, in de volgorde waarin Theo het in de video gebruikt:
- Overview – in één oogopslag hoe alle workspaces ervoor staan: welke deze week actief waren, hoeveel er het afgelopen etmaal is verwerkt en welke aandacht nodig hebben. Elk getal opent de lijst erachter.
- Tenants – alle workspaces in één lijst, met hun abonnement, status, AI-gebruik en laatste activiteit. Filter de lijst, voer een actie uit op meerdere workspaces tegelijk of open een kant-en-klaar segment, zoals workspaces die bijna aan hun AI-limiet zitten. Open er één, en alles over dat team staat op één scherm. In de video heeft Sales Ops in de drukte rond het kwartaaleinde al 93 procent van zijn maandelijkse AI-tokens verbruikt; Theo voegt een AI-pakket toe tot 1 november, met een reden en de naam van de workspace ingetypt ter bevestiging. De limiet verdubbelt en het team kan verder.
- Pipelines & Runs – wat er misging, in welke workspace en waarom. Een gescande vrachtbrief bij de logistieke afdeling bleef steken op een tijdelijke AI-fout; een nieuwe run lost dat meestal op, dus Theo start er een – ook nu met een korte reden.
- Notifications – alle teams tegelijk informeren. Een melding in de app en een e-mail over het onderhoud van zaterdag, een voorbeeld van wat mensen te zien krijgen, eerst een test naar Theo zelf – en dan de verzending naar 75 mensen in 12 workspaces.
- Billing – wat de workspaces betalen: abonnementen, prijzen en verlengingsdata, en of er nog iets openstaat om te innen.
- Issues – hulpvragen uit alle workspaces in één wachtrij: wie het vroeg, uit welk team, hoe dringend en wat de stand van zaken is.
- Domains ops – de automatisering die de teams zelf bouwen, zoals integraties, connectoren, agents en regels, bewaakt in alle workspaces. Wat vastloopt of mislukt, verschijnt in één wachtrij.
- Platform – DocReveal zelf: of alles draait, wat er is veranderd en wat het kost, van de AWS-rekening en de prognose van deze maand tot de AI-kosten van elke workspace – plus toezicht op sleutels, aanmeldingen en geblokkeerde verzoeken.
- Operators & Audit – wie in Admin mag werken en in welke rol, allemaal met tweestapsverificatie. En elke actie vastgelegd: wie wat deed, wanneer en waarom.
Waarom de audittrail ertoe doet
Admin kan veel veranderen, dus is het zo gebouwd dat elke actie te verantwoorden is. Belangrijke wijzigingen vragen om een korte reden. Bij de meest risicovolle moet u bovendien iets intypen voordat er iets gebeurt – de naam van de workspace of het aantal mensen dat een bericht zal bereiken.
Alles komt terecht in het auditlog. Aan het eind van de video blikt Theo terug op zijn eigen ochtend: de mededeling, de nieuwe run en het AI-pakket, elk met wie, wanneer en waarom – en bij het AI-pakket precies wat er veranderde, vóór en na.
Wat dit voor u betekent
- Uw eigen omgeving. DocReveal kan draaien in uw eigen AWS-account, in de regio die u kiest, gescheiden van alle andere klanten.
- Ruimte voor elk team. Elk team krijgt een workspace met eigen mensen, documenten, abonnement en AI-budget – en de teams blijven van elkaar gescheiden.
- Eén plek voor IT. De status, hulpvragen, kosten en wijzigingen van alle workspaces staan in Admin, zodat het IT-team niet achter twaalf teams aan hoeft voor antwoorden.
- Hulp in een paar klikken. Meer AI voor een druk team, een nieuwe run voor een vastgelopen document of een mededeling aan iedereen is een korte, begeleide stap.
- Niets gebeurt ongemerkt. Elke actie wordt vastgelegd met wie, wanneer en waarom.
Keldmoor, zijn teams en zijn medewerkers zijn fictieve demodata; de schermen zijn die van Admin zelf.
Eén bedrijf. Een eigen AWS-account. Een workspace voor elk team – en één app om ze allemaal te beheren.