Når det første team i en virksomhed begynder at bruge DocReveal, er alt enkelt: ét workspace, en håndfuld mennesker, deres dokumenter. Så breder det sig. Kreditorbogholderi, økonomi, jura, logistik, HR, salg – hvert team har sine egne dokumenter og sin egen måde at arbejde på.
Før eller siden stiller IT-afdelingen de oplagte spørgsmål. Hvor kører alt det her? Hvem holder styr på det? Og hvordan passer vi tolv workspaces uden at skulle jagte tolv teams?
Vores nye videoguide, Én Admin til alle workspaces, besvarer dem med en helt almindelig morgen hos Keldmoor, en industrileverandør. Den varer omkring seks et halvt minut, I kan se den øverst på denne side, og den følger Theo, der leder IT-teamet, gennem Admin – den app, der passer alle Keldmoors workspaces.
Jeres eget DocReveal, i jeres egen AWS-konto
Nogle virksomheder vil have DocReveal helt for sig selv. For dem kører DocReveal i et miljø, der er deres helt eget: i virksomhedens egen AWS-konto, i den AWS-region, den selv vælger.
Hele platformen kører der, og virksomhedens dokumenter opbevares der. Intet deles med andre DocReveal-kunder. For IT, jura og sikkerhed er det første spørgsmål dermed besvaret, før nogen når at stille det.
Et workspace til hvert team
Inden for det miljø får hvert team sit eget workspace. Hos Keldmoor er der tolv, fra kreditorbogholderiet til en IT-sandkasse. Hvert af dem har sine egne brugere, sine egne dokumenter, sit eget abonnement og sit eget AI-budget.
Teamene holdes adskilt. HR-afdelingens lønfiler er kun for HR, og juristernes kontraktudkast bliver hos juristerne. Hvert team arbejder i DocReveal, som det har brug for, uden at træde andre over tæerne.
Én app til IT-teamet: Admin
Tolv workspaces kræver, at nogen passer dem. Det er det, Admin er til: én app, der ligger over alle workspaces og giver IT-teamet det fulde overblik ét sted.
I Admin hedder et workspace en tenant. Samme ting, et andet ord – én tenant pr. team.
Her er, hvad hver del af Admin bruges til, i den rækkefølge Theo bruger dem i videoen:
- Overview – med ét blik, hvordan det står til med alle workspaces: hvilke der var aktive i denne uge, hvor meget der blev behandlet det seneste døgn, og hvilke der kræver opmærksomhed. Hvert tal åbner listen bag det.
- Tenants – alle workspaces i én liste med abonnement, tilstand, AI-forbrug og seneste aktivitet. Filtrér listen, udfør en handling på flere workspaces på én gang, eller åbn et færdigt segment, f.eks. workspaces tæt på deres AI-grænse. Åbn ét, og alt om det team står på én skærm. I videoen har Sales Ops brugt 93 procent af månedens AI-tokens i travlheden op til kvartalsafslutningen; Theo tilføjer en AI-pakke frem til 1. november med en begrundelse og navnet på workspacet indtastet som bekræftelse. Grænsen fordobles, og teamet kan arbejde videre.
- Pipelines & Runs – hvad der fejlede, i hvilket workspace og hvorfor. Et scannet fragtbrev hos logistikteamet gik i stå på en midlertidig AI-fejl; en ny kørsel løser som regel det, så Theo starter en – igen med en kort begrundelse.
- Notifications – giv alle teams besked på én gang. En meddelelse i appen og en e-mail om lørdagens vedligeholdelse, en forhåndsvisning af, hvad modtagerne vil se, først en test til Theo selv – og så udsendelsen til 75 personer i 12 workspaces.
- Billing – hvad de enkelte workspaces betaler: abonnementer, priser og fornyelsesdatoer, og om der står noget og venter på at blive opkrævet.
- Issues – anmodninger om hjælp fra alle workspaces i én kø: hvem der spurgte, fra hvilket team, hvor meget det haster, og hvor sagen står.
- Domains ops – den automatisering, teamene selv bygger, f.eks. integrationer, konnektorer, agenter og regler, overvåget på tværs af alle workspaces. Alt, der sidder fast eller fejler, dukker op i én kø.
- Platform – selve DocReveal: om alt kører, hvad der er ændret, og hvad det koster, fra månedens AWS-regning og prognose til AI-omkostningerne for hvert workspace – plus overvågning af nøgler, logins og blokerede forespørgsler.
- Operators & Audit – hvem der må arbejde i Admin og i hvilken rolle, alle med totrinsbekræftelse. Og hver handling registreret: hvem der gjorde hvad, hvornår og hvorfor.
Derfor er sporbarheden vigtig
Admin kan ændre meget, så alt, hvad der sker, skal kunne spores. Vigtige ændringer kræver en kort begrundelse. De mest risikable kræver desuden, at I skriver noget, før der sker noget – navnet på workspacet eller antallet af personer, en besked vil nå ud til.
Alt havner i revisionsloggen. Til sidst i videoen ser Theo tilbage på sin egen morgen: meddelelsen, den nye kørsel og AI-pakken, hver med hvem, hvornår og hvorfor – og for AI-pakken præcis, hvad der blev ændret, før og efter.
Hvad det betyder for jer
- Jeres eget miljø. DocReveal kan køre i jeres egen AWS-konto, i den region, I vælger, adskilt fra alle andre kunder.
- Plads til hvert team. Hvert team får et workspace med egne brugere, dokumenter, abonnement og AI-budget – og teamene holdes adskilt.
- Ét sted for IT. Tilstand, hjælpeanmodninger, omkostninger og ændringer for alle workspaces findes i Admin, så IT-teamet ikke skal jagte tolv teams for at få svar.
- Hjælp med få klik. Mere AI til et travlt team, en ny kørsel for et dokument, der sidder fast, eller en besked til alle er et kort trin med vejledning undervejs.
- Intet sker i det skjulte. Hver handling registreres med hvem, hvornår og hvorfor.
Keldmoor, dens teams og dens medarbejdere er fiktive demodata; skærmbillederne kommer direkte fra Admin.
Én virksomhed. Egen AWS-konto. Et workspace til hvert team – og én app til at styre dem alle.