Když ve firmě začne DocReveal používat první tým, je všechno jednoduché: jeden workspace, pár lidí a jejich dokumenty. Pak se DocReveal rozšíří dál. Účtárna, finance, právní oddělení, logistika, HR, obchod – každý tým má vlastní dokumenty a vlastní způsob práce.
Dříve či později si IT oddělení položí otázky, které se nabízejí. Kde to všechno běží? Kdo v tom drží pořádek? A jak se postarat o dvanáct workspace, aniž bychom museli obíhat dvanáct týmů?
Náš nový videonávod Jeden Admin pro všechny workspace na ně odpovídá příběhem jednoho obyčejného rána ve firmě Keldmoor, která dodává zboží pro průmysl. Trvá zhruba šest a půl minuty, pustit si ho můžete nahoře na této stránce a ukazuje, jak Theo, vedoucí IT týmu, pracuje s aplikací Admin, která se stará o všechny workspace firmy Keldmoor.
Vlastní DocReveal ve vlastním účtu AWS
Některé firmy chtějí mít DocReveal úplně jen pro sebe. Pro ně běží DocReveal v prostředí, které patří jen jim: ve vlastním účtu AWS firmy, v regionu AWS, který si sama zvolí.
Běží tam celá platforma a ukládají se tam i dokumenty firmy. Nic se nesdílí s ostatními zákazníky DocReveal. Pro IT oddělení, právníky i bezpečnostní tým je tím první otázka vyřešená dřív, než ji vůbec někdo položí.
Workspace pro každý tým
V tomto prostředí dostane každý tým vlastní workspace. Ve firmě Keldmoor jich je dvanáct, od účtárny až po testovací workspace pro IT. Každý z nich má vlastní lidi, vlastní dokumenty, vlastní tarif a vlastní rozpočet na AI.
Týmy zůstávají oddělené. Mzdové podklady HR vidí jen HR a návrhy smluv právního oddělení zůstávají u právníků. Každý tým pracuje v DocReveal tak, jak potřebuje, a nikomu neleze do zelí.
Jedna aplikace pro IT tým: Admin
Dvanáct workspace potřebuje někoho, kdo se o ně postará. Právě k tomu slouží Admin: jedna aplikace, která stojí nad všemi workspace a dává IT týmu celkový přehled na jednom místě.
V Adminu se workspace říká tenant. Totéž, jen jiné slovo – jeden tenant na každý tým.
K čemu slouží jednotlivé části Adminu, ukazuje následující přehled – v pořadí, v jakém je Theo používá ve videu:
- Overview – stav všech workspace na první pohled: které byly tento týden aktivní, kolik se za poslední den zpracovalo a které potřebují pozornost. Každé číslo otevře seznam, který se za ním skrývá.
- Tenants – všechny workspace v jednom seznamu, u každého tarif, stav, využití AI a poslední aktivita. Seznam můžete filtrovat, provést akci s několika workspace najednou nebo otevřít připravený segment, například workspace, které se blíží limitu AI. Když jeden z nich otevřete, máte všechno o daném týmu na jedné obrazovce. Ve videu tým Sales Ops v návalu práce na konci čtvrtletí vyčerpal už 93 % měsíčních AI tokenů; Theo přidá AI balíček platný do 1. listopadu, uvede důvod a pro potvrzení napíše název workspace. Limit se zdvojnásobí a tým může pracovat dál.
- Pipelines & Runs – co selhalo, ve kterém workspace a proč. Naskenovaný nákladní list v logistice se zastavil na dočasné chybě AI; to obvykle vyřeší nový běh, a tak ho Theo spustí – opět s krátkým zdůvodněním.
- Notifications – zpráva všem týmům najednou. Oznámení v aplikaci a e-mail o sobotní údržbě, náhled toho, co lidé uvidí, nejdřív test na vlastní adresu – a pak odeslání 75 lidem ve 12 workspace.
- Billing – co jednotlivé workspace platí: tarify, ceny a termíny obnovení a také to, zda nějaká platba nečeká na inkaso.
- Issues – žádosti o pomoc ze všech workspace v jedné frontě: kdo se ozval, z jakého týmu, jak je to naléhavé a v jakém stavu to je.
- Domains ops – automatizace, které si týmy vytvářejí samy, například integrace, konektory, agenti a pravidla, pod dohledem napříč všemi workspace. Co se zaseklo nebo selhává, se objeví v jedné frontě.
- Platform – samotný DocReveal: zda všechno běží, co se změnilo a kolik to stojí, od aktuálního měsíčního účtu za AWS a jeho prognózy až po náklady na AI u každého workspace – a k tomu dohled nad klíči, přihlášeními a zablokovanými požadavky.
- Operators & Audit – kdo může v Adminu pracovat a v jaké roli, všichni s dvoufaktorovým přihlášením. A záznam o každé akci: kdo co udělal, kdy a proč.
Proč na auditní stopě záleží
Admin toho může změnit hodně, proto je navržený tak, aby u každé změny bylo jasné, kdo za ní stojí. Důležité změny vyžadují krátké zdůvodnění. Ty nejrizikovější navíc chtějí, abyste ještě předtím, než se cokoli stane, něco napsali – název workspace nebo počet lidí, ke kterým se zpráva dostane.
Všechno se zapisuje do auditního záznamu. Na konci videa se Theo ohlédne za svým ránem: oznámení, nový běh i AI balíček, u každého kdo, kdy a proč – a u AI balíčku i přesně to, co se změnilo: stav před a po.
Co to znamená pro vás
- Vlastní prostředí. DocReveal může běžet ve vašem vlastním účtu AWS, v regionu, který si zvolíte, odděleně od všech ostatních zákazníků.
- Prostor pro každý tým. Každý tým dostane workspace s vlastními lidmi, dokumenty, tarifem a rozpočtem na AI – a týmy zůstávají oddělené.
- Jedno místo pro IT. Stav, žádosti o pomoc, náklady i změny všech workspace jsou v Adminu, takže IT tým nemusí kvůli odpovědím obíhat dvanáct týmů.
- Pomoc na pár kliknutí. Víc AI pro vytížený tým, nový běh pro zaseknutý dokument nebo oznámení všem je krátký krok s průvodcem.
- Nic se neděje potichu. Každá akce se zaznamená: kdo, kdy a proč.
Keldmoor, jeho týmy i jeho lidé jsou smyšlená demo data; obrazovky jsou ze skutečné aplikace Admin.
Jedna firma. Vlastní účet AWS. Workspace pro každý tým – a jedna aplikace, která je všechny řídí.