Amikor egy vállalatnál az első csapat elkezdi a DocReveal használatát, minden egyszerű: egy workspace, néhány ember és a dokumentumaik. Aztán egyre több csapat csatlakozik. Szállítói könyvelés, pénzügy, jog, logisztika, HR, értékesítés – minden csapatnak megvannak a saját dokumentumai és a saját munkamódszere.
Előbb-utóbb az IT-osztály felteszi a kézenfekvő kérdéseket. Hol fut mindez? Ki tartja rendben? És hogyan tartsunk szemmel tizenkét workspace-t úgy, hogy ne kelljen tizenkét csapat után szaladgálnunk?
Új videós útmutatónk, amelynek címe Egy Admin az összes workspace-hez, egy átlagos reggel példáján válaszol ezekre a kérdésekre a Keldmoornál, egy ipari beszállítónál. Nagyjából hat és fél perces, az oldal tetején megnézheti, és végigkíséri Theót, az IT-csapat vezetőjét, az Admin alkalmazáson, amely a Keldmoor összes workspace-ét felügyeli.
Saját DocReveal, saját AWS-fiókban
Vannak vállalatok, amelyek a DocReveal platformot teljesen maguknak szeretnék. Számukra a DocReveal saját környezetben fut: a vállalat saját AWS-fiókjában, az általa választott AWS-régióban.
Ott fut a teljes platform, és ott tárolódnak a vállalat dokumentumai is. Semmi sem közös a DocReveal más ügyfeleivel. Az IT-, a jogi és a biztonsági csapat számára ez már azelőtt megválaszolja az első kérdést, hogy bárki feltenné.
Minden csapatnak saját workspace
Ebben a környezetben minden csapat saját workspace-t kap. A Keldmoornál tizenkettő van belőlük, a szállítói könyveléstől az IT-csapat tesztkörnyezetéig. Mindegyiknek saját emberei, saját dokumentumai, saját díjcsomagja és saját AI-kerete van.
A csapatok elkülönülnek egymástól. A HR bérszámfejtési anyagait csak a HR látja, a jogi csapat szerződéstervezetei pedig a jogi csapatnál maradnak. Minden csapat úgy használja a DocReveal platformot, ahogy neki szüksége van rá, és közben senkinek sem lép a lábára.
Egy alkalmazás az IT-csapatnak: Admin
Tizenkét workspace-nek kell valaki, aki gondjukat viseli. Erre való az Admin: egyetlen alkalmazás, amely az összes workspace fölött áll, és egy helyen mutatja meg az IT-csapatnak a teljes képet.
Az Adminban a workspace neve tenant. Ugyanaz, csak más szóval – csapatonként egy tenant.
Íme, mire valók az Admin egyes részei, abban a sorrendben, ahogyan Theo a videóban használja őket:
- Overview – egy pillantással látható, hogyan állnak a workspace-ek: melyik volt aktív a héten, mennyit dolgoztak fel az elmúlt egy napban, és melyik igényel figyelmet. Minden szám megnyitja a mögötte álló listát.
- Tenants – az összes workspace egy listában, a díjcsomagjával, állapotával, AI-használatával és utolsó aktivitásával. Szűrheti a listát, egyszerre több workspace-en is végezhet műveletet, vagy megnyithat egy kész szegmenst, például az AI-limitjük közelébe ért workspace-eket. Ha megnyit egyet, az adott csapatról minden egy képernyőn látható. A videóban a Sales Ops a negyedév végi hajrában már elhasználta havi AI-tokenjei 93%-át; Theo november 1-jéig érvényes AI-csomagot ad hozzá, megindokolja a lépést, és megerősítésként begépeli a workspace nevét. A limit megduplázódik, a csapat pedig dolgozhat tovább.
- Pipelines & Runs – mi hiúsult meg, melyik workspace-ben és miért. A logisztikai csapat egyik beszkennelt fuvarlevele egy átmeneti AI-hiba miatt akadt el; ilyenkor egy újrafuttatás általában megoldja a gondot, ezért Theo elindít egyet – ezúttal is rövid indoklással.
- Notifications – üzenet minden csapatnak egyszerre. Alkalmazáson belüli közlemény és e-mail a szombati karbantartásról, előnézet arról, mit fognak látni az emberek, először egy teszt saját magának – aztán a kiküldés 75 embernek 12 workspace-ben.
- Billing – mennyit fizetnek a workspace-ek: díjcsomagok, árak és megújítási dátumok, valamint az, hogy vár-e valami beszedésre.
- Issues – az összes workspace segítségkérései egyetlen várólistán: ki kért segítséget, melyik csapatból, mennyire sürgős, és hol tart az ügy.
- Domains ops – a csapatok által maguknak épített automatizmusok, például integrációk, konnektorok, ügynökök és szabályok, az összes workspace-re kiterjedő felügyelettel. Ami elakadt vagy hibára fut, egyetlen várólistán jelenik meg.
- Platform – maga a DocReveal: minden fut-e, mi változott, és mennyibe kerül, az e havi AWS-számlától és az előrejelzéstől az egyes workspace-ek AI-költségéig – mellette pedig a kulcsok, a bejelentkezések és a blokkolt kérések felügyelete.
- Operators & Audit – ki dolgozhat az Adminban és milyen szerepkörben, mindenki kétfaktoros bejelentkezéssel. És minden művelet nyoma megmarad: ki mit csinált, mikor és miért.
Miért fontos az auditnapló
Az Adminban sok mindent meg lehet változtatni, ezért az alkalmazás úgy készült, hogy minden változás visszakövethető legyen. A fontos változtatásokhoz rövid indoklás kell. A legkockázatosabbaknál ráadásul még be is kell gépelnie valamit, mielőtt bármi történne – a workspace nevét vagy azt, hány emberhez jut el az üzenet.
Mindez bekerül az auditnaplóba. A videó végén Theo visszatekint a saját reggelére: a közlemény, az újrafuttatás és az AI-csomag, mindegyiknél ki, mikor és miért – az AI-csomagnál pedig az is, hogy pontosan mi változott, előtte és utána.
Mit jelent ez az Ön számára
- Saját környezet. A DocReveal futhat az Ön saját AWS-fiókjában, az Ön által választott régióban, minden más ügyféltől elkülönítve.
- Hely minden csapatnak. Minden csapat saját workspace-t kap saját emberekkel, dokumentumokkal, díjcsomaggal és AI-kerettel – a csapatok pedig elkülönülnek egymástól.
- Egy hely az IT-nek. Az összes workspace állapota, segítségkérései, költségei és változásai az Adminban vannak, így az IT-csapatnak nem kell tizenkét csapat után szaladgálnia a válaszokért.
- Segítség néhány kattintással. Több AI egy leterhelt csapatnak, újrafuttatás egy elakadt dokumentumnak vagy közlemény mindenkinek – mindegyik egy rövid, vezetett lépés.
- Semmi sem történik észrevétlenül. Minden művelet rögzül: ki, mikor és miért.
A Keldmoor, a csapatai és a munkatársai kitalált demóadat; a képernyők magát az Admint mutatják.
Egy vállalat. Saját AWS-fiók. Minden csapatnak saját workspace – és egy alkalmazás mind fölött.