Quando il primo team di un’azienda inizia a usare DocReveal, tutto è semplice: un workspace, una manciata di persone, i loro documenti. Poi l’uso si diffonde. Contabilità fornitori, finanza, ufficio legale, logistica, risorse umane, vendite – ogni team ha i propri documenti e il proprio modo di lavorare.
Prima o poi, il reparto IT si pone le domande più ovvie. Dove gira tutto questo? Chi lo tiene in ordine? E come gestiamo dodici workspace senza dover rincorrere dodici team?
La nostra nuova videoguida, Un solo Admin, tutti i workspace, risponde raccontando una mattina qualunque presso Keldmoor, un’azienda di forniture industriali. Dura circa sei minuti e mezzo, potete guardarla in cima a questa pagina e segue Theo, che guida il team IT, in Admin – l’applicazione che si occupa di tutti i workspace di Keldmoor.
Il vostro DocReveal, in un account AWS tutto vostro
Alcune aziende vogliono DocReveal tutto per sé. In questo caso DocReveal funziona in un ambiente dedicato: nell’account AWS dell’azienda stessa, nella regione AWS che sceglie.
Lì gira l’intera piattaforma e lì sono conservati i documenti dell’azienda. Nulla viene condiviso con altri clienti di DocReveal. Per i team IT, legale e sicurezza, la prima questione è chiusa ancora prima che qualcuno la sollevi.
Un workspace per ogni team
All’interno di quell’ambiente, ogni team ha il proprio workspace. In casa Keldmoor sono dodici, dalla contabilità fornitori a un ambiente di prova per l’IT. Ognuno ha le proprie persone, i propri documenti, il proprio piano e il proprio budget IA.
I team restano separati. I file delle paghe delle risorse umane sono riservati alle risorse umane, e le bozze di contratto dell’ufficio legale restano all’ufficio legale. Ogni team lavora in DocReveal come gli serve, senza pestare i piedi a nessuno.
Un’applicazione per il team IT: Admin
Dodici workspace hanno bisogno di qualcuno che se ne occupi. È a questo che serve Admin: un’applicazione che sta al di sopra di tutti i workspace e offre al team IT il quadro completo in un unico posto.
In Admin un workspace si chiama tenant. Stessa cosa, parola diversa – un tenant per ogni team.
Ecco a che cosa serve ciascuna sezione di Admin, nell’ordine in cui Theo le usa nel video:
- Overview – lo stato di tutti i workspace a colpo d’occhio: quali sono stati attivi questa settimana, quanto è stato elaborato nell’ultimo giorno e quali richiedono attenzione. Ogni numero apre l’elenco che c’è dietro.
- Tenants – tutti i workspace in un unico elenco, con piano, stato di salute, utilizzo dell’IA e ultima attività. Potete filtrarlo, intervenire su più workspace contemporaneamente o aprire un segmento già pronto, come i workspace vicini al limite IA. Apritene uno e tutto ciò che riguarda quel team è in un’unica schermata. Nel video, Sales Ops ha usato il 93% dei token IA mensili nella corsa di fine trimestre; Theo aggiunge un pacchetto IA fino al 1º novembre, indicando un motivo e digitando il nome del workspace per conferma. Il limite raddoppia e il team può andare avanti.
- Pipelines & Runs – che cosa non è andato a buon fine, in quale workspace e perché. Una lettera di vettura scansionata in Logistica si è fermata per un errore temporaneo dell’IA; di solito basta una nuova esecuzione, quindi Theo la avvia – anche qui con un breve motivo.
- Notifications – avvisare tutti i team in una volta sola. Un annuncio nell’applicazione e un’e-mail sulla manutenzione di sabato, un’anteprima di ciò che vedranno i destinatari, prima un test inviato a sé stesso – poi l’invio a 75 persone in 12 workspace.
- Billing – quanto pagano i workspace: piani, prezzi e date di rinnovo, e se c’è qualcosa ancora da incassare.
- Issues – le richieste di aiuto di tutti i workspace in un’unica coda: chi ha chiesto, da quale team, con quale urgenza e a che punto è.
- Domains ops – le automazioni che i team costruiscono da soli, come integrazioni, connettori, agenti e regole, monitorate su tutti i workspace. Tutto ciò che si blocca o va in errore compare in un’unica coda.
- Platform – DocReveal stesso: se tutto funziona, che cosa è cambiato e quanto costa, dalla fattura AWS di questo mese e dalla relativa previsione fino al costo dell’IA di ogni workspace – più un controllo su chiavi, accessi e richieste bloccate.
- Operators & Audit – chi può lavorare in Admin e con quale ruolo, sempre con autenticazione a due fattori. E ogni azione registrata: chi ha fatto cosa, quando e perché.
Perché la traccia di audit è importante
Admin può cambiare molte cose, per questo è progettato affinché ognuno risponda delle proprie azioni. Le modifiche importanti richiedono un breve motivo. Quelle più rischiose vi chiedono anche di digitare qualcosa prima che succeda alcunché – il nome del workspace o il numero di persone che un messaggio raggiungerà.
Tutto finisce nel registro di audit. Alla fine del video, Theo ripercorre la propria mattinata: l’avviso, la nuova esecuzione e il pacchetto IA, ciascuno con chi, quando e perché – e, per il pacchetto IA, esattamente che cosa è cambiato, prima e dopo.
Che cosa significa per voi
- Un ambiente tutto vostro. DocReveal può funzionare nel vostro account AWS, nella regione che scegliete, separato da tutti gli altri clienti.
- Spazio per ogni team. Ogni team ha un workspace con le proprie persone, i propri documenti, il proprio piano e il proprio budget IA – e i team restano separati.
- Un unico posto per l’IT. Stato di salute, richieste di aiuto, costi e modifiche di tutti i workspace sono in Admin, così il team IT non deve rincorrere dodici team per avere risposte.
- Aiuto in pochi clic. Più IA per un team sotto pressione, una nuova esecuzione per un documento bloccato o un avviso a tutti: basta un passaggio breve e guidato.
- Niente avviene in silenzio. Ogni azione viene registrata con chi, quando e perché.
Keldmoor, i suoi team e le persone coinvolte sono dati dimostrativi fittizi; le schermate sono proprio quelle di Admin.
Un’azienda. Un account AWS tutto suo. Un workspace per ogni team – e un’unica applicazione per gestirli tutti.