Όταν η πρώτη ομάδα μιας εταιρείας αρχίζει να χρησιμοποιεί το DocReveal, τα πράγματα είναι απλά: ένα workspace, λίγοι άνθρωποι, τα έγγραφά τους. Μετά η χρήση του απλώνεται. Πληρωμές προμηθευτών, οικονομικό τμήμα, νομικό τμήμα, εφοδιαστική, ανθρώπινο δυναμικό, πωλήσεις – κάθε ομάδα έχει τα δικά της έγγραφα και τον δικό της τρόπο δουλειάς.
Αργά ή γρήγορα, το τμήμα IT κάνει τις αυτονόητες ερωτήσεις. Πού λειτουργούν όλα αυτά; Ποιος τα κρατά σε τάξη; Και πώς φροντίζουμε δώδεκα workspaces χωρίς να κυνηγάμε δώδεκα ομάδες;
Ο νέος μας οδηγός βίντεο «Ένα Admin για όλα τα workspaces» απαντά σε αυτές μέσα από ένα συνηθισμένο πρωινό στην Keldmoor, μια εταιρεία βιομηχανικών προμηθειών. Διαρκεί περίπου εξίμισι λεπτά, μπορείτε να τον δείτε στην κορυφή αυτής της σελίδας και ακολουθεί τον Theo, επικεφαλής της ομάδας IT, καθώς περιηγείται στο Admin – την εφαρμογή που φροντίζει όλα τα workspaces της Keldmoor.
Το δικό σας DocReveal, στον δικό σας λογαριασμό AWS
Ορισμένες εταιρείες θέλουν το DocReveal αποκλειστικά για τον εαυτό τους. Για αυτές, το DocReveal λειτουργεί σε ένα δικό τους περιβάλλον: στον λογαριασμό AWS της ίδιας της εταιρείας, στην περιοχή AWS που επιλέγει εκείνη.
Εκεί λειτουργεί ολόκληρη η πλατφόρμα και εκεί φυλάσσονται τα έγγραφα της εταιρείας. Τίποτα δεν μοιράζεται με άλλους πελάτες του DocReveal. Για το IT, το νομικό τμήμα και την ομάδα ασφάλειας, αυτό απαντά στο πρώτο ερώτημα πριν καν το θέσει κανείς.
Ένα workspace για κάθε ομάδα
Μέσα σε αυτό το περιβάλλον, κάθε ομάδα αποκτά το δικό της workspace. Στην Keldmoor είναι δώδεκα, από τις πληρωμές προμηθευτών μέχρι ένα δοκιμαστικό περιβάλλον για το IT. Το καθένα έχει τους δικούς του ανθρώπους, τα δικά του έγγραφα, το δικό του πρόγραμμα συνδρομής και τον δικό του προϋπολογισμό ΤΝ.
Οι ομάδες μένουν χωριστές. Τα αρχεία μισθοδοσίας είναι μόνο για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, και τα σχέδια συμβάσεων του νομικού τμήματος μένουν στο νομικό τμήμα. Κάθε ομάδα δουλεύει στο DocReveal όπως χρειάζεται, χωρίς να μπαίνει στα χωράφια των άλλων.
Μία εφαρμογή για την ομάδα IT: Admin
Δώδεκα workspaces χρειάζονται κάποιον να τα φροντίζει. Γι’ αυτό υπάρχει το Admin: μία εφαρμογή που βρίσκεται πάνω από όλα τα workspaces και δίνει στην ομάδα IT ολόκληρη την εικόνα σε ένα σημείο.
Στο Admin, ένα workspace ονομάζεται tenant. Το ίδιο πράγμα, άλλη λέξη – ένας tenant ανά ομάδα.
Δείτε σε τι χρησιμεύει κάθε ενότητα του Admin, με τη σειρά που τις χρησιμοποιεί ο Theo στο βίντεο:
- Overview – πώς πάνε όλα τα workspaces με μια ματιά: ποια ήταν ενεργά αυτή την εβδομάδα, πόση επεξεργασία έγινε το τελευταίο 24ωρο και ποια χρειάζονται προσοχή. Κάθε αριθμός ανοίγει τη λίστα που κρύβεται πίσω του.
- Tenants – όλα τα workspaces σε μία λίστα, με το πρόγραμμα, την κατάσταση, τη χρήση ΤΝ και την τελευταία δραστηριότητα του καθενός. Φιλτράρετέ τη, εκτελέστε μια ενέργεια σε πολλά workspaces μαζί ή ανοίξτε μια έτοιμη κατηγορία, όπως τα workspaces που πλησιάζουν το όριο ΤΝ. Ανοίξτε ένα και όλα όσα αφορούν αυτή την ομάδα βρίσκονται σε μία οθόνη. Στο βίντεο, η ομάδα Sales Ops έχει χρησιμοποιήσει το 93 % των μηνιαίων tokens ΤΝ μέσα στον πυρετό του τέλους του τριμήνου· ο Theo προσθέτει ένα πακέτο ΤΝ έως την 1η Νοεμβρίου, με αιτιολόγηση και πληκτρολογώντας το όνομα του workspace για επιβεβαίωση. Το όριο διπλασιάζεται και η ομάδα συνεχίζει τη δουλειά της.
- Pipelines & Runs – τι απέτυχε, σε ποιο workspace και γιατί. Μια σαρωμένη φορτωτική στην εφοδιαστική σταμάτησε λόγω προσωρινού σφάλματος ΤΝ· μια επανεκτέλεση συνήθως το διορθώνει, οπότε ο Theo ξεκινά μία – και πάλι με σύντομη αιτιολόγηση.
- Notifications – ενημερώστε όλες τις ομάδες μαζί. Μια ανακοίνωση μέσα στην εφαρμογή και ένα email για τη συντήρηση του Σαββάτου, μια προεπισκόπηση όσων θα δουν οι χρήστες, πρώτα μια δοκιμαστική αποστολή στον εαυτό του – και μετά η αποστολή σε 75 άτομα σε 12 workspaces.
- Billing – τι πληρώνουν τα workspaces: προγράμματα, τιμές και ημερομηνίες ανανέωσης, και αν κάτι περιμένει να εισπραχθεί.
- Issues – τα αιτήματα βοήθειας από όλα τα workspaces σε μία ουρά: ποιος ρώτησε, από ποια ομάδα, πόσο επείγει και σε ποιο στάδιο βρίσκεται.
- Domains ops – οι αυτοματισμοί που φτιάχνουν οι ίδιες οι ομάδες, όπως ενοποιήσεις, connectors, πράκτορες και κανόνες, υπό παρακολούθηση σε όλα τα workspaces. Ό,τι έχει κολλήσει ή αποτυγχάνει εμφανίζεται σε μία ουρά.
- Platform – το ίδιο το DocReveal: αν όλα λειτουργούν, τι έχει αλλάξει και πόσο κοστίζει, από τη χρέωση AWS αυτού του μήνα και την πρόβλεψη μέχρι το κόστος ΤΝ κάθε workspace – συν την παρακολούθηση κλειδιών, εισόδων και αποκλεισμένων αιτημάτων.
- Operators & Audit – ποιος μπορεί να δουλεύει στο Admin και με ποιον ρόλο, όλοι με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων. Και κάθε ενέργεια καταγεγραμμένη: ποιος έκανε τι, πότε και γιατί.
Γιατί έχει σημασία το ίχνος ελέγχου
Το Admin μπορεί να αλλάξει πολλά, γι’ αυτό είναι φτιαγμένο έτσι ώστε για κάθε ενέργεια να υπάρχει λογοδοσία. Οι σημαντικές αλλαγές ζητούν μια σύντομη αιτιολόγηση. Οι πιο ριψοκίνδυνες σας ζητούν επίσης να πληκτρολογήσετε κάτι πριν συμβεί οτιδήποτε – το όνομα του workspace ή τον αριθμό των ατόμων που θα λάβουν ένα μήνυμα.
Όλα αυτά καταλήγουν στο αρχείο καταγραφής ελέγχου. Στο τέλος του βίντεο, ο Theo ρίχνει μια ματιά πίσω στο δικό του πρωινό: την ανακοίνωση, την επανεκτέλεση και το πακέτο ΤΝ, το καθένα με το ποιος, πότε και γιατί – και για το πακέτο ΤΝ, τι ακριβώς άλλαξε, πριν και μετά.
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
- Το δικό σας περιβάλλον. Το DocReveal μπορεί να λειτουργεί στον δικό σας λογαριασμό AWS, στην περιοχή που επιλέγετε, χωριστά από κάθε άλλον πελάτη.
- Χώρος για κάθε ομάδα. Κάθε ομάδα αποκτά ένα workspace με τους δικούς της ανθρώπους, έγγραφα, πρόγραμμα και προϋπολογισμό ΤΝ – και οι ομάδες μένουν χωριστές.
- Ένα σημείο για το IT. Η κατάσταση, τα αιτήματα βοήθειας, το κόστος και οι αλλαγές όλων των workspaces βρίσκονται στο Admin, οπότε η ομάδα IT δεν χρειάζεται να κυνηγά δώδεκα ομάδες για να πάρει απαντήσεις.
- Βοήθεια με λίγα κλικ. Περισσότερη ΤΝ για μια ομάδα με φόρτο, μια επανεκτέλεση για ένα έγγραφο που κόλλησε ή μια ανακοίνωση προς όλους είναι ένα σύντομο, καθοδηγούμενο βήμα.
- Τίποτα δεν γίνεται αθόρυβα. Κάθε ενέργεια καταγράφεται με το ποιος, πότε και γιατί.
Η Keldmoor, οι ομάδες της και οι άνθρωποί της είναι φανταστικά δεδομένα επίδειξης· οι οθόνες είναι από το ίδιο το Admin.
Μία εταιρεία. Ο δικός της λογαριασμός AWS. Ένα workspace για κάθε ομάδα – και μία εφαρμογή για να τα διαχειρίζεστε όλα.