Për disa pyetje mjafton një fjali. Për shumicën e atyre që kanë rëndësi në fund të muajit, jo. Cilat fatura janë të gabuara dhe me sa? Kur i skadoi sigurimi një transportuesi dhe a u dërgua diçka pas kësaj? Çfarë ndryshoi saktësisht në listën e çmimeve dhe ku shkruhet kjo?
Një përgjigje vetëm me tekst e lë punën e vërtetë në duart tuaja: të kopjoni shifrat në një tabelë, të kontrolloni datat në kalendar, të hapni dokumentin PDF për të gjetur rreshtin. Dhe kur përgjigjja thotë se diçka duhet bërë, dilni nga chat-i për ta bërë.
Videoja jonë e re udhëzuese tregon si e trajton këtë chat-i RAG i DocReveal me ndihmën e mjeteve. Zgjat gjashtë minuta e gjysmë, mund ta shikoni në krye të kësaj faqeje dhe ndjek Keldmoor, një distributor fiktiv, përmes dhjetë pyetjeve në një bisedë të vetme. Ja çfarë do të shihni dhe si funksionon.
Aktivizoni Agent, zgjidhni mjetet
Chat-i ndodhet në RAG Manager — në video, ai përfshin njëzet dokumente të Keldmoor: kontrata, porosi, fatura dhe të tjera. Me Agent të aktivizuar, asistenti mund të përdorë mjete. Çdo mjet është një veprim që ai mund të kryejë, si gjetja e dokumenteve, ekzekutimi i një kontrolli ose vizatimi i një tabele.
Butoni Tools i rendit sipas kategorive, dhe secilin mund ta aktivizoni ose ta çaktivizoni veç e veç; zgjedhja juaj vlen për bisedën aktuale. Mjetet e veçanta kanë shenja dalluese: „confirm“ do të thotë që asistenti ju pyet përpara se të veprojë, „approval“ që veprimin e miraton një njeri në Agent Manager, dhe „external“ që të dhënat dalin jashtë DocReveal. Ndërsa asistenti punon, paneli i përgjigjes tregon planin e tij dhe çdo mjet që thërret.
Një tabelë, jo një paragraf
Pyetja e parë kërkon gjetjet e shtatorit në një tabelë: furnitori, dokumenti, problemi dhe shuma. Përgjigjja sjell pesë gjetje — 15.900,36 dollarë që Keldmoor nuk duhet t’i paguajë.
Tabela është interaktive. Mund ta renditni, të filtroni rreshtat dhe ta eksportoni në Excel, Word ose Markdown. Ajo mbetet edhe në bisedë si grup të dhënash, të cilin mund ta eksportoni, ta zmadhoni ose ta përdorni në pyetjen e radhës.
Shifrat me një shikim
Pyetja tjetër mbështetet te ky grup të dhënash. Shifrat kyçe vijnë si pllaka: 66.324,48 dollarë të faturuar, 50.424,12 dollarë sipas kushteve të kontratës, 15.900,36 dollarë që nuk duhen paguar — dhe mallra me vlerë 7.050 dollarë që u transportuan pa sigurim të vlefshëm. Më pas, një grafik vendos për çdo furnitor shumat e faturuara pranë kushteve të kontratës, dhe del se pjesa më e madhe e diferencës vjen nga Stavlund, furnitori i vidave, bulonave dhe dadove.
Kur ndodhi?
Datat fshihen në çdo dokument. Kur i kërkohet t’i paraqesë në një vijë kohore porositë, dorëzimet dhe afatet e pagesave, asistenti e vendos çdo lloj ngjarjeje në një korsi më vete dhe, sipas kushteve të pagesës, llogarit afatet e zbritjeve për pagesë të hershme.
Kur gjithçka shtrohet kështu, boshllëku duket qartë: sigurimi i transportuesit skadoi më 15 shtator, dhe të nesërmen i njëjti transportues mori një dërgesë për Keldmoor. Dy zbritje mund të përfitohen ende, dhe datat mund t’i kaloni drejt e në kalendarin tuaj si skedar ICS.
Çfarë ndryshoi?
Kontratat ndryshojnë me shtojca, dhe faturat nuk i ndjekin gjithmonë. Kur pyetet se çfarë ndryshoi shtojca nr. 1 në listën e çmimeve të Stavlund, asistenti vendos krah për krah aneksin A të kontratës së furnizimit dhe shtojcën, dhe tregon vetëm atë që ndryshoi: nga 1 korriku, çmimi i SF-220 u rrit nga 0,42 në 0,46 dollarë, ndërsa ai i SF-310 ra nga 1,15 në 1,09 dollarë.
Çaktivizoni „Only changes“ dhe do të shihni të gjithë listën e çmimeve. Përgjigjja emërton gjithashtu faturën ku SF-310 llogaritet ende me çmimin e vjetër — 720 dollarë më shumë se duhet.
Kush lidhet me kë?
Disa rreziqe dalin në pah vetëm kur ndiqni lidhjet mes dokumenteve. Kur pyetet se kush është i përfshirë në atë dërgesë dhe si, asistenti përdor grafin e njohurive për të gjetur kompanitë dhe dokumentet e tyre, dhe i vizaton si një rrjet: Keldmoor në krye, porosia, kontrata me transportuesin, fletëngarkesa dhe certifikata e sigurimit në mes, ndërsa kompanitë e tjera poshtë.
Klikoni mbi një nyje për të bërë një pyetje rreth saj ose për të hapur dokumentin e saj. Zinxhiri e bën rrezikun të qartë: siguruesi e mbulonte transportuesin vetëm deri më 15 shtator, dhe kontrata me transportuesin nuk lejon transport pa sigurim.
Më tregoni ku
Një shifër pa burim është thjesht një mendim. Kur pyetet se ku e përcakton shtojca çmimin e ri të SF-310, asistenti ju drejton te seksioni 1.1 dhe te tabela e çmimeve në faqen 1, jep një lidhje pikërisht te ai vend dhe ofron një parapamje të faturës që ende përdor çmimin e vjetër. Hapni lidhjen dhe origjinali hapet në File Manager, me rreshtin SF-310 të theksuar.
Këto janë të njëjtat fatura të shtatorit që mund t’i njihni nga videoja Ask your invoices. Këtë herë, përgjigjet vijnë si tabelë, pllaka, vijë kohore dhe graf — dhe rreshti i burimit është vetëm një klikim larg.
Një pyetje sqaruese, një skedar dhe hapi i radhës
Jo çdo pyetje është e përpiktë. Kur i kërkohet të krahasojë kontratën me faturën, asistenti gjen disa çifte të mundshme, prandaj ju bën një pyetje sqaruese dhe ju ofron opsione. Zgjidhni transportuesin dhe ekzekutimi vazhdon: fatura e transportit është 939,36 dollarë mbi atë që parashikon kontrata me transportuesin.
Kontrolli vjen si skedar Excel për ta shkarkuar, dhe nën përgjigje ndodhen pyetje vijuese të sugjeruara — me një klikim bëni pyetjen e radhës.
Më shumë se përgjigje
Visual outputs janë vetëm një grup mjetesh. Të tjerat punojnë në gjithë DocReveal: dokumentet dhe përpunimi i tyre, rregullat e biznesit, etiketat, agjentët, ndihma dhe të tjera.
Pyesni cilat dokumente kërkojnë vëmendje dhe do të merrni dy dokumentet që nuk i kaluan kontrollet e rregullave të biznesit, secilin me hapin që duhet bërë më tej. Kërkoni që rregullat të ekzekutohen sërish dhe asistenti ju pyet më parë, sepse kjo ndryshon të dhëna; miratojeni dhe ekzekutimi vazhdon. Kërkoni që një dokumenti t’i vendoset një etiketë dhe, në këtë hapësirë pune, kërkesa pret miratimin e një njeriu në kutinë hyrëse të Agent Manager — i njëjti lloj miratimi që mund ta njihni nga videoja Agents under control.
Mjetet tuaja, rregullat tuaja
Mjete të tjera vijnë si paketa nga Shop: paraqitje vizuale, llogaritje, veprime me dokumente, regjistra dhe web — si dhe harta, të cilat Keldmoor nuk i ka instaluar. Regjistrat, web-i dhe hartat dërgojnë të dhëna jashtë DocReveal, dhe i shënojnë si Shop, ashtu edhe paneli Tools.
Në Settings, te Chat tools, vendosni për të gjithë hapësirën e punës cilat mjete janë të çaktivizuara në fillim të çdo bisede të re dhe nëse do të shfaqen emrat e tyre teknikë.
Çfarë të mbani mend
- Kërkoni formën e duhur. Një tabelë për ta renditur, pllaka dhe një grafik për të krahasuar, një vijë kohore për datat, një krahasim për ndryshimet, një graf për marrëdhëniet.
- Mbajeni burimin pranë. Përgjigjet citojnë burimet e tyre, dhe theksimi ju çon te rreshti i saktë në origjinal.
- Zgjidhni mjetet tuaja. Aktivizojini ose çaktivizojini për çdo bisedë, caktoni parazgjedhjet te Settings dhe shihni me një shikim cilat dërgojnë të dhëna jashtë.
- Veproni nga chat-i, me kontroll. Veprimet që ndryshojnë të dhëna mund t’ju pyesin më parë, dhe disa mund të presin miratimin e një njeriu.
Keldmoor dhe furnitorët e saj janë të dhëna demonstruese fiktive; ekranet janë nga produkti real.
Një bisedë. Çdo mjet.