Na některé otázky stačí jedna věta. Na většinu těch, na kterých záleží při měsíční uzávěrce, ale ne. Které faktury jsou špatně a o kolik? Kdy dopravci skončilo pojištění a odešla potom ještě nějaká zásilka? Co přesně se změnilo v ceníku a kde je to napsané?
Odpověď v prostém textu nechává skutečnou práci na vás: přepisovat čísla do tabulky, porovnávat termíny s kalendářem, otevírat PDF a hledat v něm ten správný řádek. A když odpověď říká, že je potřeba něco udělat, musíte kvůli tomu z chatu odejít.
Náš nový videonávod ukazuje, jak to v DocReveal řeší RAG chat pomocí nástrojů. Trvá šest a půl minuty, pustit si ho můžete nahoře na této stránce a sleduje, jak smyšlený distributor Keldmoor položí v jedné konverzaci deset otázek. Tady je, co v něm uvidíte a jak to funguje.
Zapněte přepínač Agent a vyberte nástroje
Chat najdete v modulu RAG Manager — ve videu čerpá z dvaceti dokumentů firmy Keldmoor: ze smluv, objednávek, faktur a dalších. Se zapnutým přepínačem Agent může asistent používat nástroje. Každý nástroj je jedna věc, kterou asistent umí udělat, třeba najít dokumenty, spustit kontrolu nebo sestavit tabulku.
Tlačítko Tools je vypíše podle kategorií, každý s vlastním přepínačem, a váš výběr platí pro aktuální konverzaci. Ty zvláštní jsou označené odznaky: „confirm“ znamená, že se vás asistent před akcí zeptá, „approval“, že akci musí v modulu Agent Manager schválit člověk, a „external“, že data opouštějí DocReveal. Zatímco asistent pracuje, panel s odpovědí ukazuje jeho plán a každý nástroj, který volá.
Tabulka, ne odstavec
První otázka žádá zářijová zjištění v tabulce: dodavatel, dokument, problém a částka. Odpověď přinese pět zjištění — 15 900,36 USD, které by Keldmoor neměl platit.
Tabulka je interaktivní. Můžete ji řadit, filtrovat její řádky a exportovat do Excelu, Wordu nebo Markdownu. V konverzaci navíc zůstává jako datová sada, kterou můžete exportovat, zvětšit nebo použít v další otázce.
Čísla na první pohled
Další otázka na tuto datovou sadu navazuje. Klíčové ukazatele se zobrazí jako dlaždice: 66 324,48 USD na fakturách, 50 424,12 USD podle smluvních podmínek, 15 900,36 USD, které se platit nemají — a náklad za 7 050 USD, který cestoval bez platného pojištění. Graf pak u každého dodavatele postaví fakturované částky vedle částek podle smluvních podmínek a ukáže se, že většinu rozdílu tvoří Stavlund, dodavatel spojovacího materiálu.
Kdy se to stalo?
Každý dokument v sobě skrývá nějaké datum. Když má asistent zanést objednávky, dodávky a termíny splatnosti na časovou osu, nakreslí pro každý druh události vlastní pruh a z platebních podmínek dopočítá lhůty pro uplatnění skonta.
Na takto rozložené ose je mezera vidět na první pohled: pojištění dopravce vypršelo 15. září a následující den tentýž dopravce vyzvedl zásilku pro firmu Keldmoor. Dvě skonta lze ještě uplatnit a termíny si můžete rovnou přidat do kalendáře jako soubor ICS.
Co se změnilo?
Smlouvy se mění dodatky a faktury s nimi ne vždy drží krok. Na otázku, co dodatek č. 1 změnil v ceníku firmy Stavlund, asistent postaví vedle dodatku přílohu A smlouvy o dodávkách a ukáže jen to, co se změnilo: od 1. července se cena SF-220 zvýšila z 0,42 USD na 0,46 USD a cena SF-310 klesla z 1,15 USD na 1,09 USD.
Zrušte zaškrtnutí „Only changes“ a uvidíte celý ceník. Odpověď také jmenuje fakturu, která SF-310 stále účtuje za starou cenu — a je tak předražená o 720 USD.
Kdo je s kým propojený?
Některá rizika se ukážou, teprve když sledujete vazby mezi dokumenty. Na otázku, kdo se na té zásilce podílí a jak, asistent pomocí znalostního grafu najde firmy a jejich dokumenty a nakreslí je jako síť: nahoře Keldmoor, uprostřed objednávka, smlouva s dopravcem, nákladní list a potvrzení o pojištění, dole ostatní firmy.
Kliknutím na uzel se na něj můžete zeptat nebo otevřít jeho dokument. Řetězec vazeb riziko jasně pojmenuje: pojišťovna kryla dopravce jen do 15. září a smlouva s dopravcem přepravu bez pojištění nedovoluje.
Ukažte mi, kde to stojí
Číslo bez zdroje je jen názor. Na otázku, kde dodatek stanoví novou cenu SF-310, asistent ukáže na bod 1.1 a cenovou tabulku na straně 1, připojí odkaz přesně na to místo a nabídne náhled faktury, která stále používá starou cenu. Otevřete odkaz a originál se zobrazí v modulu File Manager se zvýrazněným řádkem SF-310.
Jde o tytéž zářijové faktury, které možná znáte z videa Ask your invoices. Tentokrát odpovědi přicházejí jako tabulka, dlaždice, časová osa a graf vazeb — a řádek ve zdroji je jen jedno kliknutí daleko.
Upřesňující dotaz, soubor a další krok
Ne každá otázka je přesná. Když má asistent porovnat smlouvu s fakturou, najde několik dvojic, které připadají v úvahu, a tak se doptá a nabídne možnosti. Vyberete dopravce a běh pokračuje: faktura za přepravu je o 939,36 USD vyšší, než stanoví smlouva s dopravcem.
Výsledek kontroly přijde jako soubor Excel ke stažení a pod odpovědí čekají navržené navazující otázky — další položíte jedním kliknutím.
Víc než odpovědi
Skupina Visual outputs je jen jednou ze skupin nástrojů. Ostatní pracují napříč DocReveal: dokumenty a jejich zpracování, business pravidla, štítky, agenti, nápověda a další.
Zeptejte se, které dokumenty potřebují pozornost, a dostanete dva, které neprošly kontrolou business pravidel, u každého s tím, co dělat dál. Požádejte o opětovné spuštění pravidel a asistent se nejdřív zeptá, protože se tím mění data; když to odsouhlasíte, běh pokračuje. Požádejte o označení dokumentu štítkem a v tomto pracovním prostoru žádost čeká na schválení člověkem ve schránce v modulu Agent Manager — jde o stejný druh schválení, jaký možná znáte z videa Agents under control.
Vaše nástroje, vaše pravidla
Další nástroje nabízí Shop v podobě balíčků: vizuální výstupy, výpočty, akce s dokumenty, rejstříky a web — a mapy, které Keldmoor nainstalované nemá. Rejstříky, web a mapy posílají data mimo DocReveal a Shop i panel Tools je tak označují.
V sekci Settings › Chat tools rozhodujete pro celý pracovní prostor, které nástroje budou v každé nové konverzaci na začátku vypnuté a zda se mají zobrazovat jejich technické názvy.
Co si odnést
- Žádejte odpověď v podobě, která se hodí. Tabulku k řazení, dlaždice a graf k porovnání, časovou osu pro termíny, srovnání pro změny, graf vazeb pro vztahy.
- Mějte zdroj po ruce. Odpovědi citují své zdroje a zvýraznění vás dovede přesně na řádek v originálu.
- Vybírejte si nástroje. Zapínejte je pro každou konverzaci zvlášť, výchozí stav nastavte v Settings a na první pohled uvidíte, které z nich posílají data ven.
- Jednejte z chatu, pod kontrolou. Akce, které mění data, se vás mohou nejdřív zeptat a některé mohou čekat na schválení člověkem.
Keldmoor a jeho dodavatelé jsou smyšlená demo data; obrazovky ukazují skutečný produkt.
Jeden chat. Všechny nástroje.