Na niektoré otázky stačí jedna veta. Na väčšinu tých, na ktorých záleží pri mesačnej uzávierke, však nie. Ktoré faktúry sú nesprávne a o koľko? Kedy dopravcovi skončilo poistenie a odišla potom ešte nejaká zásielka? Čo presne sa zmenilo v cenníku a kde je to napísané?
Odpoveď v obyčajnom texte necháva skutočnú prácu na vás: prepisovať čísla do tabuľky, porovnávať termíny s kalendárom, otvárať PDF a hľadať v ňom ten správny riadok. A keď odpoveď hovorí, že treba niečo urobiť, musíte kvôli tomu z chatu odísť.
Náš nový videonávod ukazuje, ako to v DocReveal rieši RAG chat pomocou nástrojov. Trvá šesť a pol minúty, pustiť si ho môžete hore na tejto stránke a sleduje, ako fiktívny distribútor Keldmoor položí v jednej konverzácii desať otázok. Tu je, čo v ňom uvidíte a ako to funguje.
Zapnite prepínač Agent a vyberte nástroje
Chat nájdete v RAG Manager — vo videu čerpá z dvadsiatich dokumentov firmy Keldmoor: zo zmlúv, objednávok, faktúr a ďalších. So zapnutým prepínačom Agent môže asistent používať nástroje. Každý nástroj je jedna vec, ktorú asistent dokáže urobiť, napríklad nájsť dokumenty, spustiť kontrolu alebo zostaviť tabuľku.
Tlačidlo Tools ich zobrazí podľa kategórií, každý s vlastným prepínačom, a váš výber platí pre aktuálnu konverzáciu. Tie špeciálne sú označené odznakmi: „confirm“ znamená, že sa vás asistent pred akciou opýta, „approval“, že akciu musí v Agent Manager schváliť človek, a „external“, že dáta opúšťajú DocReveal. Kým asistent pracuje, panel s odpoveďou ukazuje jeho plán a každý nástroj, ktorý volá.
Tabuľka, nie odsek
Prvá otázka žiada septembrové zistenia v tabuľke: dodávateľ, dokument, problém a suma. Odpoveď prinesie päť zistení — 15 900,36 USD, ktoré by Keldmoor nemal zaplatiť.
Tabuľka je interaktívna. Môžete ju triediť, filtrovať jej riadky a exportovať do Excelu, Wordu alebo Markdownu. V konverzácii navyše zostáva ako dátová sada, ktorú môžete exportovať, zväčšiť alebo použiť v ďalšej otázke.
Čísla na prvý pohľad
Ďalšia otázka na túto dátovú sadu nadväzuje. Kľúčové ukazovatele sa zobrazia ako dlaždice: 66 324,48 USD vo faktúrach, 50 424,12 USD podľa zmluvných podmienok, 15 900,36 USD, ktoré sa nemajú platiť — a náklad za 7 050 USD, ktorý cestoval bez platného poistenia. Graf potom pri každom dodávateľovi postaví fakturované sumy vedľa súm podľa zmluvných podmienok a ukáže sa, že väčšinu rozdielu tvorí Stavlund, dodávateľ spojovacieho materiálu.
Kedy sa to stalo?
Dátumy sa skrývajú v každom dokumente. Keď má asistent zaniesť objednávky, dodávky a termíny splatnosti na časovú os, nakreslí pre každý druh udalosti vlastný pruh a z platobných podmienok dopočíta lehoty na uplatnenie skonta.
Na takto rozloženej osi je medzera viditeľná na prvý pohľad: poistenie dopravcu vypršalo 15. septembra a nasledujúci deň ten istý dopravca vyzdvihol zásielku pre firmu Keldmoor. Dve skontá sa ešte dajú uplatniť a termíny si môžete rovno pridať do kalendára ako súbor ICS.
Čo sa zmenilo?
Zmluvy sa menia dodatkami a faktúry s nimi nie vždy držia krok. Na otázku, čo dodatok č. 1 zmenil v cenníku firmy Stavlund, asistent postaví vedľa dodatku prílohu A dodávateľskej zmluvy a ukáže len to, čo sa zmenilo: od 1. júla sa cena SF-220 zvýšila z 0,42 USD na 0,46 USD a cena SF-310 klesla z 1,15 USD na 1,09 USD.
Zrušte začiarknutie „Only changes“ a uvidíte celý cenník. Odpoveď tiež pomenuje faktúru, ktorá SF-310 stále účtuje za starú cenu — je tak predražená o 720 USD.
Kto je s kým prepojený?
Niektoré riziká sa ukážu, až keď sledujete väzby medzi dokumentmi. Na otázku, kto sa na tej zásielke podieľa a ako, asistent pomocou znalostného grafu nájde firmy a ich dokumenty a nakreslí ich ako sieť: hore Keldmoor, v strede objednávka, zmluva s dopravcom, nákladný list a potvrdenie o poistení, dole ostatné firmy.
Kliknutím na uzol sa naň môžete opýtať alebo otvoriť jeho dokument. Reťazec väzieb riziko jasne pomenuje: poisťovňa kryla dopravcu len do 15. septembra a zmluva s dopravcom prepravu bez poistenia nedovoľuje.
Ukážte mi, kde to stojí
Číslo bez zdroja je len názor. Na otázku, kde dodatok stanovuje novú cenu SF-310, asistent ukáže na bod 1.1 a cenovú tabuľku na strane 1, pripojí odkaz presne na to miesto a ponúkne náhľad faktúry, ktorá stále používa starú cenu. Otvorte odkaz a originál sa zobrazí vo File Manager so zvýrazneným riadkom SF-310.
Ide o tie isté septembrové faktúry, ktoré možno poznáte z videa Ask your invoices. Tentoraz odpovede prichádzajú ako tabuľka, dlaždice, časová os a graf väzieb — a riadok v zdroji je vzdialený jediné kliknutie.
Spresňujúca otázka, súbor a ďalší krok
Nie každá otázka je presná. Keď má asistent porovnať zmluvu s faktúrou, nájde niekoľko dvojíc, ktoré prichádzajú do úvahy, a tak sa dopýta a ponúkne možnosti. Vyberiete dopravcu a beh pokračuje: faktúra za prepravu je o 939,36 USD vyššia, než stanovuje zmluva s dopravcom.
Výsledok kontroly príde ako súbor Excel na stiahnutie a pod odpoveďou čakajú navrhnuté nadväzujúce otázky — ďalšiu položíte jedným kliknutím.
Viac než odpovede
Skupina Visual outputs je len jednou zo skupín nástrojov. Ostatné pracujú naprieč DocReveal: dokumenty a ich spracovanie, biznis pravidlá, štítky, agenti, nápoveda a ďalšie.
Opýtajte sa, ktoré dokumenty potrebujú pozornosť, a dostanete dva, ktoré neprešli kontrolou biznis pravidiel, pri každom s tým, čo robiť ďalej. Požiadajte o opätovné spustenie pravidiel a asistent sa najprv opýta, pretože sa tým menia dáta; keď to odsúhlasíte, beh pokračuje. Požiadajte o označenie dokumentu štítkom a v tomto pracovnom priestore žiadosť čaká v schránke schválení v Agent Manager, kým ju neschváli človek — ide o rovnaký druh schválenia, aký možno poznáte z videa Agents under control.
Vaše nástroje, vaše pravidlá
Ďalšie nástroje ponúka Shop v podobe balíčkov: vizuálne výstupy, výpočty, akcie s dokumentmi, registre a web — a mapy, ktoré Keldmoor nemá nainštalované. Registre, web a mapy posielajú dáta mimo DocReveal a Shop aj panel Tools ich tak označujú.
V sekcii Settings › Chat tools rozhodujete pre celý pracovný priestor, ktoré nástroje budú v každej novej konverzácii na začiatku vypnuté a či sa majú zobrazovať ich technické názvy.
Čo si odniesť
- Žiadajte podobu, ktorá sa hodí. Tabuľku na triedenie, dlaždice a graf na porovnanie, časovú os pre dátumy, porovnanie pre zmeny, graf väzieb pre vzťahy.
- Majte zdroj poruke. Odpovede citujú svoje zdroje a zvýraznenie vás dovedie presne k riadku v origináli.
- Vyberajte si nástroje. Zapínajte ich pre každú konverzáciu zvlášť, predvolený stav nastavte v Settings a na prvý pohľad uvidíte, ktoré z nich posielajú dáta von.
- Konajte z chatu, pod kontrolou. Akcie, ktoré menia dáta, sa vás môžu najprv opýtať a niektoré môžu čakať na schválenie človekom.
Keldmoor a jeho dodávatelia sú fiktívne demo dáta; obrazovky ukazujú skutočný produkt.
Jeden chat. Všetky nástroje.