Ad alcune domande basta una frase. Alla maggior parte di quelle che contano a fine mese, no. Quali fatture sono sbagliate, e di quanto? Quando è scaduta l’assicurazione di un vettore, e da allora è stato spedito qualcosa? Che cosa è cambiato esattamente nel listino prezzi, e dove sta scritto?
Una risposta di solo testo lascia a voi il lavoro vero: copiare le cifre in un foglio di calcolo, confrontare le date con un calendario, aprire il PDF per trovare la riga. E quando la risposta dice che c’è qualcosa da fare, per farlo dovete uscire dalla chat.
La nostra nuova videoguida mostra come la chat RAG di DocReveal affronta tutto questo con i suoi strumenti. Dura sei minuti e mezzo, potete guardarla in cima a questa pagina e segue Keldmoor, un distributore fittizio, attraverso dieci domande in un’unica conversazione. Ecco cosa vedrete e come funziona.
Attivate l’Agent, scegliete gli strumenti
La chat si trova in RAG Manager — nel video lavora su venti documenti di Keldmoor: contratti, ordini, fatture e altro ancora. Con l’Agent attivato, l’assistente può usare gli strumenti. Ogni strumento è una cosa che sa fare, come trovare documenti, eseguire un controllo o costruire una tabella.
Il pulsante Tools li elenca per categoria, ciascuno con il proprio interruttore, e la vostra scelta vale per la conversazione corrente. I badge segnalano quelli speciali: «confirm» significa che l’assistente vi chiede conferma prima di agire, «approval» che una persona dà il via libera in Agent Manager ed «external» che i dati escono da DocReveal. Mentre l’assistente lavora, il pannello della risposta mostra il suo piano e ogni strumento che chiama.
Una tabella, non un paragrafo
La prima domanda chiede le anomalie di settembre in una tabella: fornitore, documento, problema e importo. Ne risultano cinque — 15.900,36 $ che Keldmoor non dovrebbe pagare.
La tabella è interattiva. Potete ordinarla, filtrarne le righe ed esportarla in Excel, Word o Markdown. Inoltre resta nella conversazione come dataset, che potete esportare, ingrandire o riprendere nella domanda successiva.
I numeri a colpo d’occhio
La domanda successiva parte da quel dataset. Gli indicatori chiave arrivano sotto forma di riquadri: 66.324,48 $ fatturati, 50.424,12 $ secondo le condizioni contrattuali, 15.900,36 $ da non pagare — e 7.050 $ di merce che ha viaggiato senza un’assicurazione valida. Un grafico affianca poi, per ciascun fornitore, gli importi fatturati alle condizioni contrattuali, e si scopre che la maggior parte dello scarto riguarda Stavlund, il fornitore di viteria e bulloneria.
Quando è successo?
Le date si nascondono in ogni documento. Quando gli si chiede di mettere ordini, consegne e scadenze di pagamento su una linea temporale, l’assistente disegna una corsia per ogni tipo di evento e calcola, in base alle condizioni di pagamento, le scadenze degli sconti per pagamento anticipato.
Messo tutto in fila, il buco salta all’occhio: l’assicurazione del vettore è scaduta il 15 settembre e il giorno dopo lo stesso vettore ha ritirato una spedizione per Keldmoor. Due sconti sono ancora utilizzabili, e le date possono finire direttamente nel vostro calendario come file ICS.
Che cosa è cambiato?
I contratti cambiano con gli addendum, e le fatture non sempre si adeguano. Alla domanda su che cosa abbia cambiato l’addendum n. 1 nel listino prezzi di Stavlund, l’assistente mette l’allegato A del contratto di fornitura accanto all’addendum e mostra solo ciò che è cambiato: dal 1° luglio SF-220 è salito da 0,42 $ a 0,46 $ e SF-310 è sceso da 1,15 $ a 1,09 $.
Deselezionate «Only changes» e vedrete l’intero listino. La risposta indica anche la fattura che addebita ancora SF-310 al vecchio prezzo — 720 $ di troppo.
Chi è collegato a chi?
Alcuni rischi emergono solo seguendo i collegamenti tra i documenti. Se gli si chiede chi sia coinvolto in quella spedizione e in che modo, l’assistente usa il knowledge graph per trovare le aziende e i loro documenti e li disegna come una rete: Keldmoor in alto, al centro l’ordine, il contratto con il vettore, la lettera di vettura e il certificato di assicurazione, in basso le altre aziende.
Fate clic su un nodo per fare una domanda al riguardo o per aprirne il documento. La catena mette nero su bianco il rischio: l’assicuratore copriva il vettore solo fino al 15 settembre, e il contratto con il vettore non consente il trasporto senza assicurazione.
Mostrami dove
Un numero senza fonte è un’opinione. Alla domanda su dove l’addendum fissi il nuovo prezzo di SF-310, l’assistente indica la sezione 1.1 e la tabella prezzi a pagina 1, inserisce un collegamento a quel punto esatto e offre un’anteprima della fattura che usa ancora il vecchio prezzo. Aprite il collegamento e l’originale compare in File Manager con la riga di SF-310 evidenziata.
Sono le stesse fatture di settembre che forse conoscete già da Ask your invoices. Questa volta le risposte arrivano sotto forma di tabella, riquadri, linea temporale e grafo — e la riga della fonte è a un clic di distanza.
Una domanda di chiarimento, un file e il passo successivo
Non tutte le domande sono precise. Quando gli si chiede di confrontare il contratto con la fattura, l’assistente trova più coppie possibili, quindi pone a sua volta una domanda e propone alcune opzioni. Scegliete il vettore e l’esecuzione prosegue: la fattura del trasporto supera di 939,36 $ quanto previsto dal contratto con il vettore.
Il controllo arriva come file Excel da scaricare, e sotto la risposta compaiono domande di approfondimento suggerite — basta un clic per fare la successiva.
Non solo risposte
Visual outputs è solo uno dei gruppi di strumenti. Gli altri operano in tutto DocReveal: documenti e relativa elaborazione, regole di business, etichette, agenti, guida e altro ancora.
Chiedete quali documenti richiedono attenzione e ottenete i due che non hanno superato le regole di business, ciascuno con il passo successivo da compiere. Chiedete di eseguire di nuovo le regole e l’assistente vi chiede prima conferma, perché l’operazione modifica i dati; approvate e l’esecuzione prosegue. Chiedete di etichettare un documento e, in questo spazio di lavoro, la richiesta attende l’approvazione di una persona nella casella delle approvazioni di Agent Manager — lo stesso tipo di approvazione che forse conoscete da Agents under control.
I vostri strumenti, le vostre regole
Altri strumenti arrivano come pacchetti dallo Shop: output visivi, calcoli, azioni sui documenti, registri e web — e mappe, che Keldmoor non ha installato. Registri, web e mappe inviano dati all’esterno di DocReveal, e sia lo Shop sia il pannello Tools li contrassegnano.
In Settings, alla voce Chat tools, decidete per l’intero spazio di lavoro quali strumenti partono disattivati in ogni nuova conversazione e se mostrarne i nomi tecnici.
Cosa portarsi a casa
- Chiedete la forma più adatta. Una tabella da ordinare, riquadri e un grafico per confrontare, una linea temporale per le date, un confronto per le modifiche, un grafo per le relazioni.
- Tenete la fonte a portata di mano. Le risposte citano le proprie fonti, e un’evidenziazione vi porta alla riga esatta dell’originale.
- Scegliete i vostri strumenti. Attivateli o disattivateli per ogni conversazione, impostate i valori predefiniti in Settings e vedete a colpo d’occhio quali inviano dati all’esterno.
- Agite dalla chat, mantenendo il controllo. Le azioni che modificano i dati possono chiedervi prima conferma, e alcune possono attendere l’approvazione di una persona.
Keldmoor e i suoi fornitori sono dati dimostrativi fittizi; le schermate sono quelle del prodotto reale.
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